Wie Sie die richtige Payment Hub-Lösung auswählen

Ein Payment Hub, auch Payment Factory genannt, ist eine zentralisierte Softwarelösung, die unternehmensweite Zahlungen zusammenführt. Sie extrahiert Zahlungsdaten aus verschiedenen Systemen wie ERP-, Treasury-, Buchhaltung- und Finanzsystemen und konsolidiert sie zu einer einzigen verlässlichen Quelle. In dieser werden alle ausgehenden Zahlungen sowie Zahlungsbestätigungen, Belege und Auszüge verarbeitet.

Unternehmen nutzen Payment Hubs, um ihre Zahlungsabläufe zu zentralisieren, damit sie Transaktionen über verschiedene Banken und Zahlungskanäle hinweg von einer einzigen Plattform aus abwickeln können. Diese Zentralisierung steigert die Effizienz, minimiert manuelle Fehler und verleiht eine bessere Übersicht und Kontrolle über die Finanzvorgänge. Dadurch wird das Cash Management insgesamt verbessert und die Kosten, die durch den hohen manuellen Aufwand entstehen, gesenkt.

Was Sie bei der Auswahl eines Payment Hubs berücksichtigen sollten

• Legen Sie genau fest, was Sie brauchen

Bevor Sie mit Anbietern ins Gespräch kommen, sollten Sie sich Ihre Anforderungen genau überlegen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit beim Scoping des Projekts mit einem Anbieter, sondern auch Zeit, die Sie in Diskussionen mit Anbietern investieren, die Ihre Anforderungen gar nicht erfüllen können. Ein klarer Business Case mit den Anforderungen für die Implementierung eines Payment Hub kann auch intern genutzt werden, um die Zustimmung der notwendigen Interessengruppen zu erhalten.

• Denken Sie an den Zeitplan für die Implementierung

Die Implementierung eines Payment Hubs hängt von verschiedenen Faktoren ab. Um einige Beispiele zu nennen: Sie kann beeinflusst werden durch den Zeitdruck eines Treasury- oder Finanzteams, die Komplexität der aktuellen Systemlandschaft (da ein Payment Hub integriert werden muss), die Komplexität der Unternehmensstruktur (mit verschiedenen Tochtergesellschaften usw.) oder die Verfügbarkeit von Fachleuten in der Organisation des Anbieters, die Sie bei der Einführung einer Lösung unterstützen.

• Wie viel Zentralisierung vs. Dezentralisierung

Viele Unternehmen erwägen eine Zentralisierung ihres Zahlungsverkehrs, um die Kontrolle an das Group Treasury abzugeben und so die Prozesseffizienz zu erhöhen und einen besseren Einblick in alle Zahlungen zu erhalten. Die Unternehmen müssen jedoch abwägen, wie stark sie die Lösung zentralisieren wollen. Einige Kunden führen die Lösung in allen Niederlassungen in Dutzenden von Ländern ein, schließen aber schwierigere Länder wie Lateinamerika aus, während andere täglich Tausende von Zahlungen vollständig zentral verarbeiten.

• Arten von Zahlungen, die durchgeführt werden müssen

Es ist wichtig, die Arten von Zahlungen einzugrenzen, die Sie derzeit ausführen, da die verschiedenen Payment Hub-Lösungen unterschiedliche Fähigkeiten haben. Die meisten fortschrittlichen Zahlungstechnologien können verschiedene Währungen, länderübergreifende und Inlandszahlungen, ACH, SEPA, Überweisungen, Schecks, Gehälter, Stapel- und Einzelzahlungen usw. abdecken. Allerdings sind nicht alle Lösungen auf dem Markt für ein breites Spektrum von Anforderungen geeignet.

• Unterschiedliche Währungen

Wenn Unternehmen weltweit tätig sind, müssen sie sich mit der Verwaltung von Fremdwährungen (FX) befassen. Dabei geht es um Zahlungen in verschiedenen Währungen und um das Risiko, Bargeld in bestimmten Währungen zu halten oder eine Währung in eine andere umzutauschen. Ein Payment Hub kann bereits bis zu einem bestimmten Grad bei der Verwaltung von Devisengeschäften (FX) helfen. Für diejenigen, die unternehmensweite und konzerninterne Zahlungen in verschiedenen Währungen zusätzlich optimieren möchten, bieten Inhouse-Banken eine hervorragende Grundlage, um alle damit verbundenen Herausforderungen effektiv zu bewältigen.

• Bankverbindungen

Ein Punkt, den Sie berücksichtigen sollten, ist die Frage, mit welchen Banken Ihr Team den Payment Hub verbinden möchte. Die meisten Anbieter können sich mit den größten Banken über EBICS, H2H, SWIFT, API, FTP und andere Verbindungsmethoden verbinden. Es gibt jedoch Unterschiede zwischen diesen Anbindungsarten, ihren Kosten und der erforderlichen technischen Implementierung. Es ist immer empfehlenswert, sich bei den einzelnen Anbietern zu erkundigen, welche Bankverbindungen sie bereits eingerichtet haben, ob sie eine Verbindung zu nicht eingerichteten Verbindungen herstellen können und wie lange letzteres dauern würde.

• Integration des ERP-Systems

Eine Voraussetzung für die meisten Treasurer ist, dass der Payment Hub mit ERP-Systemen integriert werden kann. Wir sind sogar auf Fälle gestoßen, in denen wir mehrere verschiedene ERP-Systeme integrieren mussten, weil Tochtergesellschaften diese nutzten. Da Rechnungen häufig über ERP-Systeme weitergeleitet werden, können diese eine wertvolle Quelle für die Automatisierung von Verbindlichkeiten sein, wenn sie mit einem Payment Hub verbunden sind. Wir empfehlen, bei den einzelnen Anbietern nachzufragen, wie sie bei solchen Zahlungsintegrationen vorgehen, welche Informationen zwischen den Systemen fließen können und wie die Dateiformate im Payment Hub konvertiert werden, da sie sich z. B. bei ERPs und Banken unterscheiden.

• Zwei-Wege-Kommunikation

Für die meisten Treasurer ist die Zwei-Wege-Kommunikation ein weiterer wichtiger Faktor im Auswahlprozess. Sie ermöglicht den Empfang von Zahlungsbestätigungen, die Nachverfolgung von Zahlungen oder andere Statusinformationen der Bank, die über den Payment Hub an alle Beteiligten übermittelt werden und für die Berichterstattung und eine bessere Transparenz des Zahlungsstatus genutzt werden können.

• Prozesskontrollen und Betrugserkennung

Die Verwaltung einer großen Anzahl von Zahlungen kann eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. Um sicherzustellen, dass es nicht zu Fehlern oder betrügerischen Aktivitäten kommt und gleichzeitig die Effizienz erhalten bleibt, sollten Prozesskontrollen als Standardbestandteil in die Zahlungsabläufe aufgenommen werden. Payment Hubs können ein automatisches Sanktionsscreening für die Einhaltung von Vorschriften, 4- bis 6-Augen-Prüfungen sowie die Erkennung von betrügerischen oder fehlerhaften Zahlungsmustern bieten. Diese automatisierten Funktionen können Treasurer, Buchhalter und Finanzverantwortliche erheblich von ihrer Arbeit entlasten.

• Sicherheitsfunktionen

Da Sie viele sensible Daten und große Geldbeträge verarbeiten werden, sollten Sie darauf achten, dass die von Ihnen gewählte Lösung hochgradig sicher ist. Die meisten Cloud-basierten Payment Hubs bieten bereits grundlegende Sicherheitsfunktionen wie SSO und 2FA und verfügen über die wichtigsten Sicherheitszertifikate wie SWIFT-Compliance, ISO und mehr. Aufgrund von Compliance-Verpflichtungen kann es jedoch geringfügige Unterschiede geben, worauf einige Unternehmen mehr Wert legen als andere. Beziehen Sie Ihr IT- und Sicherheitsteam von Anfang an mit ein, um sicherzustellen, dass die Anbieter, mit denen Sie sprechen, mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen.

• Datenvisualisierung und Berichterstattung

Ein zentraler Payment Hub ermöglicht die Verfolgung aller Zahlungen an einem Ort und bietet großes Potenzial für die Berichterstattung. Wenn diese zentrale Sichtbarkeit mit Banken und ERP-Systemen integriert wird, ist es möglich, die Höhe der auf den einzelnen Bankkonten verfügbaren Barmittel sowie die zu erwartenden Zahlungsausgänge und die prognostizierten Zahlungseingänge zu verfolgen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise feststellen, ob zusätzliche Finanzmittel benötigt werden. Es ist wichtig zu wissen, dass einige Anbieter bessere Berichtsfunktionen anbieten als andere, daher sollten Sie sich vergewissern, dass die gewünschten Funktionen verfügbar sind.

• Ressourcen für die Implementierung

Bei der Implementierung eines Payment Hub-Projekts ist es wichtig, dass Sie eng mit dem Anbieter zusammenarbeiten und das Projekt sorgfältig planen. Dies hilft Ihnen, den Zeitplan zu verstehen und zu wissen, welche Ressourcen Ihr Team in den verschiedenen Phasen benötigt, um Überraschungen und mögliche Verzögerungen zu vermeiden. Es ist auch ratsam, andere Abteilungen wie IT, Finanzen und Buchhaltung frühzeitig in den Planungsprozess einzubeziehen, da sie von dem Projekt betroffen sein könnten. Denken Sie außerdem daran, Ihre Banken über alle geplanten Änderungen zu informieren, damit sie auf die Zusammenarbeit mit dem Payment Hub-Anbieter vorbereitet sind, falls neue Bankverbindungen erforderlich sind.

• Unterstützungsniveau der Anbieter

Die Anbieter von Payment Hubs bieten in den verschiedenen Phasen des Kundenlebenszyklus unterschiedlich viel Unterstützung an. Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie sich vergewissern, dass er Ihnen während der Implementierung der Lösung und für den Benutzersupport nach der Implementierung die erforderliche Unterstützung bietet. Klären Sie außerdem, was passiert, wenn Sie Ihre Lösung aktualisieren, zusätzliche Module, Benutzer oder Banken hinzufügen müssen. Bei einigen Anbietern können Kunden auch Feedback für künftige Produktentwicklungen oder zusätzliche Funktionen abgeben. Letztlich ist die künftige Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter ebenso wichtig wie für ihn selbst.

• Systemverwaltung

Bei der Auswahl des Anbieters für Ihr System ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben die Systemadministratoren selbständig durchführen können und für welche Aufgaben sie die Hilfe von Spezialisten benötigen. Sie sollten sich deshalb nach Anpassungsmöglichkeiten des Systems erkundigen, zum Beispiel nach Workflows für die Automatisierung im Zusammenhang mit Genehmigungsstrukturen oder anderen Prozesskontrollen. Die Unterstützung des Anbieters ist zwar gut, aber es ist von Vorteil, wenn Sie auch gemeinsam mit Ihrem Team Änderungen vornehmen können, ohne jedes Mal den Anbieter konsultieren zu müssen.

• Qualitätssicherung des Systems

Eine wirksame Methode, um sicherzustellen, dass Sie sich für den richtigen Payment Hub entscheiden, sind ein oder zwei Referenzgespräche mit bestehenden Kunden des Anbieters, die eine ähnliche Konfiguration wie Sie haben. Sie können ihre Erfahrungen mit der Lösung mitteilen, was für eine fundierte Entscheidung hilfreich sein kann.

Beispiele für Payment Hub-Lösungen und -Implementierungen

Payment Hub Software umfasst eine Reihe von Optionen, von ERP-Systemen mit integrierten Zahlungsfunktionen über unabhängige Zahlungs-Gateway-Lösungen bis hin zu spezieller Software für das Zahlungsmanagement, die mehrere Zahlungssysteme auf einer Plattform vereinheitlicht. Nomentia bietet eine integrierte, bankenübergreifende und sichere internationale Zahlungsplattform, die für Unternehmen jeder Größenordnung maßgeschneidert ist. Der Payment Hub rationalisiert und vereinheitlicht die Zahlungsprozesse im gesamten Unternehmen und steigert die Übersicht und Produktivität durch automatisierte Aufgaben, Fehlerbehandlung, Betrugsprävention und umfassende Transaktionsverfolgung - alles in einem einheitlichen System.

Einige Beispiele für die Implementierung von Payment Hubs finden Sie unter unseren Fallstudien. Anschließend finden Sie auch einige zusammengefasste Beispiele dafür, wie verschiedene Unternehmen Payment Hubs einsetzen:

Kone

KONE stand vor der Herausforderung, die globalen Cash- und Bankprozesse in seinen vier Shared Service Centern in der Slowakei, Indien, Malaysia und China zu vereinheitlichen, um die Sicherheit zu erhöhen und die Abläufe zu optimieren. Das Unternehmen implementierte eine mit SWIFT Alliance Lite 2 integrierte Lösung für die Bankanbindung und führte sie schrittweise in allen SSCs für die Verarbeitung von Zahlungen und Kontoauszügen ein. Dies führte zu effizienten Prozessen und einer vereinfachten zentralen Verwaltung der Benutzerrechte. Das erfolgreiche Rollout führte zu einer hohen Akzeptanz bei den Beteiligten und einer guten Zusammenarbeit zwischen KONE und seinen Partnern von Anfang an.

Greenchoice

Greenchoice hatte früher manuelle Cash Management-Prozesse über mehrere Banken hinweg, was zu Ineffizienzen bei der Zahlungsabwicklung und Liquiditätsplanung führte. Das Unternehmen implementierte eine Payment Hub-Lösung, um Zahlungen zu vereinfachen, die Cash Flow-Transparenz zu verbessern und das Liquiditätsmanagement zu automatisieren. Dank der reibungslosen Implementierung und der intuitiven Schnittstellen konnte Greenchoice seine Effizienz steigern, die Benutzerverwaltung vereinfachen und die Sicherheit und Compliance verbessern. Da das Unternehmen weiter wächst, werden zusätzlich zum Payment Hub weitere Treasury-Management-Funktionen hinzugefügt.

Brita

Die Treasury-Abteilung von Brita wollte ihre Bankenanbindung optimieren, da die bisherigen Tools für den Zahlungsverkehr mit mehreren Banken Probleme hatten. Durch die Einführung von Nomentia wurde die Zahlungsabwicklung zentralisiert und die Kommunikation mit mehreren Banken durch ein einziges unabhängiges Tool vereinfacht, wodurch Prozesse automatisiert, Fehler reduziert und die Transparenz und Sicherheit von Transaktionen erhöht wurden.

  Keine Einheitsgröße für alle

Die Auswahl des richtigen Payment Hubs ist entscheidend für die Optimierung der finanziellen Abläufe, aber es ist wichtig zu erkennen, dass jedes Unternehmen seine eigenen Bedürfnisse hat. Bei der Auswahl der perfekten Lösung gibt es keine Einheitsgröße. Nehmen Sie sich die Zeit, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln, Faktoren wie Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Sicherheit zu berücksichtigen und einen Payment Hub auszuwählen, der genau auf Ihre Ziele abgestimmt ist. Auf diese Weise können Sie einen reibungslosen Auswahl- und Implementierungsprozess sicherstellen und eine größere Effizienz Ihrer Zahlungsprozesse erreichen.

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