Implementierung einer Payment Factory in Deutschland: Ein Überblick

Eine praktische Checkliste für die Payment Factory-Implementierung, ein Guide zur Auswahl der richtigen Payment Factory-Lösung sowie weitere Expertinnentipps zur Einführung einer Payment Factory finden Sie hier.

Wenn Unternehmen in Deutschland sowohl regional als auch global expandieren, wird für viele die Notwendigkeit einer effektiven und effizienten Zahlungsabwicklung immer wichtiger. Auch wenn viele Unternehmen zunächst nicht direkt nach einem "Payment Hub" suchen, erkennen sie doch bald die Vorteile, die dieses Tool für die Zentralisierung und Optimierung von Zahlungsprozessen bieten kann. 

Darüber sprachen wir mit Hubert Rappold, Senior Treasury Expert, und Daniel Neubauer, Senior Solution Manager bei Nomentia. Beide verfügen über langjährige Erfahrung im Bereich Treasury und Cash Management und haben insbesondere in Deutschland mit Unternehmen unterschiedlicher Branchen, Größen und finanzieller Strukturen zusammengearbeitet.  

Unsere Experten 

Hubert Rappold ist Senior Treasury Expert bei Nomentia. Nach 10 Jahren als Partner bei Schwabe, Ley & Greiner gründete er TIPCO, wo er 10 Jahre Co-CEO war. Seit der Übernahme der TIPCO durch Nomentia in 2021 hat er in unterschiedlichen Rollen den Aufbau der Marke Nomentia im deutschsprachigen Raum begleitet.

Daniel Neubauer bringt 15 Jahre Erfahrung in den Bereichen Finanzen und Treasury Management mit in seine Rolle. Bevor er 2021 zu Nomentia kam, war er über ein Jahrzehnt als Solution Architect bei Serrala tätig. Derzeit arbeitet Daniel als Senior Solution Manager bei Nomentia eng mit Kunden in der DACH-Region zusammen und bietet ihnen zuverlässige Expertise und maßgeschneiderte Lösungen.

Wie stehen deutsche Unternehmen zu Payment Factories? 

Unternehmen in Deutschland betrachten Payment Hubs – auch genannt Payment Factories – häufig aus den Aspekten Effizienz, Transparenz und Sicherheit.  Die beiden Begriffe Payment Factory und Payment Hub werden oft synonym verwendet für Systeme, die den Zahlungsverkehr zentralisieren, wenn auch bei der Payment Factory die Betonung zuweilen stärker darauf liegt, dass dort etwas "gebaut" wird – das heißt Formate angepasst oder Zahlungswege optimiert werden. Wenn Zahlungen an einem Ort zentralisiert werden, müssen Unternehmen sich nicht länger mit mehreren Bankportalen auseinandersetzen, sondern können Zahlungen und Berechtigungen an ein und demselben Ort anpassen. Dies macht den Zahlungsprozess bedeutend einfacher und effizienter und erhöht die betriebliche Stabilität.

Was Transparenz und Sicherheit betrifft, dient ein Payment Hub als zentrales Sammelbecken für alle zahlungsbezogenen Aktivitäten, seien dies Kreditoren-, Treasury-, Gehalts- oder manuelle Zahlungen. Dieses zentralisierte System verschafft Unternehmen einen genauen Überblick über ihre Zahlungen über mehrere Banken und Systeme hinweg. Der Gebrauch von nur einem einzigen System macht es zudem einfacher, standardisierte Zahlungsrichtlinien festzulegen und durchzusetzen, was den Zahlungsprozess einheitlicher und weniger fehleranfällig macht. Auf diese Weise kann das Unternehmen verdächtige oder abnormale Zahlungen besser erkennen und Betrug verhindern. Zudem lässt sich in einem zentralisierten Zahlungssystem der Zugang verschiedener Benutzer während der gesamten Zahlungsvorgänge kontrollieren, was die allgemeine Sicherheit erhöht.  

"Unternehmen wollen betriebliche Effizienz: Prozesse vereinfachen, Zeit sparen und mit weniger mehr erreichen. Transparenz und Sicherheit sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Es ist effizienter und sicherer, Zahlungen an einer Stelle zu kontrollieren, als zehn verschiedene Banksysteme zu verwalten. Ein Payment Hub macht genau das!" erklärt Hubert Rappold, Senior Treasury Expert. 

Beweggründe für die Einführung einer Payment Factory

Wachstum und Expansion 

Als wichtiger Wirtschaftsstandort in Europa expandieren Unternehmen in Deutschland oft weltweit, wodurch ihre Zahlungsprozesse komplexer werden. Selbst kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben oft Bankbeziehungen in mehreren Ländern und Kontinenten. Schon allein das Wachstum eines Unternehmens kann die Zahlungsprozesse erschweren, da sich durch das erhöhte Aufkommen an Transaktionen auf den Kontoauszügen die Abgleich- und Genehmigungszeiten verlängern. Darüber hinaus gehen mit der Expansion an neue Standorte und der Aufnahme von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden neue Herausforderungen wie zusätzliche Bankverbindungen, unterschiedliche ERP-Systeme, neue Währungen sowie verschiedene Zahlungsformate einher. Ein deutsches Unternehmen, das beispielsweise Lieferanten im In- und Ausland bezahlt, muss sich an unterschiedliche Dateiformate anpassen, was den Zahlungsprozess zeitaufwändig, ineffizient und fehleranfällig macht. 

Sicherheitsfragen

Mit der Komplexität steigen auch die Sicherheitsbedenken. Die Verwaltung mehrerer E-Banking-Systeme erfordert die Kontrolle des Benutzerzugangs und der Berechtigungen für jedes einzelne System. Wenn beispielsweise eine Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt, müssen ihre Zugriffsrechte in jedem System widerrufen werden – eine Aufgabe, die leicht übersehen werden kann. Viele Systeme benötigen zudem Hardware-Tokens, die aufbewahrt und bei Beschädigungen ausgetauscht werden müssen. Dies erhöht den Arbeitsaufwand und das Betrugsrisiko, wenn die Zugriffsrechte nicht umgehend und ordnungsgemäß entzogen werden.  

Verschiebungen in der Systeminfrastruktur

In Deutschland setzen viele Unternehmen auf robuste ERP-Systeme, wie zum Beispiel SAP. Wenn es bei ERP-Systemen jedoch Upgrades gibt – wie etwa kürzlich die Migration auf SAP S/4HANA – müssen Unternehmen ihre gesamte technologische Infrastruktur neu überdenken. Viele entscheiden sich im Zuge dieser Umstellung deshalb, bei der Gelegenheit auch gleich weitere Veränderungen, wie das Einführen einer Payment Factory, vorzunehmen. Zudem ermutigt die Verlagerung hin zu cloudbasierten ERP-Lösungen die Unternehmen auch, ihre Finanzprozesse, einschließlich der Zahlungen, in die Cloud zu verlagern. Grund für diesen Wandel ist der Wunsch nach mehr Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Autonomie bei der Verwaltung und Verbesserung von Finanzoperationen – Eigenschaften, die herkömmliche ERP-Systeme möglicherweise nicht vollständig unterstützen. 

“Ein aktuelles Beispiel ist die Umstellung von SAP auf S/4 HANA. Obwohl die Transformation mit viel Aufwand verbunden ist, stellt sie eine Chance dar, weil Unternehmen dadurch die Möglichkeit erhalten, anpassungsfähigere und effizientere Zahlungslösungen zu erkunden, die über die traditionellen ERP-Angebote hinausgehen”, erklärt Daniel Neubauer, Senior Solution Manager. 

Wie sieht eine typische Payment Factory in Deutschland aus?  

Wie Hubert Rappold erklärt, werden Payment Hubs in Deutschland im Vergleich zu herkömmlichen Zahlungsverkehrslösungen für die Abwicklung verschiedenster Zahlungsprozesse eingesetzt: von automatisierten Kreditoren-, Treasury- und Gehaltszahlungen bis hin zu  manuellen Zahlungen. Als zentrale Plattform für Zahlungen ist ein Hub deshalb in der Regel mit ERP-Systemen, Banken sowie mit Zahlungsdienstanbietern verbunden. 

ERP-Systeme

Die ERP-Systeme sammeln grundlegende Daten über Lieferantenzahlungen, die in Payment Hubs integriert werden können und einen automatischen Abgleich von Zahlungen mit ausstehenden Rechnungen ermöglichen. Die in Deutschland am häufigsten eingesetzten ERP-Systeme sind SAP und Microsoft Dynamics sowie verschiedene kleinere lokale Systeme. 

Banks

Payment Hubs sind mit einer Reihe von Banken verbunden – von lokalen Instituten bis hin zu großen internationalen Banken. Deutsche Unternehmen arbeiten oft mit einer Mischung aus regionalen Banken wie Sparkassen und Volksbanken und größeren internationalen Banken wie der Citibank, HSBC, JP Morgan und der Deutschen Bank zusammen. Die Wahl der Banken hängt oft von der Größe des Unternehmens, seiner internationalen Präsenz und seiner Risikobereitschaft ab. 

Anbieter von Zahlungsdiensten 

Drittanbieter wie Nomentia bieten verschiedene Dienstleistungen an, die zur Errichtung eines umfassenden Hubs beitragen. Je nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens können Lösungen wie Betrugserkennung, Prüfung gegen Sanktionslisten, Bankgebührenkontrolle und das elektronische Bankkontenmanagement (eBAM) die Payment Factory optimal erweitern. 

Lokale Einflussfaktoren auf die Implementierung von Payment Factories

Wenn es um die Einrichtung einer Payment Factory in Deutschland geht, gibt es eine Reihe lokaler Faktoren, die es zu beachten gilt. Diese Faktoren sind nicht nur wichtig, wenn Unternehmen sich mitten im Implementierungsprozess befinden, sondern bereits bevor sie damit beginnen. 

Abhängigkeit von ERP-Systemen  

Die Abhängigkeit von komplexen ERP-Systemen wie SAP stellt deutsche Unternehmen bei der Einrichtung des Payment Hubs oft vor Herausforderungen. Die Anpassung der bestehenden Systeme, die für die Integration mit der neuen unabhängigen Payment-Hub-Lösung notwendig ist, wird als komplex, zeitaufwändig und kostspielig angesehen. 

Daniel Neubauer, der dieses Problem in vielen Fällen bei der Arbeit mit Kunden beobachtet hat, empfiehlt Unternehmen, eine Payment Factory zu wählen, die eine reibungslose Integration mit den spezifischen ERP-Systemen gewährleistet, Kompatibilität priorisiert und nachweislich Erfahrung mit Integrationen hat. Um die Fähigkeiten von Payment-Hub-Anbietern beurteilen zu können, rät er, deren Erfahrung mit ähnlichen ERP-Systemintegrationen zu überprüfen.  

Interner Widerstand gegen Veränderung 

Abteilungen, die sich an ihre derzeitigen Systeme gewöhnt haben, zögern oft, auf neue Lösungen umzusteigen – selbst wenn sie viele Vorteile versprechen. Sie scheuen den Aufwand und die Zeit, die für die Umsetzung und Anpassung an die Veränderungen erforderlich sind. Dieser Widerstand gegen Veränderungen erhält den Status quo und verhindert eine Verbesserung der betrieblichen Effizienz. 

Um dieser Herausforderung zu begegnen, legen viele von Nomentias Kunden in Deutschland Wert darauf, dass die interne Kommunikation und Abstimmung von Anfang an erfolgt. Zunächst stellen sie sicher, dass relevante Teams wie Finanzen und Accounting die Vorteile von Payment Hubs für jedes Team verstehen und zeigen Effizienzsteigerungen in allen Abteilungen auf, um eine breitere Unterstützung für das Payment-Hub-Konzept zu gewinnen. Die frühzeitige Einbindung der wichtigsten Stakeholder in den Entscheidungsprozess ist von entscheidender Bedeutung, um ihre Bedenken aufgreifen und ihr Engagement für die Einführung des neuen Systems stärken zu können. 

"Das Finanzteam selbst ist sich in der Regel über die Vorteile von Payment Hubs im Klaren, aber andere Teams sehen vielleicht nicht, was das mit ihrer Arbeit zu tun hat. Eine frühzeitige Kommunikation ist der Schlüssel, um alle Beteiligten für neue Lösungen wie Payment Hubs zu gewinnen", meint Daniel Neubauer, Senior Solution Manager. 

Vielfältige Bankenlandschaft  

Die Bankenlandschaft deutscher Unternehmen umfasst eine Mischung aus lokalen (z. B. Sparkassen und Volksbanken) und internationalen Banken (z. B. HSBC, JP Morgan und Deutsche Bank) mit unterschiedlichen technologischen Fähigkeiten. Um mit dieser Vielfalt umzugehen, sollten Unternehmen Payment Hub-Anbieter in Betracht ziehen, die bereits über bestehende Partnerschaften und Verbindungen zu den Banken verfügen, mit denen sie arbeiten. Um künftiges Unternehmenswachstum zu unterstützen ist es zudem wichtig, die Erfahrung und Fähigkeiten der Anbieter bei der Anbindung neuer lokaler sowie internationaler Banken zu überprüfen.

Lokale Formate für Zahlungsdateien 

Trotz des weltweiten Trends zu standardisierten Formaten wie ISO 20022 werden immer noch zahlreiche alte Formate verwendet, wie etwa DTAUS (auch DTAZV) in Deutschland. Obwohl Experten wie Hubert Rappold davon ausgehen, dass in Zukunft alle Banken die standardisierten Formate übernehmen werden, ist es auch jetzt noch wichtig, lokale Formate zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass der Payment-Hub-Anbieter sie unterstützen kann. Zu Beginn der Implementierung ist es zudem wichtig, die Formate der Zahlungen noch einmal zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie später alle korrekt abgebildet werden können.   

Kommunikationskanal für Zahlungen 

Unternehmen verwenden für den Datenaustausch mit Banken in der Regel die einfachstmögliche Lösung. Im deutschsprachigen Raum ist dies vorwiegend der EBICS-Kanal (Electronic Banking Internet Communication Standard). Dieser ermöglicht eine reibungslose und vergleichsweise kostengünstige Bankenanbindung. Ist dies nicht möglich, wird auf Alternativen wie eine Host-to-Host-Verbindung (H2H) oder SWIFT zurückgegriffen. 

Wichtige Stakeholder bei der Payment Factory-Implementierung  

An der Implementierung eines Payment Hubs sind verschiedene wichtige Akteure beteiligt:  

• IT: In größeren Unternehmen kümmert sich die IT-Abteilung um die technischen Aspekte der Implementierung. Die Beteiligung der IT-Abteilung kann variieren, und manchmal reicht nur schon eine einzige kompetente Person aus, den Prozess zu vereinfachen – unabhängig von der Größe des Unternehmens.   

• Finanzen: In der Regel ist die Finanzabteilung, einschließlich Accounting, Treasury und damit verbundene Funktionen, stark in das Projekt eingebunden. Sie stellen sicher, dass sich der Payment Hub gut in die bestehenden Finanzprozesse und -systeme integrieren lässt. In kleineren Unternehmen müssen die Treasurer aufgrund begrenzter IT-Ressourcen möglicherweise auch bei der Einrichtung neuer Systeme helfen.  

• Bankkontrahenten: Eine Vielzahl an Ansprechpartnern innerhalb der Bankgruppen kann den Prozess verkomplizieren und die Effektivität der Implementierung kann von der Beziehung des Kunden zu seiner Bank abhängen. Größerer Unternehmen oder bedeutenden Kunden einer Bank genießen oft schnellere Fortschritte. 

• Consultants: Sie arbeiten mit den Finanz- und IT-Abteilungen des Kunden zusammen, um die Einrichtung und Integration des Payment Hubs zu begleiten. Sie stellen sicher, dass alle Parteien aufeinander abgestimmt sind und das System den Anforderungen des Unternehmens entspricht.   

Implementierungsprozess für Payment Factories 

Die Einführung von Payment Hubs in Deutschland erfolgt in ähnlichen Schritten wie in anderen Ländern. Die Unterschiede für diese Region zeigen sich nur in den Details, wie den Zahlungsdateiformaten, Formaten für elektronische Kontoauszüge und den Kommunikationskanälen. Der typische Implementierungsprozess sieht wie folgt aus:  

1. Scoping

Der Prozess beginnt mit einer Scoping-Phase, in der die Consultants des Payment Hub-Anbieters und das Unternehmen zusammenarbeiten, um die Einzelheiten der Implementierung auf Grundlage der vorherigen Gespräche und Anforderungen zu dokumentieren. Dieses Scoping-Dokument skizziert die kundenspezifische Einrichtung, die für den Payment Hub erforderlich ist. Dazu gehört auch die Bankenlandschaft des Unternehmens, um herauszufinden, zu welchen Banken der Anbieter bereits bestehende Anbindungen bestitzt und welche Banken zusätzlich angebunden werden müssen. 

2. Vereinbarung und Setup

Sobald das Scoping-Dokument fertig ist und das Unternehmen zustimmt, beginnt das Implementierungsteam mit der Einrichtung der Grundlagen. Sie erstellen das System, richten die wichtigsten Benutzerkonten ein, geben Unternehmens- und Kontodaten ein und erteilen entsprechende Nutzungsrechte. Das Unternehmen nimmt Kontakt zu den Banken auf, um die Einführung des Systems anzukündigen und vorzubereiten. 

3. Einführung und Einrichtung

Consultants führen das Kundenteam durch den Einrichtungsprozess und zeigen, wie das System konfiguriert und angepasst werden kann. Die Mitglieder des Unternehmens nehmen aktiv an der Einrichtung des Payment Hubs teil, um sicherzustellen, dass sie das System verstehen und eigenständig verwalten können.  

4. Tests

Dies ist ein wichtiger Schritt, bei dem das Kundenteam Tests durchführt, die sich auf die unternehmenseigene Geschäftstätigkeit stützen. Mit diesen Tests wird geprüft, ob der Payment Hub die Anforderungen erfüllt und schnell genug ist. Die Consultants helfen dabei, etwaige Probleme zu beheben. 

5. Schulungen

Parallel zu den Tests werden Schulungen durchgeführt, um die Benutzenden mit dem neuen System vertraut zu machen. Zunächst werden die Hauptnutzenden, in der Regel ein kleineres Team innerhalb der Unternehmensorganisation, intensiv geschult, damit sie den Payment Hub einwandfrei bedienen können. Nachdem die Tests gezeigt haben, dass das System gut funktioniert, lernen auch weitere Mitarbeitende, es zu nutzen.  

6. Fertigstellung

Sobald die Tests abgeschlossen sind und alle Probleme zufriedenstellend gelöst wurden, gibt das Kundenteam die Implementierung frei. Damit bestätigt es, dass der Payment Hub wie vorgesehen funktioniert und alle festgelegten Anforderungen erfüllt.  

7. Live-Schaltung 

Der letzte Schritt ist der Übergang von einer Testumgebung zur tatsächlichen Produktion. Die Consultants schließen die Bankverbindungen ab und beginnen mit dem Import von Kontoauszügen sowie dem erstmaligen Versand von Zahlungen aus dem Live-System. Damit ist der Payment Hub voll einsatzfähig. 

Bedeutende Vorteile von Payment Factories

Unternehmen in Deutschland, wie auch in anderen Ländern, sehen viele Vorteile in der Einrichtung eines Payment Hubs. Obwohl die Vorteile von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gewichtet werden, gibt es Aspekte, von denen alle Unternehmen profitieren können:   

• Effizienz: Unternehmen müssen sich nicht mehr bei mehreren Online-Banking-Portalen anmelden – weder bei den deutschen noch bei den internationalen Banken – und müssen keine zeitaufwändigen manuelle Prozesse mehr erledigen, wie das allmorgendliche Sammeln von Kontoauszügen aus verschiedenen Quellen. 

• Automatisierung: Payment Hubs automatisieren den Import von Kontoauszügen und Zahlungen zwischen Banken und ERP-Systemen, unabhängig von den erforderlichen Dateiformaten. Dies vereinfacht die Zahlungsabläufe und minimiert Fehler durch manuelle Dateneingabe. 

• Zentralisierung und Standardisierung: Unternehmen müssen nur noch eine einzige Plattform nutzen, um all ihre Bankverbindungen und Zahlungsprozesse zu verwalten, was einheitliche Freigabeprozesse für alle Unternehmen und Banken ermöglicht. 

• Sicherheit: Durch die Zentralisierung von Informationen aus verschiedenen Quellen in einem einzigen System sorgen Payment Hubs für mehr Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzdaten. Mit dieser Konsolidierung erhalten Unternehmen auch mehr Transparenz und Kontrolle und können ihre Finanztransaktionen besser überwachen sowie sicherer gestalten. 

Payment Factories als Schlüssel zu effizienten und sicheren Finanzgeschäften 

Payment Hubs spielen in Deutschland eine wesentliche Rolle für Unternehmen, weil sie verschiedene Systeme miteinander verknüpfen und dadurch Finanzprozesse vereinfachen und sicherer machen. Obwohl die Implementierung zu Beginn zwar einige Herausforderungen wie etwa die Anpassung an die bestehende ERP-Infrastruktur oder die Überwindung von internen Widerständen gegen Veränderungen mit sich bringt, überwiegen langfristig gesehen die Vorteile der Effizienz, Automatisierung und der verbesserten Sicherheit. Letztendlich ermöglichen Payment Factories den Unternehmen, die Komplexität des modernen Finanzwesens durch einen flüssigeren Betrieb und bessere Kontrolle über die Finanzprozesse zu managen.  

Da jedes Unternehmen seine eigene Struktur hat, sind maßgeschneiderte Lösungen erforderlich. Wenn Sie mehr über die von uns durchgeführten Payment Hub-Implementierungen und die beste Art und Weise der Einrichtung einer Payment Facotry für Ihren individuellen Fall erfahren möchten, kontaktieren Sie uns. 

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