Herausforderungen bei der Einführung einer globalen Payment Factory

Wenn globale Operationen und Prozesse immer komplexer werden, dezentrale Arbeitsweisen in den Bereichen Treasury, Finanzen und Accounting vorherrschen, es an Prozessautomatisierung mangelt und Sicherheitsbedenken zunehmen, sollten Sie die Einrichtung einer Payment Factory für Ihr Unternehmen in Erwägung ziehen. Häufig sind die Unternehmen jedoch bereits mit zahlreichen anderen Prioritäten und operativen Aufgaben überlastet, so dass ein derartiges Großprojekt nicht realisierbar erscheint.

Es ist kein Geheimnis: Die Einrichtung einer Payment Factory kann sehr aufwändig sein. Je nach Komplexität der Prozesse (Anzahl der beteiligten Unternehmen, Länder, involvierten Banken, Konten und Systeme, etc.) kann dies zwischen wenigen Tagen und mehreren Jahren dauern. Bei erfolgreicher Implementierung kann die Payment Factory jedoch erhebliche positive Auswirkungen auf das Geschäft haben - nicht nur durch die Verbesserung von Arbeitsprozessen, sondern auch durch Kosteneinsparungen.

Um zu erläutern, wie eine Payment Factory auf globaler Unternehmensebene eingerichtet wird, gehen wir auf die Herausforderungen, das Projektteam und Setup, die Arbeitsweise, die Erfahrungen unserer Kunden sowie die Vorteile und geschäftlichen Auswirkungen nach der erfolgreichen Implementierung ein.

Bevor Sie beginnen: Herausforderungen bei der Einführung einer Payment Factory

Jedes Payment Factory-Projekt ist anders. Bei Nomentia haben wir sowohl an kleinen Projekten gearbeitet, bei denen nur ein ERP und einige Banken angeschlossen werden mussten, als auch an großen Projekten, die ein oder sogar zwei Jahre vollen Einsatz erforderten. Jedes Mal, wenn wir ein Großprojekt durchführen, sind sich beide Parteien bewusst, dass es ein langfristiges Engagement erfordert - eine vorausschauende Projektplanung ist daher unerlässlich.

Auch die Herausforderungen bei der Implementierung einer Payment Factory unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf komplexe Implementierungen für Unternehmen mit globaler Präsenz, bei denen die Kunden eine Payment Factory innerhalb ihrer Organisation einrichten möchten. Auch wenn Sie planen, eine weniger komplexe Lösung einzuführen, bietet dieser Artikel einige gute Einblicke dazu.

1. Globale Operationen erschweren den Implementierungsprozess

Nomentia hat viele große Implementierungsprojekte für Payment Factories durchgeführt, oft mit Kunden, die in mehr als 100 Ländern tätig sind. Auch wenn Kunden nur in wenig Ländern operieren, gibt es Herausforderungen. Wenn Sie die Zahlungslösung in Ländern mit einer strengeren Gesetzgebung (wie China oder Indien) einführen möchten, ist es von Vorteil, einen guten Implementierungspartner mit Erfahrung zu haben. 

Aber warum wird die Implementierung einer Payment Factory bei global tätigen Unternehmen so kompliziert? Ein Grund ist die Integration von ERPs, Finanzsystemen und Banken. Der andere Grund ist eher abstrakt: Die Menschen mögen im Allgemeinen keine Veränderungen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass lokale Unternehmenseinheiten ihre eigenen Betriebsabläufe haben - oft sind diese Prozesse teilweise oder vollständig manuell. In manchen Fällen gibt es eine Integration zwischen dem internen System und der Bank, z. B. ein ERP-System, um Zahlungen automatisiert auszuführen. Auf Konzernebene kann es jedoch sein, dass Sie nur wenig Einblick in diesen Prozess haben. Zusätzlich zu den lokal unterschiedlichen Betriebsabläufen und Systemen hat jedes Land und jede Einheit möglicherweise einen eigenen Bankpartner. Wir werden später noch darauf eingehen, wie die Zusammenarbeit mit vielen Banken die Implementierung erschweren kann.

Die Abkehr von der bisherigen Arbeitsweise kann für viele Mitarbeitenden eine große Herausforderung darstellen - auch wenn die Veränderungen zu verbesserten Prozessen führen, von denen alle profitieren können. Wenn Sie ein erfolgreiches Projekt durchführen wollen, sollten Sie alle Stakeholder in den Veränderungsprozess einbeziehen und sich die wesentlichen Informationen für die Projektplanung beschaffen.

2. Fragmentierte Systemlandschaft

Ausgehend von der ersten Herausforderung können Sie sich vielleicht schon die zweite denken: Eine fragmentierte Systemlandschaft kann die Komplexität von Implementierungsprojekten erhöhen. Wenn Sie neue Unternehmenseinheiten in verschiedenen Regionen erwerben, kann es vorkommen, dass Sie statt eines zentralen ERP-Systems mehrere lokale Systeme vorfinden. Auch die Zahlungsdateien werden möglicherweise in wiederum anderen Systemen erzeugt. Wenn eine Systemkonsolidierung derzeit nicht möglich ist, sollten Sie zumindest alle Quellsysteme an die ausgwählte Payment Factory anbinden, damit die Zahlungsdateien automatisch an die richtige Bank weitergeleitet werden können. 

Eine fragmentierte Systemlandschaft bringt einige Herausforderungen mit sich:

- Integration des ERP-Systems: Dieser Teil des Projekts hängt von einer guten Dokumentation und technischen Spezifikationen ab, u.a. dem Verbindungsendpunkt oder den Dateiformaten. Je mehr ERP-Systeme Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, desto mehr Zeit müssen Sie für die Einrichtung der Integrationen einplanen.

- Die Stammdatenverwaltung ist für das Projekt von entscheidender Bedeutung - bereiten Sie die Dateien rechtzeitig vor und führen Sie so viele End-to-End-Tests wie möglich durch. Je mehr ERPs Sie haben, desto mehr Zeit werden Sie für die Stammdatenverwaltung und die Datenintegrität aufwenden.

- Das Datenmapping ist ebenso wichtig wie die ERP-Integration - wenn Sie intern mehr als ein Datenformat verwenden, Ihre verschiedenen Systeme aber Zahlungsdateien in unterschiedlichen Formaten erzeugen, müssen Sie Zeit für das Datenmapping in die bankspezifischen Formate aufwenden.

3. Leitlinien und Change Management - Kommunikation ist genauso wichtig wie das technische Setup

Bei einem Großprojekt, an dem Dutzende von Einheiten beteiligt sind, gehören ausgeklügelte Verfahren für das Change Management sowie klare Kommunikationswege und Leitlinien zu den Vorraussetzungen des Erfolgs.

Die Teams einbeziehen

Die Payment Factory hat Auswirkungen auf den Arbeitsalltag von Hunderten von Mitarbeitenden - im schlimmsten Fall könnte die Umstellung von manuellen oder lokalen Prozessen auf einen zentralisierten, automatisierten Ansatz die Mitarbeitenden sogar verängstigen oder verunsichern.

Wenn Sie kommunizieren, wie sich die Arbeitsabläufe durch die Einführung der neuen Prozesse positiv verändern werden, können Sie den Mitarbeitern helfen, sich mit den neuen Arbeitsweisen vertraut zu machen. Außerdem sollten Sie ihnen das Gefühl vom ersten Tag an geben, in das Projekt eingebunden zu sein. Arbeiten Sie mit Ihren Kollegen zusammen, um herauszufinden, wie Sie mit verschiedenen Banken weltweit zusammenarbeiten können.

Ein diverses Projektteam aufstellen

Die Auswahl Ihres Teams ist der wichtigste Teil des Projekts! Die Größe des Teams ist dabei nicht entscheidend, viel wichtiger ist es, Mitarbeitende zu haben, die Ihre Finanzprozesse verstehen - wie sie aktuell funktionieren und wie sie nach der Automatisierung funktionieren werden. 

Ziehen Sie außerdem einen Projektmanager hinzu, der mit dem Payment Factory-Anbieter kommuniziert, das Projekt auf Kurs hält und den Mitwirkenden ihre Verantwortung bewusst macht.

Ein oder zwei IT-Experten können während des Projekts ebenfalls hilfreich sein, da Integrationen eine große Rolle spielen. Auch wenn der Payment-Factory-Anbieter in der Regel den größten Teil der Integrationsarbeit übernimmt, können Ihre IT-Experten den Anbieter dennoch unterstützen, am End-to-End-Testverfahren teilnehmen, die Stammdatenverwaltung übernehmen und alle erforderlichen technischen Details bereitstellen.

Klare Arbeitsweisen einrichten

Es ist auch eine gute Idee, die Arbeitsweise Ihres Projektteams klar zu definieren. Bestimmen Sie ein Kernteam, die Kommunikationskanäle, über die Sie einander Sofortnachrichten senden und den Fortschritt verfolgen können, regelmäßige Meetings und den Austausch von Informationen und Daten mit dem erweiterten Team.

 4. Mit den Banken verbinden

"Nicht alle Banken sind gleich" - das ist einer der besten Ratschläge, wenn Sie ein Payment Factory-Projekt beginnen. Zu Beginn sollten Sie eine Liste der Banken haben, die Sie anbinden möchten. Anschließend sollten Sie die Mitarbeitenden vor Ort auf die spezifischen Herausforderungen jeder einzelnen Bank hinweisen (z. B. wenn die Bank keine Standard-Zahlungsdateiformate akzeptiert und Sie die von Ihrem ERP generierte Datei konvertieren müssen).

Die Liste wird Ihnen auch dabei helfen, die besten Wege zur Verbindung mit den Banken zu finden - ob Sie nun direkte Verbindungen herstellen, SWIFT verwenden oder spezielle lokale Verbindungsanforderungen bestehen. 

Planen Sie in Ihrem Implementierungsplan genügend Zeit für die Einrichtung der Bankverbindungen ein, da dieser Prozess in der Regel komplexer ist als die Einrichtung von Verbindungen mit ERPs. Während bei ERPs Ihr IT-Team das Tempo vorgeben kann, liegen bei Banken viele Faktoren außerhalb Ihrer Kontrolle - alles, was Sie tun können, ist abzuwarten, bis sie die Anforderungen der Bank erfüllen können.

5. Ein effektives Zeitmanagement ist unerlässlich

Es kann verlockend sein, den Projektzeitplan eng zu halten. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage sagte einer unserer Kunden, dass sich ein effektives Zeitmanagement positiv auf sein Implementierungsprojekt auswirkte.

"Seien Sie klug und flexibel - so können Sie Verzögerungen bei den Projekten vermeiden und haben die Flexibilität, während des Projekts schnelle Teilerfolge zu erzielen, z. B. durch die Einführung verschiedener Zahlungsarten."

Natürlich ist es nach wie vor wichtig, das Projekt so schnell wie möglich abzuschließen. Planen Sie aber dennoch genügend Raum für eventuelle Verzögerungen (z. B. wenn Sie mit den Banken längere Fristen als erwartet vereinbaren müssen) und Zeit zum Experimentieren ein - vielleicht entdecken Sie während des Implementierungsprojekts einige unerwartete nützliche Funktionen. Die Solution Consultants werden Ihnen in der Regel zeigen, welche Funktionen realisierbar sind, auch wenn Sie diese vorher nicht geplant haben.

Die Auswirkungen der Payment Factory-Einrichtung auf Ihr Unternehmen

Unternehmen kommen mit unterschiedlichen Gründen zu uns, warum sie eine Payment Factory einführen möchten. Ein häufiger Grund ist die Automatisierung - in einigen Fällen unterstützen wir unsere Kunden dabei, von 100% manuellen Prozessen auf nahezu 100% Automatisierung umzusteigen (Manuelle Zahlungen lassen sich nicht immer vermeiden, aber es ist dennoch möglich, sie über die Payment Factory mithilfe von manuellen Zahlungs-Templates abzuwickeln).

In vielen Fällen hat die bessere Kontrolle über die ausgehenden Zahlungsvorgänge höchste Priorität. Der Konzern möchte mehr Kontrolle über alle Zahlungen - und um dieses Ziel zu erreichen, fokussieren wir uns auf die Zentralisierung. Aber auch das Gegenteil kann der Fall sein: Wir hatten einmal einen Kunden, der die Einführung einer Payment Factory ohne Zentralisierung angefragt hat. Der Kunde wollte eine gewisse Freiheit bei der Ausführung von Zahlungen lassen, ohne auf ein einheitliches System für alle Unternehmenseinheiten verzichten zu wollen.

Ein weiteres Thema, was immer häufiger aufkommt, ist Sicherheit und Compliance. Angesichts der zunehmenden Betrugsfälle drängen CISOs/CIOs die Treasury-Abteilung häufig dazu, eine Payment Factory zu implementieren. Daher bieten die meisten großen Anbieter zwei Funktionen an, die für CISOs unerlässlich sind: Fraud Detection zur Betrugserkennung (oftmals unter Verwendung von KI oder einer regelbasierten Engine) und Audit Trails (sog. Prüfpfade) für jede Transaktion.

Unabhängig von Ihren Prioritäten werden Sie in der Regel einige der folgenden Auswirkungen auf Ihr Unternehmen feststellen:

1. Standardisierung der Zahlungsprozesse

Auch wenn Sie keinen zentralisierten Ansatz verfolgen, profitieren Sie von einem Tool, das allen globalen Nutzern bei der Ausführung von Zahlungen zur Verfügung steht. Wenn Sie sich hingegen für eine Zentralisierung entscheiden, sorgt eine Payment Factory zwischen Ihren Systemen und Banken für eine Standardisierung der Prozesse und verbessert die Produktivität in allen Abteilungen.

2. IT-Integration

Eine fragmentierte Systemlandschaft kann für ein Unternehmen teuer werden. Durch die Integration aller ERP-Systeme und Finanzsoftware in eine Payment Factory können Sie eine fast vollständige Automatisierung erreichen: Die Payment Factory kann Zahlungsdateien aus den verschiedenen Systemen abrufen und an die richtige Bank senden. Je nach Umfang des Projekts haben uns Kunden berichtet, dass die Integration all ihrer IT-Systeme, in denen Zahlungsdateien gespeichert sind, zu Einsparungen von mehreren hunderttausend Euro führen kann.

3. Auflösung von Bankkonten

Die Verwaltung von Bankkonten kostet Zeit und Mühe. Dank der Payment Factory können die meisten unserer Kunden Bankkonten auflösen und dadurch Einsparungen von mehreren zehntausend bis über hunderttausend Euro erzielen.

4. Einhaltung der Compliance

Eine standardisierte Arbeitsweise führt zu einer verbesserten Compliance. Das Hinzufügen von Audit-Trails (Prüfpfaden), Sicherheitsmaßnahmen wie MFA und das Sechs-Augen-Prinzip sind nur die Grundlagen. Viele Teams gehen einen Schritt weiter und investieren in eine automatisierte Betrugserkennung und die Prävention fehlerhafter Zahlungen, um die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsbetrug und Fehlern zu verringern, die in den letzten Jahren zugenommen haben.

5. Arbeitseffizienz

Auch wenn die Reduzierung der Vollzeitbeschäftigten nicht das oberste Ziel des Projekts sein sollte - mit der Payment Factory müssen Sie keine Mitarbeiter mehr für banale manuelle Tätigkeiten einstellen, sondern können sie stattdessen für wichtigere Projekte wie die Prognose zukünftiger Cashflows einsetzen. Dies wird auch die Rolle Ihrer Abteilung innerhalb des Unternehmens verändern. Sie werden in der Lage sein, Ihre Abteilung von einer operativen Rolle in die eines strategischen Beraters umzuwandeln, wenn dies Ihre Priorität ist.

Zwei weitere wesentliche Bestandteile bei der Einführung einer Payment Factory: Projektteam und Anbieter mit hohem Engagement

Die Implementierung einer globalen Payment Factory in zahlreichen Ländern und Tochtergesellschaften mit Hunderten von Nutzern ist ein großes Unterfangen. Es erfordert ein ausgeklügeltes Projekt- und Zeitmanagement und ein engagiertes Team. Legen Sie zu Beginn ein gemeinsames Ziel fest, und stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle kennt und weiß, warum das Projekt wichtig ist. Damit die Implementierung erfolgreich verläuft, müssen Sie außerdem den richtigen Anbieter auswählen. Der Anbieter der Payment Factory sollte alle Funktionen im Angebot haben, die Sie für die Verwaltung Ihrer Zahlungen benötigen. Darüber hinaus sollte der Anbieter in der Lage sein, Sie bei der IT-Integration, den Bankverbindungen, dem Projektmanagement und der Kommunikation zu unterstützen. Die Zusammenarbeit mit einem Payment Factory-Anbieter, der gut zu Ihrem Team passt, ist sehr wichtig, da Sie in wöchentlichen Meetings viel Zeit miteinander verbringen werden. Wie Sie sehen, geht es bei der Auswahl des besten Partners nicht nur darum, die besten Technologien zu finden.

Die nächsten Schritte: Ist die Einführung einer Payment Factory nur der Anfang einer größeren Veränderung?

Welcher Ansatz für Sie der beste ist, hängt letztlich von Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen ab. Einige Kunden beginnen mit der Einrichtung einer Payment Factory und planen, das Projekt fortzusetzen mit der Einführung einer Inhouse-Bank. Mit einer Inhouse-Bank arbeiten Sie nicht mehr mit Hunderten oder Tausenden von Bankkonten, sondern nutzen stattdessen interne Konten, können von einem POBO- und COBO-Ansatz profitieren und sogar IC-Darlehen verwalten.

Andere Kunden wiederum nutzen statt einer Inhouse-Bank die Dienste der Payment Factory in Kombination mit einer Liquiditätsmanagement-Lösung. Während Sie mit der Payment Factory Ihre Cashflows sehr gut verwalten können, bietet eine Liquiditätsmanagement-Lösung die zusätzliche Möglichkeit, die liquiden Mittel Ihres Unternehmens auf der Grundlage präziser Daten aus der Payment Factory zu prognostizieren.

Unabhängig davon, wie Sie vorgehen, kann die Einrichtung einer Payment Factory erhebliche positive Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, wenn Sie Ihre Zahlungen noch nicht auf globaler Ebene automatisieren.