Payment Reconciliation: Funktionen, Arten und Automatisierungsvorteile

Kürzlich sprach ich mit einer Kundin, die mir erzählte, dass die Investition in eine Payment Reconciliation-Lösung das Beste war, was ihrer Abteilung je passiert ist. Obwohl das Team anfangs skeptisch war, ist dieses moderne Zahlungsabgleichs-Tool bei ihnen heute ein fester Bestandteil bei der Einrichtung von Lösungen, auf den sie nicht mehr verzichten möchten.

Das hat mich zum Nachdenken gebracht: Warum führen so viele Unternehmen ihren Zahlungsabgleich und die Abstimmung der Kreditorenbuchhaltung immer noch manuell durch? Wie kann eine automatisierte Payment Reconciliation-Lösung die Effizienz des Abstimmungsprozesses verbessern?

Zuerst werden wir uns ansehen, was genau Payment Reconciliation bedeutet, um dann tiefer in den manuellen Prozess einzutauchen. Danach werden wir uns ansehen, welche Anforderungen für eine vollständige Automatisierung des Zahlungsabgleichs notwendig sind, damit Zahlungen effizienter abgestimmt werden können und sich das Accounting-Team nur noch um die Diskrepanzen kümmern muss.

Was ist Payment Reconciliation?

Payment Reconciliation, auch Zahlungsabgleich genannt, ist ein buchhalterischer Prozess, bei dem zwei Datensätze, in der Regel ein interner Datensatz und ein Kontoauszug, miteinander verglichen werden, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen und dass alle Zahlungen korrekt eingegangen und verbucht worden sind. Unternehmen gleichen ihre Zahlungen entweder täglich, wöchentlich oder monatlich ab. Im Falle von Unstimmigkeiten sollte ein Accounting Manager diese untersuchen und korrigieren. Dieser Prozess kann manuell oder mit Hilfe einer automatisierten Software für den Zahlungsabgleich erfolgen. In vielen Unternehmen sehen wir eine ineffiziennte manuelle Durchführung, was sowohl Personal als auch Zeit kostet.

Der Zahlungsabgleich ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung und wird in der Regel in bestimmten Abständen durchgeführt. Durch den Abgleich von Zahlungen können Unternehmen sicherstellen, dass ihnen keine Einnahmen entgehen und dass alle Ausgaben ordnungsgemäß verbucht werden.

Obwohl der Prozess des Zahlungsabgleichs einfach zu verstehen ist, kann er für Unternehmen eine Herausforderung darstellen: Wenn wir von Hunderten oder gar Tausenden von Forderungen und Verbindlichkeiten sprechen. Darüber hinaus kann der manuelle Zahlungsabgleich arbeitsintensiv und fehleranfällig sein, so dass die Unternehmen versuchen, diese Prozesse zu automatisieren.

Sind Reconciliation und Matching identisch?

Die Prozesse Reconciliation (Abgleich) und Matching (Übereinstimmung) sind eng miteinander verknüpft. Bei dem Abgleich von Konten sollten die Transaktionen auf dem Kontoauszug mit den Finanzunterlagen des Kontoinhabers übereinstimmen.

Mit anderen Worten: Reconciliation ist das Matching von Informationen wie Forderungen oder Verbindlichkeiten, die aus ERP- oder Kundensystemen abgerufen werden, mit den offenen Posten in den Kontoauszügen.

Posten (z. B. Buchungen aus Ein- und Verkäufen) gelten so lange als offen, bis sie mit den Kontoauszügen abgeglichen sind. Kontoauszüge sind der Nachweis dafür, ob eine Zahlung erfolgt oder eingegangen ist.

Wenn Sie offene Posten mit den entsprechenden Kontoauszügen abgleichen, erhalten Sie ein klareres und genaueres Bild der finanziellen Situation Ihres Unternehmens.

Der Zahlungsabgleich wird in zwei Schritten durchgeführt, die wiederum in Teilschritte unterteilt sind:

Interne Reconciliation

Bei der internen Reconciliation geht es um die Erfassung und Aufzeichnung einer Transaktion, z. B. einer Zahlung oder einer Rechnungsinformation. Es gibt verschiedene Wege, eine interne Reconciliation durchzuführen. Sie können entweder eine Finanzsoftware verwenden, die Zahlungsaufzeichnungen mithilfe einer Excel-Tabelle verwalten oder die Papierarbeit manuell erledigen und die Belege aufheben. Es besteht jedoch ein hohes Risiko, dass Sie mit der manuellen Arbeit überfordert werden, wenn z. B. ein hohes Aufkommen an Eingangsbelegen zu verzeichnen ist.

Externe Reconciliation

Zeitgleich mit der internen Reconciliation stellen die Banken dem Unternehmen monatliche Auszüge zur Verfügung, die den Zahlungsverkehr, die Salden und die finanziellen Aktivitäten enthalten. Das Unternehmen sollte dann die Kontoauszüge der Bank mit den internen Konten (z. B. den Zahlungseingängen) abgleichen und überprüfen, ob es keine Unstimmigkeiten gibt. Wenn Diskrepanzen oder Fehler entdeckt werden, sollte das Unternehmen gründlich untersuchen, wie es dazu kommen konnte.

Wie funktioniert Payment Reconciliation in der Praxis?

Der Zahlungsabgleich wird in der Regel täglich, wöchentlich oder monatlich durchgeführt. Je mehr Rechnungen ein Unternehmen zu bearbeiten hat, desto sinnvoller ist es, die Zahlungen täglich abzugleichen.

Der Prozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

1.      Alle Daten erfassen

Sie sollten alle internen und externen Datensätze abrufen, um mit dem Abgleichsprozess zu beginnen. Je mehr Einheiten und Banken das Unternehmen hat, desto mehr Zeit wird dies in Anspruch nehmen. Eine Treasury-Management-Software (TMS) erleichtert diesen Prozess erheblich, weil so die internen Daten entweder bereits vorhanden sind oder durch Integrationen aus allen anderen Systemen abgerufen werden können. Darüber hinaus sind auch die Bankkonten verbunden, so dass Sie Ihre Kontoauszüge automatisch erhalten können.

Der manuelle Prozess ist wiederum arbeitsintensiv und oft ein Geduldsspiel: Sie müssen warten, bis alle Stakeholder ihre Daten übermittelt haben, bevor Sie den Prozess starten können.

2.      Matching

In der Matching-Phase werden alle Zahlungsdatensätze mit den Datensätzen auf dem Kontoauszug verglichen, um sicherzustellen, dass alle nicht übereinstimmenden Posten korrigiert werden können. Dieser Prozess kann automatisiert werden.

3.      Reconciliation

Positionen, die übereinstimmen, müssen nicht weiter überprüft werden und brauchen nicht in die nächste Phase überzugehen. Nicht übereinstimmende Posten müssen zur weiteren Abgleichsprüfung an den zuständigen Accounting Manager geschickt werden, um die Diskrepanz zu finden.

Auch wenn der Fehler in den internen Aufzeichnungen liegt, ist es ratsam, die Gültigkeit des Kontoauszugs zu überprüfen. Wenn dieser Fehler enthalten sollte, ist es ratsam, sich mit der Bank in Verbindung zu setzen, um die mögliche Ursache zu finden.

4.      Fertigstellung und Buchung im Hauptbuch

Wenn alle Posten erfolgreich abgeglichen wurden, können die Datensätze im Hauptbuch verbucht werden.

Die Herausforderungen der manuellen Payment Reconciliation

Die größte Herausforderung des manuellen Zahlungsabgleichs ist zweifellos die Tatsache, dass dieser bei einer großen Anzahl an Forderungen und Verbindlichkeiten sehr arbeitsintensiv ist. Zusätzlich ist der Prozess auch fehleranfällig, wenn der Buchhalter mit großen Datensätzen umgehen muss.

Ein weiteres Problem ist das Abrufen der Daten: Je mehr ERP- und Finanzsysteme ein Unternehmen hat, desto zeitaufwändiger und schwieriger kann es sein, alle Daten zu konsolidieren. Das Gleiche gilt für Kontoauszüge: Unternehmen können Hunderte, wenn nicht Tausende von Bankkonten haben. In diesen komplexen Fällen ist ein manueller Abgleich der Zahlungen keine praktikable Option.

Auch die Verbuchung aller abgeglichenen Posten im Hauptbuch kann eine Herausforderung darstellen - eine automatisierte Payment Reconciliation kann hier Abhilfe verschaffen.

Die Arten von Payment Reconciliation

Je nach Unternehmen können die Arten des Zahlungsabgleichs unterschiedlich sein. Die Payment Reconciliation kann sich aus Aufwendungen (z. B. Betriebskosten wie Mieten und Zinszahlungen für Darlehen), Forderungen und Verbindlichkeiten, Lastschriften, eCommerce, Digital Wallets und weiteren zusammensetzen.

Die wichtigsten Arten der Payment Reconciliation sind die folgenden:

Bank Reconciliation

Bank Reconciliation (Bankabgleich) ist ein Verfahren, bei dem gegengeprüft wird, ob der Kassenbestand des Unternehmens am Tagesende in Ihren internen Aufzeichnungen mit dem Abschlusssaldo auf dem Kontoauszug übereinstimmt. Um versteckte Bankgebühren, Gebühren für nicht erfasste Transaktionen und Strafen für verpasste Zahlungen zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Aufzeichnungen mit den Kontoauszügen abgleichen. Des Weiteren sollten Sie darauf achten, dass alle Bankgebühren, z. B. für geplatzte Schecks, überprüft und erfasst werden.

Cash Reconciliation

Unabhängig von der Art des Unternehmens ist die Cash Reconciliation (Bargeldabgleich) von entscheidender Bedeutung für die Überwachung des Cashflows: Die Bewegung des Cashflows wird mit dem Hauptbuch des Unternehmens abgeglichen. Je größer das Transaktionsvolumen ist, desto schwieriger kann der Bargeldabgleich werden, weshalb eine Automatisierung dieses Prozesses angestrebt werden sollte.

Credit Card Reconciliation

Bei der Credit Card Reconciliation (Kreditkartenabgleich) wird überprüft, ob die Einträge in der Kreditkartenabrechnung mit den Einträgen im Hauptbuch des Unternehmens übereinstimmen. Wenn das Hauptbuch nicht mit der Kreditkartenabrechnung übereinstimmt, muss die Diskrepanz auf die Ursache und die Person, die die Zahlung getätigt hat, untersucht werden.

Zusammenfassend sollte es das Ziel sein, dass die internen Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens mit den Angaben auf den Kontoauszügen übereinstimmen und dass am Ende des Geschäftsjahres ein korrekter Kassenbestand vorliegt.

Der Weg zur automatisierten Payment Reconciliation

Die Automatisierung des Zahlungsabgleichs trägt dazu bei, die Effizienz aller beteiligten Schritte zu erhöhen.

1.      Automatisches Importieren aller Daten aus Ihren Quellsystemen

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass alle nicht übereinstimmenden Daten automatisch aus den Quellsystemen abgerufen werden, um den Abgleichprozess vorzubereiten.

2.      Matching-Regeln definieren

Da Unternehmen unterschiedliche Matching-Prozesse benötigen, sollte der Prozess entsprechend Ihren Anforderungen definiert werden mithilfe des regelbasierten Matchings. Das regelbasierte Matching kann beispielsweise für die Übereinstimmung von Salden, Forderungen und Verbindlichkeiten, Lockboxen oder eCommerce-Zahlungen verwendet werden.

3.      Bankverbindungen & Abrufen von Kontoauszügen

Die Integrationen enden nicht mit dem Verbinden Ihrer ERP- und Finanzsysteme. Bevor Sie mit dem automatisierten Zahlungsabgleich beginnen können,  müssen Verbindungen zu all Ihren Banken hergestellt werden.

4.      Matching von internen mit externen Daten

Gleichen Sie Ihre internen Daten mit externen Daten aus Kontoauszügen ab.

5.      Ausnahmebehandlung

Nicht übereinstimmende Einträge, so genannte Ausnahmen, werden zur Ausnahmebehandlung für die Überprüfung weitergeleitet.

+ 1. Angereicherte Daten

Automatische Anreicherung der Daten aus verschiedenen Quellen noch vor dem Abgleich, um die Datenqualität zu verbessern. Das trägt dazu bei, den Prozentsatz der automatisch abgeglichenen Rechnungen zu erhöhen.

Automatisierte Payment Reconciliation zur Steigerung der Effizienz des Matching-Prozesses

Der automatisierte Zahlungsabgleich ist eine hervorragende Möglichkeit, die Effizienz der Matching-Prozesse zu verbessern. Eine Payment Reconciliation-Software vereinfacht diesen Prozess, so dass sich Ihr Team auf andere, sinnvollere Aufgaben konzentrieren kann, z. B. auf die Verbesserung der Finanz- und Buchhaltungsprozesse.

Automatisierete Zahlungsabgleichs-Tools helfen oft auch dabei, den Umfang nicht abgeglichener Transaktionen zu verstehen, so dass Sie feststellen können, ob es Verbesserungspotenziale gibt, um nicht abgeglichene Posten in Zukunft auf ein Minimum zu reduzieren. Mit einer regelbasierten Lösung kann der Automatisierungsgrad ständig angepasst werden für eine kontinuierliche Optimierung des Prozesses. Eine flexible Lösung ist wichtig, damit Admins problemlos und schnell Änderungen an den Abgleichs- und Buchungsregeln vornehmen können, um so den Unternehmensanforderungen stetig gerecht zu werden. Mit einem derartigen Tool kann das Team auch das Reporting pro Matching-Prozess bzw. -Einheit verbessern - besonders sinnvoll für zukünftige Optimierungen.

Was sind die Vorteile einer automatisierten Payment Reconciliation?

Kundenzufriedenheit

Ein zuverlässiges automatisiertes Zahlungsabgleichs-Tool ermöglicht es Ihnen, sich ein aktuelles Bild von den Zahlungseingängen und den bereits bezahlten Rechnungen zu machen. Auf diese Weise vermeidet das Unternehmen, seine Kundenbeziehungen durch das Versenden von Remindern (Zahlungserinnerungsschreiben) zu schädigen. Wenn man keine genaue Auskunft darüber hat, ob der Kunde sein Kreditlimit bereits überschritten hat, kann das zukünftige Verkäufe verhindern. Wenn der Kunde die Rechnungen bereits bezahlt hat, sein Konto aber eingefroren ist, weil das Kreditlimit überschritten zu sein scheint, kann der Kunde keine neuen Käufe tätigen.

Zeitersparnis & Reduzierung manueller Prozesse

Durch den automatisierten Abgleich bleibt mehr Zeit, um nicht eindeutig identifizierbare Transaktionen ausfindig zu machen und anschließend auszusortieren. Das Team muss auch weniger Zeit damit verbringen, unzählige Datensätze manuell zu durchsuchen - stattdessen müssen sie sich nur noch auf größere Abweichungen konzentrieren, auf die das System hingewiesen hat.

Betrugsprävention und höhere Transparenz

Ein automatisiertes Tool für den Zahlungsabgleich schnell und präzise sich wiederholende Fehler und betrügerische Aktivitäten ausfindig machen, so dass die zuständigen Mitarbeitenden schnell handeln und das Problem lösen können. Gleichzeitig ermöglicht ein solches Tool einen klaren Überblick über alle Transaktionen und Abschlusssalden des Unternehmens.

Kontinuierliche Weiterentwicklung des Unternehmen

Wenn der Abgleichsprozess harmonisiert und automatisiert ist und mit einem einzigen Tool durchgeführt wird, erhöht das auch die Effizienz des Reportings. Mit klar verständlichen Berichten kann das Unternehmen regemäßig auftretende Fehler oder Unstimmigkeiten abbilden und Einblicke in den Rechnungsstellungsprozess erhalten. Das Team kann sich dann darauf konzentrieren, die Datensatzverarbeitung zu verbessern, wiederholt auftretende Fehler zu erkennen und das Automatisierungstool weiter zu optimieren. Moderne Matching-Lösungen wie Nomentia Reconciliation bieten hohe Flexibilität und erlauben es dem Anwender, neue Automatisierungsregeln zu erstellen, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Nomentia Reconciliation nutzt Algorithmen des maschinellen Lernens, um den Anwender bei der Prozessoptimierung zu unterstützen.

Ist eine automatisierte Payment Reconciliation sinnvoll für Ihr Unternehmen?

Der Zahlungsabgleich ist eine kostengünstige Möglichkeit, die Effizienz Ihrer Zahlungsprozesse zu steigern und Ihre Abläufe zu verbessern. Auch wenn eine Anfangsinvestition erforderlich ist, um die Integrationen zwischen Ihren Systemen und Banken einzurichten (es sei denn, Sie nutzen bereits eine Payment Factory, die Payment Reconciliation als Zusatzfunktion anbietet), wird es sich für Sie auszahlen: Der Zahlungsabgleichs-Prozess kann gegen eine monatliche Gebühr automatisiert werden - und Ihr Team wird von der manuellen, fehleranfälligen Aufgabe des Abgleichs und der Buchung von Transaktionen befreit.