8 Vorteile von POBO & COBO

Die Optimierung von Zahlungsprozessen steht ganz oben auf der Agenda von Treasury-Teams, da der globale Zahlungsverkehr zunehmend standardisiert wird und Treasurer mehr Kontrolle über die ein- und ausgehenden Zahlungen benötigen. Diese Entwicklung hat dazu geführt, dass die Implementierung von Payment Factories (auch Payment Hubs genannt) immer beliebter wird.

Mithilfe einer Payment Factory erhalten Unternehmen mehr Kontrolle über die ausgehenden und eingehenden Zahlungen sowie einen umfassenden Einblick in die Bankkonten der Tochtergesellschaften. Wenn Sie vor allem die Zahlungen ihrer Tochtergesellschaften besser kontrollieren möchten, könnten POBO & COBO gute Lösungen für Sie sein.

Auch wenn die Lösungen "Payments-on-Behalf-of" (POBO) und "Collections-on-behalf-of" (COBO) oft zu den Hauptgründen für die Einrichtung einer Payment Factory zählt, sollten Sie dennoch gut überlegen, ob Sie nicht statt einer Payment Factory lieber eine Inhouse-Bank einführen sollten. Bevor wir uns näher mit diesem Thema befassen, werden wir uns ansehen, wie POBO und COBO in der Praxis funktionieren und welche Vorteile es tatsächlich bietet, mehr Kontrolle über die Zahlungen Ihrer Tochtergesellschaften zu haben.

Wie funktionieren POBO & COBO?

Die beiden Lösungen POBO und COBO sind schon länger für ein effizientes Cash Management bekannt, da alle Forderungen und Verbindlichkeiten über eine einzige juristische Einheit (z.B. Group Treasury) abgewickelt werden können. POBO und COBO werden in der Regel als Teil einer Inhouse-Bank unter Verwendung interner Konten anstelle von Bankkonten aus einer Vielzahl von Banken eingeführt.

POBO & COBO unter der Lupe

Mit POBO werden Zahlungen im Namen einer Tochtergesellschaft von einem Konto ausgeführt, das sich im Central/Group Treasury befindet. In der Zahlungsreferenz wird das Unternehmen als Auftraggeber aufgeführt.

Es ist wichtig zu wissen, dass POBO nicht für alle Zahlungsarten möglich ist. So werden beispielsweise Steuerzahlungen immer lokal ausgeführt. Außerdem ist es in einigen Ländern gesetzlich eingeschränkt oder sogar verboten, Zahlungen im Namen einer anderen Person/Gesellschaft auszuführen. In jedem Fall lohnt sich die Umsetzung aufgrund des hohen Aufwands nur selten.

Bevor Sie POBO und COBO im Unternehmen einführen, sollten Sie unbedingt den Rat von Experten vor Ort einholen, um zu prüfen, ob eine Einführung überhaupt sinnvoll ist.

Bei der Verwendung von POBO sollten Sie immer beachten, genügend liquidie Mittel auf dem Bankkonto der lokalen Einheit zu haben für Zahlungen, die nicht "on behalf" ausgeführt werden können. 

Außerdem ist darauf zu achten, dass alle internen Forderungen in der Bilanz korrekt ausgewiesen werden müssen.   

COBO funktioniert auf ähnliche Weise wie POBO. Die zentrale Treasury-Abteilung zieht die Zahlungen im Namen der Konzerngesellschaften über ein zentrales Bankkonto ein, und die Treasury-Abteilung zahlt an die Tochtergesellschaften. 

Wenn Sie COBO verwenden, ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, Informationen im Zusammenhang mit AR wie Bankauszüge, Lockbox, Scheckzahlungen und Überweisungsavise abzurufen. Der Bankauszug sollte über die Payment Factory geleitet werden.

Die Einführung von POBO & COBO

Da POBO & COBO integrale Bestandteile einer Payment Factory bzw. einer Inhouse-Bank sind, erfordert die Implementierung einen größeres Aufwand. Ob Sie POBO & COBO in Ihrem Unternehmen nutzen sollten, hängt also von einer Kosten-Nutzen-Abwägung ab - Manchmal sind Sie mit einer Payment Factory bzw. Inhouse-Bank ohne diese Lösungen besser dran.

Sind POBO & COBO das Richtige für Ihr Unternehmen?

Ob POBO und COBO für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt davon ab, wie viele Tochtergesellschaften Sie in mehreren Ländern haben, ob Sie mehrere Banken nutzen und ob Sie Zahlungen in mehreren Währungen ausführen. Die genaue Anzahl, ab wann sich POBO und COBO für Sie lohnt, ist schwer zu bestimmen - Um einen effektiven Business Case über das Potential von POBO und COBO in Ihrem Unternehmen zu erstellen, analysieren Sie Folgendes:

• Wie viele Tochtergesellschaften/Einheiten hat Ihr Unternehmen?
• Mit wie vielen internationalen Banken arbeiten Sie zusammen und wie viele Bankkonten haben Sie?
• Ist es möglich, die Anzahl der Banken und Konten zu reduzieren?
• Wie hoch sind die Bankgebühren, die Sie derzeit zahlen, und wie hoch wäre das Einsparpotenzial?  
• Wie hoch ist der prognostizierte ROI dieser Lösungen?
• Sind Sie in der Lage, das Währungsrisiko in Ihrem Unternehmen besser zu verwalten?
• Sehen Sie Vorteile in Bezug auf Liquiditätsmanagement und Cash Visibiliy?
• Hilft es der Betrugsprävention?

• Ist die Einrichtung einer Payment Factory für POBO & COBO sinnvoll?
• Würden wir eher von einer Inhouse-Bank für POBO und COBO profitieren? 
• Was sind die Vorteile der beiden Systeme? 
• Was sind die Herausforderungen?  
• Wie passt das in unsere Treasury-Richtlinien? Müssen wir in Zukunft Anpassungen vornehmen? 
• Wie würde die Implementierung ablaufen? Mit welchem Anbieter würden wir zusammenarbeiten? Verfügen wir über genügend interne Ressourcen im Team für das Projektmanagement? Verfügen wir über ausreichend IT-Ressourcen? 
• Werden lokale Vorschriften, Gesetzgebungen und Steuern berücksichtigt?

POBO & COBO: Payment Factory vs. Inhouse-Bank 

Traditionell werden Zahlungen über Payment Factories abgewickelt, wenn die Muttergesellschaft ausgehende Zahlungen veranlasst. Anschließend gibt der Konzern Zahlungen in Auftrag, die in der Payment Factory abgewickelt werden. Wenn eine Payment Factory für POBO und COBO verwendet wird, ist der Konzern immer noch auf externe Bankkonten mit teils erheblichen Bankgebühren angewiesen.

Wenn eine Inhouse-Bank für POBO und COBO verwendet wird, laufen alle ein- und ausgehenden Zahlungen über das Group Treasury, so dass die zahlende oder einziehende Stelle in der Zahlungsreferenz angegeben ist. Die Zahlungen werden dann zwischen dem Konzern und den Unternehmen nicht über externe Bankkonten abgewickelt, sondern über interne Konten, die über das ERP-System des Konzerns geführt werden.

Wie kann die Einführung von POBO & COBO zum Erfolg werden?  

Damit das Implementierungsprojekt von POBO und COBO zum Erfolg wird, benötigen Sie Folgendes:

• Engagierte Prozessverantwortliche und Projektmanager, die das Projekt vorantreiben
• Umfassender Projektplan mit Zeitvorgaben - Planen Sie ausreichend Zeit ein und setzen Sie klare, messbare Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Meilensteine
• Konsolidieren Sie die Anzahl der Bankpartner und -konten
• Binden Sie Steuer- und Rechtsexperten in das Projekt ein
• Technische Umsetzung: dedizierte IT-Ressourcen zur Unterstützung des Payment-Factory-Anbieters bei der Einrichtung des Projekts

Die Vorteile von POBO & COBO 
 

Wenn wir über die Vorteile von POBO & COBO sprechen, gehen wir im Folgenden davon aus, dass die Lösungen Teil einer Inhouse-Bank sind, die gleichzeitig auch eine Payment Factory nutzen.

Zu den Vorteilen von POBO und COBO gehören:

1. Zentralisierung und betriebliche Effizienz

Der Einsatz von POBO und COBO ist ein guter Ausgangspunkt für die Zentralisierung des Cash Managements und die Steigerung der betrieblichen Effizienz. Auch wenn das Group Treasury mehr Kontrolle über alle ausgehenden und eingehenden Zahlungen hat, ist es dennoch möglich, die Anzahl der verwendeten Bankkonten zu reduzieren und die Bankgebühren zu senken. Die Lösungen helfen auch, ungenutzte liquide Mittel auf mehreren Bankkonten zu vermeiden.

2. Cash visibility & bessere Liquiditätsplanung

Eine bessere Übersicht und Kontrolle über konzernweite Cashflows erhöhen die Transparenz und geben dem Group Treasury viele Möglichkeiten, liquide Mittel in Echtzeit zu verwalten. Darüber hinaus ist eine Liquiditätsplanung, die auf zentralisierten Informationen basiert, zuverlässiger und ermöglicht ein besseres Management der Schulden und Investitionen des Konzerns.

3. Die Anzahl an Bankpartnern reduzieren

Mit POBO und COBO können Sie Zahlungen und Einzüge auf einen externen Kanal zusammenschließen, beispielsweise können Sie ein Konto pro Währung ansetzen. Dadurch wird die Anzahl externer Bankkonten im Konzern begrenzt, was zu einer Vereinfachung der Bankbeziehungen auf Konzernebene führt - ganz zu schweigen von der Reduzierung der Bank- und Transaktionsgebühren. 

Durch die Einführung von POBO und COBO kann das Group Treasury ein Höchstmaß an Bankenunabhängigkeit erreichen, indem es die Anzahl der Bankkonten auf ein Minimum reduziert. Des Weiteren werden Sie in der Lage sein, Economies of Scale zu nutzen und bessere Preise mit Ihren wenigen ausgewählten Cash-Management-Banken auszuhandeln.

4. Weniger Bankgebühren

Durch die Reduzierung der Bankpartner und die Ersetzung von Bankkonten durch interne Konten können die Bankgebühren erheblich gesenkt werden.  

Auch wenn nicht alle Bankkonten abgeschafft werden können - die Kosteneinsparungen können dank der Einführung von POBO und COBO erheblich sein.

5. Das Währungsrisiko reduzieren

Das interne Hedging des Wechselkurses sowie Zinssätzen trägt zur Verringerung des Währungsrisikos bei. Durch konzerninterne Zahlungen (sog. IC-Zahlungen) können auch die Umrechnungskurse eliminiert werden, die Banken bei der Ausführung einer Zahlung in einer anderen Währung verlangen.

6. Optimierte Zahlungsprozesse

Wenn das Group Treasury für Zahlungen im Namen der Tochtergesellschaften zuständig ist, können Sie den Prozess optimieren, indem Sie die kostengünstigste Zahlungsmethode sowie die geeignetste Bankverbindung auswählen. Außerdem können Sie die Zahlungen nach Ihren eigenen Kriterien bemessen. Bei der Einrichtung einer Inhouse-Bank kann die Auswahl des zu verwendenden externen Kontos z.B. anhand der Währung der Zahlung automatisiert werden.

7. Betrugsprävention

Die Zentralisierung des Zahlungsverkehrs bedeutet, dass weniger Parteien in den Zahlungsprozess involviert sind, was dazu beiträgt, das Risiko des internen Missbrauchs zu verringern. Dies gilt auch für die konzernweite Harmonisierung des Zahlungsprozesses. Mit einer zentralisierten Payment Factory und einem POBO-Ansatz wissen Sie genau, wann und wohin das Geld aus dem Konzern fließt. Durch die klare Transparenz wird es einfacher, Zahlungsbetrug zu erkennen und zu bekämpfen.

8. Optimiertes Working-Capital-Management

COBO geht noch einen Schritt weiter und verschafft den Treasurern nicht nur einen besseren Überblick über die Liquiditätslage des Konzerns, sondern ermöglicht auch einen schnelleren Zugang zu den liquiden Mitteln.

Die Zentralisierung des Forderungseinzugs auf Konzernebene trägt erheblich zur Optimierung des Working-Capital-Managements des gesamten Unternehmens bei. Wenn Sie in der Finanzabteilung die Zügel sowohl bei den ausgehenden als auch bei den eingehenden Cashflows in der Hand halten, wird es einfacher, Liquiditätsengpässe mit -überschüssen im Konzern auszugleichen.

Lohnen sich POBO & COBO für Ihr Unternehmen?

Unabhängig davon, ob Sie die Einführung einer Payment Factory oder einer Inhouse-Bank planen, sollten Sie prüfen, ob POBO & COBO das Potential hat, Ihre Prozesse zu verbessern und welche Vorteile Sie auf Konzernebene daraus ziehen können.