Zahlungssicherheit mit Payment Factories: Was Sie wissen müssen

Brian Hopkins, Experte für Sicherheit

Brian ist Chief Information Security Officer bei Nomentia für interne Abläufe und Prozesse verantwortlich, einschließlich Informationssicherheit, Datenschutz und ICT. Er verfügt über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Zahlungsautomatisierung, einschließlich Schlüsselpositionen in den Bereichen Produktbereitstellung, Produktmanagement, Carve-out-Projekte, Personalwesen und Informationssicherheit.

Brians umfangreiche Erfahrung und enge Zusammenarbeit mit Kunden haben sein Verständnis dafür perfektioniert, wie sich das Cash Management in Organisationen von manuellen Wiederholungen bis hin zu Prozessautomatisierung und Ausnahmemanagement entwickelt hat.

Sicherheitsherausforderungen bei Zahlungsvorgängen

Die größten Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit Zahlungen hängen mit ihrer sensiblen Natur zusammen, denn Zahlungsaktivitäten umfassen eine Reihe von Finanzdaten, darunter Kontodaten, Kundeninformationen und Transaktionsbeträge. Dies macht Zahlungen zu einem attraktiven Ziel für Cyberkriminelle. So gaben etwa laut dem AFP-Bericht von 2024 80 % der Unternehmen an, bereits Opfer von Zahlungsbetrug geworden zu sein. Fast 40 % der Unternehmen haben dabei weniger als ein Zehntel der gestohlenen Gelder zurückerhalten.

Jede Sicherheitslücke kann zu Datenkompromittierung, Betrug oder Unterbrechungen des Finanzbetriebs führen. Die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Sicherheit von Zahlungsaktivitäten lassen sich, so Brian, auf der Grundlage des CIA-Modells – Confidentiality, Integrity, Availability (Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit) – wie folgt kategorisieren:

• Confidentiality: Vertraulichkeitsverletzungen können auftreten, wenn Angreifer Daten, wie zum Beispiel Bankkontodaten, während der Übertragung abfangen. Da Zahlungssysteme große Mengen dieser Transaktionen verarbeiten, kann jede Sicherheitslücke nicht nur eine Zahlung, sondern ganze Netzwerke von Finanztransaktionen gefährden.
• Integrity: Jede Änderung – ob versehentlich oder böswillig – kann schwerwiegende finanzielle und betriebliche Folgen haben. So können etwa nicht autorisierte Änderungen an Zahlungsanweisungen, wie zum Beispiel die Änderung der Kontonummer des Begünstigten, zu fehlgeleiteten Zahlungen und finanziellen Verlusten führen.
• Availability: Die Verfügbarkeit von Zahlungsdiensten ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere in Echtzeit-Zahlungsumgebungen, in denen selbst kurze Ausfallzeiten zu erheblichen Betriebsstörungen führen können. Ein Denial-of-Service-Angriff (DoS) auf ein Zahlungssystem könnte alle ausgehenden Transaktionen stoppen und zu verspäteten Zahlungen, verlorenen Verträgen und Rufschädigung führen.

Diese Sicherheitsprobleme werden zudem immer schwieriger, da Zahlungssysteme immer komplexer werden, oft mit externen Anbietern zusammenarbeiten und sich in Richtung Sofortzahlungen bewegen.

Sicherheitsbedrohungen im Zahlungsverkehr und ihre Auswirkungen

Bei der Durchführung von Zahlungsvorgängen sollten sich Unternehmen der verschiedenen Sicherheitsbedrohungen durch Zahlungsbetrug bewusst sein. Zu den häufigsten Risiken gehören:

• Betrügerische Transaktionen: Betrug kann in vielen Formen auftreten, aber eine der häufigsten ist die Änderung von Zahlungsdaten. Cyberkriminelle können Zahlungsanweisungen abfangen und Kontonummern ändern, um Gelder auf betrügerische Konten umzuleiten. So kann ein Unternehmen beispielsweise um Millionen betrogen werden, wenn Hacker kompromittierte Anmeldedaten verwenden, um die Zahlungsdaten von Lieferanten zu ändern.
• Insider-Bedrohungen: Auch Mitarbeitende mit Zugang zu Zahlungssystemen können absichtlich oder unabsichtlich Sicherheitsverletzungen verursachen. Diese Insider-Bedrohungen sind dabei oft schwieriger zu erkennen, da sie Personen betreffen, die bereits Zugang zu sensiblen Systemen haben.
• Phishing und Social Engineering: Phishing-Angriffe werden immer raffinierter und zielen oft auf Mitarbeitende ab, indem sie etwa E-Mails versenden, die scheinbar von legitimen Geschäftskontakten stammen. Beim Phishing, darunter etwa der CEO-Betrug, geben sich Angreifer beispielsweise als Führungskraft eines Unternehmens aus und fordern dringende Zahlungen auf betrügerische Konten an.

Tritt eine der Bedrohungen ein, ist die unmittelbarste Auswirkung von Betrug meist ein finanzieller Verlust, der je nach Transaktionsgröße variieren kann. In Fällen, in denen große Summen im Visier sind, zum Beispiel bei Angriffen auf Banken, bei denen Hunderte Millionen auf dem Spiel stehen, kann der finanzielle Schaden gravierend sein. Es besteht auch das Risiko eines Reputationsschadens, der genauso schädlich sein kann. Selbst kleinere Betrugsversuche können zwar über lange Zeiträume unbemerkt bleiben, führen aber dennoch nach und nach zu erheblichen kumulativen Verlusten. Dies, obwohl diese durch Fortschritte bei den Betrugserkennungssystemen schwieriger durchzuführen sind. Einmalige Betrugsfälle mit hohem Wert bleiben jedoch trotz dieser fortschrittlichen Systeme ein großes Problem.

Warum Payment Factories die ideale Lösung für sichere Zahlungen sind

Aufgrund der kritischen Natur von Zahlungsvorgängen müssen Unternehmen die Systeme, die sie zur Verwaltung von Zahlungen verwenden, sorgfältig prüfen. ERP-Systeme und Bankportale sind zwar seit langem beliebt, können jedoch Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere wenn die Finanzinfrastruktur eines Unternehmens immer komplexer wird. Bankportale hingegen bieten nur begrenzte Funktionalitäten und sind stark von manuellen Prozessen abhängig, was das Risiko von Fehlern und Betrug erhöht.

Hier kommen Payment Factories ins Spiel, die als sichere Orte für Zahlungsaktivitäten dienen und diese effektiv vor gängigen Betrugsfällen schützen. Einer der Hauptvorteile der Nutzung einer Payment Factory ist die Möglichkeit, den Zahlungsprozess über mehrere Systeme und Banken hinweg zu harmonisieren. Die Payment Factory stellt sicher, dass alle Zahlungen spezifischen Genehmigungsprozessen folgen, wie etwa dem Vier-Augen-Prinzip für Genehmigungen oder integrierten Funktionen zur Betrugsprävention. Diese Funktionen können zum Beispiel doppelte Zahlungen oder nicht autorisierte Änderungen an Bankkontodaten erkennen. Darüber hinaus verfügen Payment Factories oft über robuste Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung sowie weitere Betrugserkennung.

Im nächsten Abschnitt wollen wir näher auf diese Sicherheitsfunktionen eingehen und besprechen, worauf Unternehmen bei einer Payment Factory achten sollten, um Zahlungssicherheit sicherzustellen.

Wichtige Sicherheitsmerkmale von Payment Factories

Um Payment Hubs effektiv zu schützen, muss die Plattform technische Lösungen mit sicheren Prozessen kombinieren. Bei der Auswahl eines Payment Hubs sollten Unternehmen deshalb auch auf die Sicherheitsaspekte achten. Dafür sind folgende Merkmale von Bedeutung:

Technische Sicherheitsmerkmale

Die technische Sicherheit eines Payment Hubs ist von grundlegender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sensible Informationen während des gesamten Zahlungsprozesses geschützt sind. In der Regel sind die technischen Sicherheitsmerkmale in Informationssicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001 geregelt. Folgende Elemente sind dabei unverzichtbar:

• Verschlüsselung: Die Datenverschlüsselung ist für Payment Hubs obligatorisch, sowohl bei der Speicherung von Daten (Verschlüsselung im Ruhezustand) als auch bei der Übertragung zwischen Systemen (Verschlüsselung während der Übertragung). Dadurch wird sichergestellt, dass alle sensiblen Zahlungsinformationen vor unbefugtem Zugriff oder Manipulation geschützt sind. Für alle in der Payment Factory verarbeiteten Daten müssen deshalb aktuelle Verschlüsselungsalgorithmen und Zertifikate verwendet werden. Für Zahlungen zwischen den internen Systemen des Kunden und externen Bankennetzwerken wird zudem eine Punkt-zu-Punkt Verschlüsselung benötigt.
• Prüfpfade und Unveränderlichkeit: Eine Payment Factory sollte über eine detaillierte Prüfpfadfunktion verfügen, die alle im System durchgeführten Aktionen aufzeichnet, zum Beispiel wer eine Zahlung veranlasst, genehmigt oder geändert hat. Diese Protokolle müssen unveränderlich sein, das heißt, sie können nach der Aufzeichnung nicht mehr geändert oder bearbeitet werden. Prüfprotokolle helfen Unternehmen, Probleme bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen, und können bei Betrug oder Fehlern als Beweismittel verwendet werden. Prüfprotokolle verhindern zwar keinen Betrug, bieten aber Transparenz über die Vorgänge.
• Single Sign-On (SSO) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Um den Zugriff auf das System weiter zu sichern, sollte die Payment Factory Single Sign-On (SSO) unterstützen, sodass sich Mitarbeitende über das Identitätsmanagementsystem ihrer Organisation anmelden können. SSO stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer mit verifizierten Anmeldedaten auf die Payment Factory zugreifen können. In Kombination mit der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bietet diese Funktion eine zusätzliche Schutzebene, die sicherstellt, dass externe Angreifer Anmeldedaten nicht missbrauchen können, um Zugriff zu erhalten.
• Echtzeitüberwachung und Warnmeldungen: Eine gut gesicherte Payment Factory überwacht Transaktionen in Echtzeit und erkennt verdächtige Aktivitäten oder Unstimmigkeiten sofort. Dazu kann die Erkennung von Änderungen bei Zahlungsbeträgen, Empfängerbankkonten oder Zahlungshäufigkeit gehören. Regel-gesteuerte Überwachungstools können frühzeitig vor potenziellem Betrug oder Fehlern warnen und Unternehmen so Zeit geben, vor der Zahlungsabwicklung einzugreifen.

Prozessbezogene Sicherheitsmerkmale

Über die technischen Aspekte hinaus erfordern Payment Factories auch umfassende Prozesse, um die Sicherheit und betriebliche Effizienz zu gewährleisten. Diese prozessbezogenen Merkmale stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden die Payment Factory sicher nutzen, insbesondere in großen Organisationen.

• Genehmigungsprozesse und Zugriffskontrolle: Eines der wichtigsten prozessbezogenen Merkmale ist die Sicherstellung, dass alle Zahlungsinformationen innerhalb des Systems unveränderlich bleiben. Dazu gehören strenge Genehmigungsprozesse, wie zum Beispiel das Vier-Augen-Prinzip, bei dem jeweils zwei autorisierte Personen Zahlungen mit hohem Wert oder hohem Risiko genehmigen müssen.
• Benutzerberechtigungen und -verwaltung: Die Verwaltung von Benutzerberechtigungen ist von entscheidender Bedeutung - besonders in großen Organisationen mit vielen Endbenutzern, wie zum Beispiel Shared Service Centern. Die Payment Factory sollte deshalb rollenbasierte Zugriffskontrollen ermöglichen, um sicherzustellen, dass jede Benutzerin und jeder Benutzer über die für seine Rolle angemessene Zugriffsebene verfügt – sei dies Vollzugriff zur Ausführung von Zahlungen oder nur schreibgeschützter Zugriff zur Ansicht von Daten.
• Aufgabentrennung: Um das Risiko von internem Betrug zu minimieren, sollte die Payment Factory zudem die Aufgabentrennung innerhalb des Zahlungsprozesses gewährleisten. So kann beispielsweise eine Mitarbeiterin eine Zahlung veranlassen, während ein anderer sie genehmigt. Diese Aufgabenteilung stellt sicher, dass niemals nur eine einzelne Person die vollständige Kontrolle über den Zahlungsprozess hat, und sorgt so für zusätzliche Sicherheit.

Fortschrittliche Betrugserkennung und -prävention

Funktionen zur Betrugserkennung sind für jede Payment Factory von entscheidender Bedeutung. Sie stellen sicher, dass potenziell betrügerische Aktivitäten erkannt und gestoppt werden, bevor sie eskalieren.

• Regel-basierte und KI-gestützte Betrugserkennung zur Analyse von Zahlungsdaten und zur Erkennung verdächtiger Muster. Wenn sich beispielsweise die Bankverbindung eines Verkäufers plötzlich ändert oder Zahlungen vom üblichen Muster abweichen, kann das System diese automatisch als potenziell betrügerische Aktivitäten kennzeichnen. KI- und maschinelle Lerntechnologien werden mit der Zeit immer besser und können legitime von betrügerischen Transaktionen immer effektiver unterscheiden.
• Berichterstattung und Analyse: Detaillierte Berichte auf der Grundlage von Zahlungsprotokollen und Echtzeitüberwachung ermöglichen es Unternehmen, Probleme schnell zu erkennen. Darüber hinaus können diese Protokolle in Security Operations Center (SOCs) integriert werden, sodass bei verdächtigen Aktivitäten Warnmeldungen und Reaktionen in Echtzeit möglich sind.

Betriebskontinuität und Notfallwiederherstellung

Zusätzlich zu den alltäglichen Sicherheitsfunktionen sollten Payment Factories über einen Plan für Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung verfügen, um sicherzustellen, dass der Zahlungsverkehr auch im Falle eines Ausfalls oder eines Cyberangriffs fortgesetzt werden kann.

• Sekundäres Hosting und Rechenzentren: Payment Factories sollten über mehrere Rechenzentren in verschiedenen Regionen verteilt sein. So wird sichergestellt, dass Zahlungen bei dem Ausfall eines Rechenzentrums über einen alternativen Standort umgeleitet werden können, um einen unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten.
• Notfallwiederherstellungspläne: Ein solider Notfallwiederherstellungsplan legt die Schritte fest, die der Anbieter im Falle eines Ausfalls zur Wiederherstellung der Dienste unternimmt, um sicherzustellen, dass Unternehmen im Rahmen ihrer Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) weiterhin reibungslos arbeiten können.

Herausforderungen und Best Practices für die Absicherung von Payment Factories

Trotz der vielen Sicherheitsfunktionen, die eine Payment Factory bietet, gehen mit der zunehmend wichtigeren Rolle von Payment Factories bei der Verwaltung von Zahlungen wachsender Unternehmen auch immer neue Herausforderungen einher. Brian Hopkins hebt zwei zentrale Herausforderungen hervor, die Payment Hub-User kennen sollten: die Zunahme von Echtzeitzahlungen und die wachsende Komplexität der Finanzsysteme.

Wachsende Herausforderungen

Mit Echtzeitzahlungen wird die Notwendigkeit einer stärkeren Sicherheit noch wichtiger. Sobald eine Zahlung veranlasst wurde, bleibt nur sehr wenig Zeit, um betrügerische Aktivitäten zu erkennen und rückgängig zu machen. Wenn beispielsweise eine betrügerische grenzüberschreitende Transaktion verarbeitet wird, kann es fast unmöglich sein, die Gelder zurückzuerhalten, insbesondere wenn die Zahlung in ein Land mit weniger strengen Finanzvorschriften geht.

Da Payment Factories auch immer stärker mit externen Finanzpartnern, Lieferanten und Kunden vernetzt sind, vergrößert sich die potenzielle Angriffsfläche zusätzlich. Diese Vernetzung bietet Cyberkriminellen mehr Angriffspunkte. Ein Cyberangriff auf einen Drittanbieter für Zahlungsdienste könnte sich auf das Hauptunternehmen und seine Geschäftstätigkeit auswirken.

Diese zwei Herausforderungen sind nur einige der neuen Probleme, mit denen sich Unternehmen bei der Nutzung von Payment Factories auseinandersetzen müssen. Obwohl Payment Factories mit robusten Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet sind, ist es unerlässlich, ihren Schutz kontinuierlich zu verstärken. Brian betont, dass technische Sicherheitsmaßnahmen dabei allein nicht ausreichen. Unternehmen müssen auch bewährte Verfahren einführen, die sich auf betriebliche Prozesse und interne Governance konzentrieren, um ihre Payment Factories effektiv zu sichern.

Best Practices für sichere Payment Factories

Hier sind Brians Top-Empfehlungen zur Verbesserung der Sicherheit von Payment Factories:

• Interne Schulungen: Einer der am häufigsten übersehenen Aspekte der Sicherheit von Payment Factories ist die Schulung der Mitarbeitenden. Ohne ausreichende Kenntnisse können selbst die besten technischen Systeme anfällig für menschliches Versagen sein. Alle Mitarbeitenden – insbesondere diejenigen, die für die Verwaltung von Zahlungen verantwortlich sind – müssen gründlich in der sicheren Nutzung der Payment Factory geschult werden. Es sollten regelmäßige Trainings durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Benutzer wissen, wie sie sich im System zurechtfinden und Fehler vermeiden, die zu Sicherheitsrisiken führen könnten.
• Aufbau einer Informationssicherheitskultur und Meldung von Vorfällen: Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, eine starke InfoSec-Kultur zu schaffen. Mitarbeitende sollten ermutigt werden, Vorfälle und ungewöhnliche Aktivitäten sofort zu melden. Klare Meldeverfahren helfen Unternehmen, potenzielle Sicherheitsverletzungen zu erkennen und zu beheben, bevor sie eskalieren.
• Implementierung gut durchdachter Kontrollen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Payment Factory mit Kontrollen ausgestattet ist, die die Möglichkeit von Fehlern oder Missbrauch verhindern. Zum Beispiel durch rollenbasierte Zugriffskontrollen oder die Implementierung von Datenunveränderlichkeit.
• Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen: Unternehmen sollten den Benutzerzugriff regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende nur über die für ihre Rollen erforderlichen Berechtigungen verfügen. Diese regelmäßige Überprüfung minimiert das Risiko eines unbefugten Zugriffs oder Missbrauchs durch Personen, die bestimmte Berechtigungen nicht mehr benötigen.
• Betriebskontinuität und Planung für Personaländerungen: Viele Unternehmen müssen sich überlegen, was passiert, wenn wichtige Benutzer das Unternehmen verlassen oder nicht verfügbar sind, da dies zu erheblichen Verzögerungen oder Risiken bei der Zahlungsabwicklung führen kann. Unternehmen sollten Ersatzmitarbeitende haben, die geschult und bereit sind, die Aufgaben zu übernehmen, falls eine wichtige Benutzerin nicht verfügbar ist. Dadurch werden Unterbrechungen vermieden und sichergestellt, dass die Zahlungsaktivitäten ohne Unterbrechung fortgesetzt werden können. Darüber hinaus ermöglicht ein gut ausgearbeiteter Plan zur Betriebskontinuität Unternehmen einen reibungslosen Übergang. Diese Pläne sollten alle Aspekte des Betriebs der Payment Factory abdecken und sicherstellen, dass es bei kritischen Prozessen keine Lücken gibt.
• Due Diligence von Anbietern und vernetzte Sicherheit: Payment Factories arbeiten oft mit externen Anbietern, Lieferanten und Partnern zusammen. Diese Vernetzung vergrößert die potenzielle Angriffsfläche. Für Unternehmen ist es unerlässlich, eine strenge Due Diligence von Anbietern durchzuführen und sicherzustellen, dass Drittanbieter hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Wenn diese externen Partner nicht ordnungsgemäß überprüft werden, kann dies im Falle einer Sicherheitsverletzung zu einem Dominoeffekt führen.

Die Zukunft der Sicherheit in Payment Factories

Mit der Weiterentwicklung der Cyber-Bedrohungslandschaft müssen auch die Sicherheitsmaßnahmen im Zusammenhang mit Zahlungsaktivitäten weiterentwickelt werden. KI und maschinelles Lernen werden in Zukunft eine entscheidende Rolle bei der Zahlungssicherheit spielen und verbesserte Funktionen zur Betrugserkennung bieten können, mit denen Transaktionsmuster in Echtzeit analysiert und verdächtige Aktivitäten gemeldet werden können, bevor sie zu einem ernsthaften Problem werden.

Mit der zunehmenden Verbreitung KI-gesteuerter Systeme werden jedoch auch Cyberkriminelle wahrscheinlich ihre Taktiken anpassen. Fortgeschrittene KI könnte überzeugendere Phishing-Versuche erstellen oder Schwachstellen in automatisierten Zahlungssystemen ausnutzen. Treasury-Manager müssen deshalb wachsam bleiben und die Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich aktualisieren, um diesen sich entwickelnden Bedrohungen immer einen Schritt voraus zu sein.

Auch die Verhaltensanalyse wird an Bedeutung gewinnen. Das heißt, dass Systeme wie Payment Hubs lernen können, was für jede Benutzerin oder Benutzer „normales“ Verhalten ist, und dann Abweichungen erkennen könnten, die auf kompromittierte Anmeldedaten oder Insider-Bedrohungen hinweisen.

Tipps für Unternehmen, die sich nach einer Payment Factory umsehen 

Unternehmen, die Payment Factories einführen, sollten sich unbedingt über ihre Sicherheitsanforderungen im Klaren sein und einen Anbieter auswählen, der diesen Anforderungen entspricht. Bei der Sicherheit geht es nicht nur um die Implementierung der neuesten Technologien, sondern auch um Prozesse und Menschen. Der Aufbau einer Sicherheitskultur, die Durchführung regelmäßiger Schulungen für Mitarbeitende und die Festlegung klarer Protokolle für den Umgang mit Zahlungen sind wesentliche Schritte zur Risikominimierung.

Darüber hinaus sollten Unternehmen bei der Anschaffung einer Payment Factory oder anderer Software stets die Sicherheitsfähigkeiten der Anbieter gründlich analysieren. Dabei emfieht sich, ihre Compliance-Zertifizierungen, ihre Protokolle zur Reaktion auf Vorfälle und die allgemeine Sicherheitsarchitektur zu überprüfen. Durch diese proaktiven Schritte können Unternehmen eine sichere Umgebung schaffen, die ihre Zahlungsaktivitäten schützt und den langfristigen betrieblichen Erfolg unterstützt.

Maßgeschneiderte Lösungen können Ihnen bei der Bewältigung der Herausforderungen in der Zahlungssicherheit die nötige Klarheit schaffen. Wenn Sie fachkundige Beratung bei der Einrichtung einer Payment Factory benötigen, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten ist, steht Nomentia zur Verfügung, um Sie auf diesem Weg zu begleiten. Wenden Sie sich an uns, um zu erfahren, wie wir Sie unterstützen können.

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