So verhindern Sie Zahlungsbetrug

Payment Process Controls erklärt

Zahlungssicherheit sollte niemals vernachlässigt werden. Sichere Unternehmenszahlungen sind von entscheidender Bedeutung, um finanzielle Vermögenswerte zu schützen, das Vertrauen der Interessengruppen zu wahren und die Einhaltung gesetzlicher Standards sicherzustellen. Kurz gesagt: Sichere Zahlungen sind das Rückgrat der Widerstandsfähigkeit und Kontinuität von Unternehmen.

Mit dem technologischen Fortschritt wird auch Zahlungsbetrug immer häufiger und die Taktiken immer ausgefeilter. KI, Maschinentäuschung, Echtzeit-Zahlungssysteme und kollaborative Betrugsnetzwerke machen Methoden wie Phishing, Social Engineering und auch synthetische Identitäten immer einfacher. Die Verteidiger der Zahlungssicherheit haben somit alle Hände voll zu tun. Betrüger entwickeln ständig neue Angriffsmethoden und zwingen die Verteidiger, sich kontinuierlich anzupassen – sie biegen Regeln zurecht, aktualisieren Sicherheitsmodelle und fügen weitere Authentifizierungsebenen hinzu, nur um Schritt zu halten.

Wenn dies nicht gelingt, kann dies schwerwiegende Folgen haben, nicht nur Rufschädigung oder Betriebsstörungen, sondern auch Bußgelder und rechtliche Konsequenzen – ganz zu schweigen von den erheblichen finanziellen Verlusten durch die betrügerischen Transaktionen. Diese finanziellen Verluste können sich erheblich auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken und möglicherweise zu Gewinneinbußen und Unzufriedenheit bei den Aktionären führen.

Ich hatte die Gelegenheit, mich mit Jukka Estola, Senior Product Manager bei Nomentia, über die sich entwickelnde Landschaft der Erkennung und Verhinderung von Zahlungsbetrug zu unterhalten und darüber, wie die Payment Process Controls von Nomentia dazu beitragen, Unternehmenszahlungen vor Zahlungsbetrug zu schützen.

Jukka Estola, Experte für Zahlungssicherheit

Jukka Estola, einer der erfahrenen Experten von Nomentia mit fast 20 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Softwarelösungen zur Sicherung von Zahlungsprozessen in Unternehmen, ist die Person, der Sie unbedingt zuhören sollten, wenn es um Zahlungssicherheit geht.

Als leitender Produktmanager ist er an der Entwicklung fortschrittlicher Tools zur Prävention von Zahlungsbetrug, verbesserter Compliance und optimierten Finanzabläufen für globale Unternehmen beteiligt. Seine umfassende Erfahrung und sein tiefes Verständnis für Zahlungstechnologie machen ihn zu einer vertrauenswürdigen Informationsquelle auf diesem Gebiet.

Zahlungsbetrug: Die aktuelle Lage

Zahlungsbetrug ist eine betrügerische und zunehmend öffentlich bekannt gewordene Handlung, die auf die Finanztransaktionen eines Unternehmens abzielt. Obwohl oft behauptet wird, dass ein Großteil der auftretenden Zahlungsbetrugsfälle unbemerkt bleibt oder zumindest nicht öffentlich bekannt wird, häufen sich die Schlagzeilen, die von einer nahezu epidemischen Verbreitung berichten. Beispiele wie der Betrug an der Toyota Boshoku Corporation in Höhe von 37 Millionen US-Dollar durch gefälschte Rechnungen oder der Nikon-Betrug in Höhe von etwa 29 Millionen US-Dollar durch einen Business Email Compromise (BEC)-Betrug unterstreichen die zunehmende Verbreitung und Raffinesse von Zahlungsbetrug.

Betrüger verwenden fortschrittliche, sogar KI- oder ML-gesteuerte Techniken, um täuschend echte gefälschte Rechnungen oder E-Mails zu erstellen, sodass es schwierig ist, sie von legitimen zu unterscheiden. Betrüger, die Social-Engineering-Taktiken anwenden oder sich überzeugend als vertrauenswürdige Kontakte oder hochrangige Führungskräfte ausgeben, können Mitarbeitende dazu bringen, Standard-Verifizierungsprozesse zu umgehen, indem sie ein Gefühl von Dringlichkeit oder Autorität erzeugen.

Nomentia Payment Process Controls 

Während unseres Gesprächs erklärte Jukka, wie es bei Nomentias Payment Process Controls darum geht, die Sicherheit zu stärken und die Integrität ausgehender Zahlungen zu wahren. Er stützte sich auf seine fast zwei Jahrzehnte lange Erfahrung in der Entwicklung von Softwarelösungen zur Sicherung von Zahlungsprozessen in Unternehmen und betonte den umfassenden Ansatz, den Nomentia zur Verhinderung von Zahlungsbetrug verfolgt.

„Im Kern bietet unsere Lösung einen entscheidenden Schutz vor Zahlungsbetrug, indem sie nicht autorisierte Transaktionen ständig überwacht und erkennt. Dies reduziert nicht nur das Risiko finanzieller Verluste, sondern hilft Unternehmen auch dabei, interne Richtlinien und externe Vorschriften einzuhalten“, erklärte er. Das System verwendet eine Kombination aus vordefinierten Regeln, anpassbaren Einstellungen, automatischen Warnmeldungen und der Erkennung von Anomalien zur Kennzeichnung verdächtiger Transaktionen, was seiner Meinung nach „die Gesamteffizienz von Zahlungsprozessen erheblich verbessert“.

Wichtige Komponenten der Betrugsprävention im Zahlungsverkehr mit Payment Process Controls

Die Rolle von Blocklisten bei der Betrugsprävention im Zahlungsverkehr

„Blocklisten sind ein wesentliches Instrument zur Verhinderung von Zahlungsbetrug“, so Estola. „Die Verwendung von Blocklisten hilft, die Zahlungsabwicklung zu optimieren, indem sie die richtigen und angemessenen Zahlungsempfänger – wie reguläre Lieferanten oder Partner – identifiziert und festlegt, welche Art von Zahlungen auf welche Konten geleistet werden können. Dadurch wird das Risiko minimiert, dass Routinezahlungen fälschlicherweise als verdächtig eingestuft werden, was zu weniger Unstimmigkeiten im Betriebsablauf führt.“

Blocklisten dienen als Schutz vor nicht autorisierten oder verdächtigen Instanzen, zu denen manchmal auch interne Akteure gehören können. „Blocklisten sollten als Möglichkeit betrachtet werden, Versuche von Mitarbeitenden oder Insidern zu unterbinden, Gelder auf ihre eigenen Konten umzuleiten“, erklärte er. Unternehmen können bestimmte Bankkonten – wie beispielsweise von Mitarbeitenden – oder bestimmte Zahlungsarten in ihre Blocklisten aufnehmen. So können sie ungewöhnliche Transaktionen wie etwa Versuche, Kreditorendaten zu ändern, um Gelder auf nicht autorisierte Konten umzuleiten, kennzeichnen. „Dies ist eine effektive Möglichkeit, internen Betrug zu verhindern, ohne die normalen Gehaltszahlungen zu beeinträchtigen.“

Betrugsprävention durch Zahlungsregeln

Estola erklärte, dass bedingte Regeln eine weitere wichtige Komponente der Nomentia Payment Process Controls sind. „Bedingte Regeln ermöglichen es Unternehmen, spezifische Kriterien festzulegen, die eine Zahlung erfüllen muss, um ausgeführt zu werden“, sagt er. So können Organisationen beispielsweise Regeln auf der Grundlage von Zahlungsbeträgen, -häufigkeiten oder sogar -zielen festlegen. „Wenn eine Zahlung nicht mit diesen vordefinierten Bedingungen übereinstimmt, wird sie zur weiteren Überprüfung markiert.“ Diese proaktive Maßnahme hilft dabei, potenziell betrügerische Aktivitäten zu erkennen, wie zum Beispiel ungewöhnlich hohe Transaktionen oder Zahlungen an unbekannte Empfänger.

Zahlungsbetrug mit zeitbasierten Bedingungen verhindern

„Zeitbasierte Bedingungen sind besonders nützlich, um Betrug zu verhindern, der sich außerhalb der Geschäftszeiten oder in Zeiten geringer Aufsicht zunutze macht“, betonte Estola. Unternehmen können bestimmte Zeiten festlegen, zu denen sich Benutzer anmelden dürfen, um Zahlungen zu verarbeiten. „Wenn Benutzer daran gehindert werden, Zahlungen außerhalb der Arbeitszeiten zu veranlassen“, sagte er, „hilft dies, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass betrügerische Aktivitäten in Zeiten geringerer Aufsicht durchgehen.“

Automatische Erkennung von Anomalien bei ausgehenden Zahlungen

„Wir haben eine automatische Anomalieerkennung in das System integriert, um alle Transaktionen zu identifizieren, die von der Norm abweichen“, erklärte Estola. Die Lösung analysiert Zahlungsmuster in Echtzeit und kennzeichnet auffällige Transaktionen – zum Beispiel, wenn ein Zahlungsbetrag deutlich höher als üblich ist das Zielland unerwartet ist. „Diese Echtzeit-Erkennungsfunktion ermöglicht ein sofortiges Eingreifen und das Stoppen einer verdächtigen Zahlung, bevor sie verarbeitet wird“, betonte er.

Manuelle oder automatisierte Überprüfung von Zahlungen

Die Nomentia Payment Process Controls-Lösung bietet Flexibilität sowohl bei automatisierten als auch bei manuellen Überprüfungsoptionen. „Zahlungen, die als unregelmäßig gekennzeichnet sind, können entweder automatisch gestoppt oder zur manuellen Überprüfung an das Finanzteam weitergeleitet werden“, so Estola. Diese Kombination aus Automatisierung und menschlicher Aufsicht „schafft einen robusten Mechanismus, um Betrug zu erkennen und zu stoppen, bevor er Schaden anrichtet.“

Benachrichtigungs- und Warnsystem

„Unser Benachrichtigungssystem ist so konzipiert, dass die richtigen Personen sofort benachrichtigt werden, wenn eine Zahlung als Anomalie gekennzeichnet wird“, so Estola. „Es geht darum, eine schnelle Reaktion zu ermöglichen. Je früher man von einer potenziell betrügerischen Transaktion erfährt, desto schneller kann man handeln, um sie zu stoppen oder zu untersuchen.“

Einhaltung interner und externer Richtlinien

Estola wies auch darauf hin, dass die Kontrollen von Nomentia sicherstellen, dass jede Zahlung sowohl den internen Finanz- und Treasury-Richtlinien als auch den externen Vorschriften entspricht. Durch die konsequente Einhaltung dieser Regeln „wird das Risiko behördlicher Strafen reduziert und die Wahrscheinlichkeit minimiert, dass Fehler oder betrügerische Aktivitäten durchrutschen“, sagte er.

Wie Sie mit Nomentia Payment Process Controls Zahlungsbetrug verhindern

Bei der Diskussion über die Verhinderung von Zahlungsbetrug mit Jukka Estola wies dieser darauf hin, dass es bei der Verhinderung von Zahlungsbetrug nicht nur darum geht, verdächtige Transaktionen im Nachhinein zu erkennen, sondern auch darum, Prozesse zu entwickeln, die Betrug von Anfang an nahezu unmöglich machen. „Für eine sichere Zahlungsabwicklung ist es ebenso wichtig, sowohl internen als auch externen Betrug zu bekämpfen.“

Verhinderung von internem und externem Zahlungsbetrug

Estola wies darauf hin, dass „interner Betrug ein besonders herausforderndes Problem darstellt, da er Mitarbeitende oder Insider betrifft, die bereits Zugang zu Unternehmensressourcen haben. Unsere Payment Process Controls zielen darauf ab, dies erheblich zu erschweren, indem sie es Organisationen ermöglichen, mehrstufige Genehmigungsprozesse für bestimmte Zahlungsarten oder -beträge einzurichten. Das bedeutet, dass keine einzelne Person die Befugnis hat, risikoreiche Transaktionen allein durchzuführen, wodurch die Möglichkeit für nicht autorisierte Zahlungen reduziert wird.“

Auch in Bezug auf externe Bedrohungen bietet Nomentia Payment Process Controls einen ähnlichen Schutz. „Ob es sich um einen Cyberangreifer handelt, der versucht, Gelder abzuschöpfen, oder um einen Lieferanten, der doppelte Rechnungen einreicht – unser System ist darauf ausgelegt, diese Anomalien zu erkennen und sie sofort zu stoppen“, fügte Estola hinzu.

Erkennung von Doppelzahlungen

„Doppelzahlungen sind eine der häufigsten Formen von Zahlungsfehlern und können manchmal für Betrugszwecke ausgenutzt werden“, erklärte Estola. „Unsere Lösung vergleicht automatisch wichtige Details wie die Kontonummern der Kreditoren, die Zahlungsbeträge und die Währungen, um potenzielle Duplikate zu identifizieren.“ Die Kontrollen von Nomentia können noch weiter gehen, indem sie Überweisungsinformationen wie Rechnungsnummern oder Referenznummern überprüfen. „Es geht darum sicherzustellen, dass jede Zahlung legitim ist und nur einmal verarbeitet wird.“

Häufige Kreditorenkontrollen

Um verdächtige Aktivitäten aufzudecken, wie zum Beispiel wiederholte Zahlungen von Mitarbeitenden auf ihr eigenes Konto oder an ein betrügerisches Unternehmen, führt das System von Nomentia häufige Kreditorenprüfungen durch. „Organisationen können akzeptable Häufigkeiten und Bedingungen für Zahlungen an bestimmte Kreditoren definieren“, so Estola. „und wenn eine Zahlung außerhalb dieser Parameter liegt, wird sie zur weiteren Überprüfung markiert.“

Sperrung risikoreicher Zahlungen

„Um das Problem risikoreicher Zahlungen anzugehen, haben wir es Unternehmen ermöglicht, spezifische Blocklisten für risikoreiche Konten, Länder oder sogar Zahlungsarten zu erstellen“, erklärte Estola. „Wenn eine Zahlung eines dieser Blocklisten-Kriterien erfüllt, stoppt das System automatisch die Verarbeitung.“ Diese Funktion ist besonders wirksam, um zu verhindern, dass Gelder an bekannte Betrüger oder in risikoreiche Länder gesendet werden.

Erkennung ungewöhnlicher Währungs-Länder-Kombinationen

„Eines der subtileren Anzeichen für Zahlungsbetrug ist eine ungewöhnliche Währungs-Länder-Kombination“, so Estola. „Zum Beispiel sollte eine Zahlung eines US-Unternehmens an einen deutschen Lieferanten in japanischen Yen sofort Alarm auslösen.“ Die Kontrollen von Nomentia sind darauf ausgelegt, diese Unstimmigkeiten zu erkennen. „Durch die Identifizierung und Kennzeichnung solcher Unregelmäßigkeiten können wir verhindern, dass betrügerische oder fehlerhafte Zahlungen ausgeführt werden“, fügte er hinzu.

Überwachung von Änderungen an Kreditorenkonten auf versuchten Zahlungsbetrug

„Manchmal kann das Hinzufügen eines neuen Kontos für einen bestehenden Kreditor ein Zeichen für einen Betrugsversuch sein“, warnt Estola. Die Lösung von Nomentia überwacht Änderungen an Kreditorenkonten und verfolgt bekannte Konten über einen festgelegten Zeitraum, wie zum Beispiel die letzten sechs Monate. „Eine gängige Taktik von Betrügern besteht darin, legitime Rechnungen abzufangen – zum Beispiel durch den Diebstahl von Firmenpost – und die Bankkontodaten durch betrügerische zu ersetzen. Die Rechnung sieht legitim aus, aber die Zahlungen werden auf das Konto des Betrügers umgeleitet. Es kann unglaublich schwierig sein, zu erkennen, ob das Bankkonto des Empfängers nicht mehr dasselbe ist wie zuvor.“ erklärte er. „Wenn wir eine unerwartete Änderung feststellen, wie zum Beispiel die Umleitung von Zahlungen auf ein neues Konto, wird dies zur Überprüfung markiert.“

Erkennung ungewöhnlicher Zahlungsbeträge

Estola wies darauf hin, dass ein weiteres wirksames Merkmal die Erkennung ungewöhnlicher Zahlungsbeträge ist. „Wir verwenden historische Daten, um Transaktionen zu identifizieren, die erheblich von der Norm abweichen“, erklärte er. Wenn eine Zahlung beispielsweise dreimal so hoch ist wie der Durchschnitt der letzten zehn Zahlungen, wird sie als potenziell verdächtig markiert. „So können ungewöhnlich hohe oder niedrige Zahlungen erkannt werden, die auf Betrug oder Fehler hindeuten könnten.“ Was manuelle Zahlungen betrifft – stellen Sie sich vor, jemand gibt einen falschen Zahlungsbetrag ein und macht sich dann die Mühe, das Geld zurückzufordern.

Erkennung von Währungsdiskrepanzen

„Unser System überprüft auch, ob die Zahlungswährung mit der Währung des Bankkontos des Schuldners übereinstimmt“, so Estola. „Währungsdiskrepanzen können auf Fehler oder sogar betrügerische Versuche hinweisen, Zahlungen auf ungewöhnliche Weise umzuleiten.“ Neben der Betrugsprävention hilft diese Funktion Organisationen, Geld zu sparen, indem sichergestellt wird, dass Zahlungen vom richtigen Währungskonto aus getätigt werden. „Zum Beispiel fallen bei einer USD-Zahlung von einem EUR-Konto unnötige Umtauschgebühren an, insbesondere wenn ein USD-Konto mit ausreichenden Mitteln verfügbar ist“, erklärte er. Durch die Optimierung der Währungsnutzung tragen die Kontrollen von Nomentia dazu bei, Kosten zu senken und eine strengere Kontrolle über ausgehende Zahlungen zu gewährleisten.

Verhinderung von Zahlungsbetrug in der Praxis

Szenarien zur Verhinderung von Zahlungsbetrug

Die Bekämpfung von Zahlungsbetrug in der realen Welt kann mit unerwarteten Herausforderungen verbunden sein, die Unternehmen berücksichtigen sollten. Betrachten Sie zum Beispiel Folgendes:

1. Szenario: Scheinanbieter und Briefkastenfirmen

Frau Wagner arbeitet in der Finanzabteilung eines mittelgroßen Fertigungsunternehmens. Sie hat Zugriff auf das Lieferantenmanagementsystem und stellt fest, dass die Erstellung neuer Lieferanten nur begrenzt überwacht wird. Um diese Schwachstelle auszunutzen, erstellt Frau Wagner einen gefälschten Lieferanten namens „North Supply GmbH“ im Zahlungssystem des Unternehmens, der als legitimer Lieferant von Rohstoffen erscheint. Anschließend erstellt sie mehrere gefälschte Rechnungen für nicht existierende Waren. In den nächsten Monaten bearbeitet Frau Wagner diese Rechnungen und die Zahlungen werden auf ein Konto überwiesen, das sie unter dem Namen „North Supply GmbH“ kontrolliert.

Wie Nomentia Payment Process Controls diesen Zahlungsbetrug verhindert:

• Regeln zur Erkennung von Anomalien: Die Kontrollen von Nomentia können ungewöhnliche Muster bei Zahlungsbeträgen, -häufigkeiten oder Zielkonten erkennen. Ein Lieferant, der plötzlich mehrere Zahlungen ohne vorherige Historie oder Genehmigung erhält, löst eine Warnung aus.
• Neue Kreditorenkonten werden erkannt: Das System überprüft, ob sich die Kreditorendaten geändert haben, zum Beispiel ob ein neues Bankkonto mit einem bestehenden Lieferanten verknüpft ist. Da „North Supply GmbH“ neu angelegt wurde, würde dies eine Überprüfung auslösen.
• 4-Augen-Prinzip bei der Anlage von Lieferanten: Wenn Frau Wagner versucht, einen neuen Lieferanten anzulegen, setzt Nomentia das 4-Augen-Prinzip durch. Ein leitender Angestellter erhält eine Benachrichtigung und muss den neuen Lieferantenantrag prüfen und genehmigen, wodurch eine zusätzliche Genehmigungsebene hinzugefügt wird, die Frau Wagner nicht umgehen kann.

2. Szenario: Doppelte Rechnungen

Herr Bach, ein Supplier Relationship Manager, bemerkt, dass die Buchhaltung seines Unternehmens jeden Monat mit Hunderten von Rechnungen überschwemmt wird. Er beschließt, dies auszunutzen, indem er dieselbe Rechnung zweimal im Abstand von mehreren Monaten einreicht, in dem Wissen, dass die Kreditorenbuchhaltung bei einem so hohen Volumen die doppelte Rechnung übersehen könnte. Die doppelte Zahlung wird ausgeführt und James steckt das zusätzliche Geld ein.

Wie Nomentia Payment Process Controls diesen Zahlungsbetrug verhindert:

• Regel zur Erkennung von Duplikaten: Die Kontrollen von Nomentia sind so eingestellt, dass sie automatisch doppelte Rechnungen erkennen, indem sie wichtige Details wie das Kreditorenkonto, die Rechnungsnummer, den Zahlungsbetrag und die Zahlungswährung vergleichen. Wenn James dieselbe Rechnung zum zweiten Mal einreicht, kennzeichnet das System sie als Duplikat.
• Benachrichtigungs- und Warnsystem: Sobald Nomentia ein potenzielles Duplikat erkennt, sendet es sofort eine Warnung an das Finanzteam, das überprüfen und bestätigen kann, ob die Zahlung legitim oder betrügerisch ist.

3. Szenario: Vorsätzliche Überzahlung

Frau Schubert, ein Mitglied des Procurement-Teams, stimmt mit einem Lieferanten ab, eine Rechnung um 15.000 € zu überzahlen. Nachdem die Zahlung verarbeitet wurde, kontaktiert Frau Schubert den Lieferanten, um eine Rückerstattung des überschüssigen Betrags zu beantragen, gibt jedoch ihre persönlichen Bankkontodaten für die Rückerstattung anstelle der Kontodaten des Unternehmens an. Der Lieferant, der dies für eine legitime Korrektur hält, erstattet Frau Schubert den überbezahlten Betrag.

Wie Nomentia Payment Process Controls diesen Zahlungsbetrug verhindert:

• Erkennung ungewöhnlicher Zahlungsbeträge: Das System von Nomentia vergleicht den Zahlungsbetrag mit historischen Daten und stellt fest, dass die Zahlung von 15.000 € den durchschnittlichen Rechnungswert für diesen Lieferanten übersteigt. Diese Anomalie löst einen Alarm aus.
• Manuelle Überprüfung erforderlich: Die markierte Zahlung wird zur manuellen Überprüfung zurückgehalten, bei der die Finanzmitarbeiter die Details überprüfen und die Zahlung genehmigen oder ablehnen müssen. Durch diesen Prozess wird verhindert, dass die Überzahlung unbemerkt bleibt.
• 4-Augen-Prinzip für Zahlungsanpassungen: Wenn Frau Schubert versucht, die Zahlungsdetails für eine Rückerstattung anzupassen, erzwingt das System eine doppelte Genehmigung. Eine zweite Person muss die Anpassung überprüfen und genehmigen, wodurch verhindert wird, dass sie Gelder auf ihr Konto umleitet.

4. Szenario: Reaktivierung inaktiver Lieferanten

Herr Mahler, der in der Kreditorenbuchhaltung arbeitet, stellt fest, dass mehrere Lieferantenkonten im System seit Jahren inaktiv sind. Er beschließt, einen dieser Lieferanten, „Greenfield Solutions“, zu reaktivieren und die Zahlungsdetails auf ein von ihm kontrolliertes Konto zu aktualisieren. Herr Mahler wickelt dann mehrere Zahlungen an den reaktivierten Lieferanten unter dem Vorwand ab, alte Schulden zu begleichen.

Wie Nomentia Payment Process Controls diesen Zahlungsbetrug verhindert:

• Neue Kreditorenkonten werden erkannt: Selbst wenn der ruhende Kreditor reaktiviert wird, überprüft das System, ob sich die Bankverbindung geändert hat. Da Herr Mahler die Zahlungsinformationen auf ein neues Konto aktualisiert hat, wird diese Änderung zur Überprüfung markiert.
• Bedingte Regeln für Reaktivierungen: In Nomentia erfordert die Reaktivierung eines zuvor deaktivierten Lieferanten eine doppelte Genehmigung nach dem 4-Augen-Prinzip. Alle Änderungen am Kreditor müssen von einer zweiten Person überprüft und genehmigt werden, um die Übersicht zu gewährleisten. Selbst wenn dies im ERP-System erfolgt, wird dieser Fall dennoch von der neuen Kreditorenregel erkannt und gekennzeichnet.

5. Szenario: Zahlung auf das falsche Konto

Laura, eine Junior-Buchhalterin, erhält eine E-Mail von einem scheinbar vertrauenswürdigen Lieferanten, in der sie zur Zahlung auf ein neues Bankkonto aufgefordert wird. Da Laura nicht weiß, dass die E-Mail von einem Betrüger stammt, aktualisiert sie die Zahlungsdetails im System und wickelt die Zahlung ab. Das Geld wird auf das Konto des Betrügers statt auf das Konto des legitimen Lieferanten umgeleitet.

Wie Nomentia Payment Process Controls diesen Zahlungsbetrug verhindert:

• Erkennung von Änderungen bei Kreditorenkonten: Die Kontrollen von Nomentia melden die Änderung der Bankverbindung des Lieferanten. Jede Aktualisierung der Gläubigerinformationen löst einen obligatorischen Überprüfungsprozess aus.
• Regeln zur Erkennung von Anomalien: Das System stellt fest, dass das neue Bankkonto nicht mit der üblichen Länder- oder Währungskombination für diesen Lieferanten übereinstimmt, und löst eine Warnung zur weiteren Überprüfung aus.

6. Szenario: Falsche Änderung der Bankverbindung

Ein Betrüger gibt sich als leitender Angestellter eines Stammlieferanten aus und sendet eine gefälschte E-Mail an die Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens, in der er um eine Aktualisierung seiner Bankverbindung bittet. Der Kreditorenbuchhalter, der die Anfrage für legitim hält, aktualisiert die Bankverbindung im System und plant die nächste Zahlung. Das Geld wird auf das Konto des Betrügers überwiesen.

Wie Nomentia Payment Process Controls diesen Zahlungsbetrug stoppen:

• Überprüfung von Änderungen im Kreditorenregister: Die Kontrollen von Nomentia erfordern eine Überprüfung aller Änderungen der Bankdaten von Lieferanten. Änderungen im Kreditorenregister erfordern besondere Rechte und unterliegen dem 4-Augen-Prinzip, das sicherstellt, dass Änderungen vor ihrer endgültigen Durchführung von zwei autorisierten Personen überprüft und genehmigt werden. Das System kennzeichnet diese Änderungen automatisch zur Überprüfung.
• Benachrichtigungen: Wenn die Änderung vorgenommen wird, benachrichtigt das Warnsystem von Nomentia das Finanzteam über eine risikoreiche Änderung und fordert eine manuelle Überprüfung an.
• Anforderung des 4-Augen-Prinzips: Bevor die Änderung abgeschlossen wird, verlangt Nomentia, dass der Kreditorenbuchhalter die Änderung einleitet, die dann von einem leitenden Angestellten nach dem 4-Augen-Prinzip überprüft und genehmigt werden muss. Dadurch wird sichergestellt, dass mehrere Kontrollen vorhanden sind, um die Rechtmäßigkeit des Antrags zu überprüfen.

7. Szenario: Beschleunigte Zahlungen

Tom, ein interner Mitarbeiter, merkt, dass sein betrügerisches Zahlungsvorhaben kurz vor der Aufdeckung steht. Um die Gelder schnell zu transferieren, bevor der Betrug entdeckt wird, versucht er, mehrere dringende Zahlungsanfragen außerhalb der Bürozeiten durchzusetzen, und behauptet, sie seien für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung. Er versucht, routinemäßige Genehmigungsverfahren zu umgehen, um die Zahlungsabwicklung zu beschleunigen.

Wie Nomentia Payment Process Controls diesen Zahlungsbetrug verhindert:

• Zeitbasierte Bedingungen: Die Kontrollen von Nomentia setzen Arbeitszeitbeschränkungen durch und verhindern, dass Tom außerhalb der Bürozeiten auf das System zugreifen kann. Tom kann sich nicht im System anmelden, um seinen Betrugsversuch abzuschließen, wenn weniger Personen zuschauen.
• Anomalieerkennung bei Zahlungsgeschwindigkeit: Das System überwacht die Häufigkeit und Dringlichkeit von Zahlungen. Wenn ein plötzlicher Anstieg von Zahlungen mit hoher Priorität festgestellt wird, löst es einen Alarm aus, der von einem leitenden Manager überprüft werden muss.
• Anomalieerkennung bei mehreren Zahlungen an denselben Gläubiger: Das System meldet einen plötzlichen Anstieg der Zahlungshäufigkeit und löst einen Alarm aus, der von einem anderen Mitarbeitenden oder Manager überprüft werden muss, um einen Betrug zu verhindern.

Zahlungsbetrug bekämpfen mit Nomentia

Durch den Einsatz von Nomentia Payment Process Controls in Kombination mit Multi-Faktor-Authentifizierung bei der Genehmigung können Organisationen eine Vielzahl von Zahlungsbetrugsversuchen abwenden. Die Lösung integriert automatische Anomalieerkennung, bedingte Regeln, Warnmeldungen und MFA, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen streng überwacht und überprüft werden. Diese mehrschichtige Verteidigungsstrategie bietet einen robusten Schutz sowohl vor internen als auch externen Betrugsversuchen und schützt die finanziellen Vermögenswerte und den Ruf der Organisation.

Best Practices zur Betrugsprävention im Zahlungsverkehr

Da Organisationen mit immer ausgefeilteren Zahlungsbetrugsmethoden zu kämpfen haben, ist die Betrugsprävention für Finanzteams weltweit zu einer entscheidenden Priorität geworden. In meinem Gespräch mit Jukka Estola haben wir nicht nur über Methoden zur Verhinderung von Betrug gesprochen, sondern auch über Best Practices zur Sicherung von Zahlungen und wie Nomentia Payment Process Controls dabei helfen kann.

Expertenperspektive auf Regeln zur Verhinderung von Zahlungsbetrug

1. Überprüfung auf doppelte Zahlungen: „Doppelte Zahlungen sind häufiger als man denkt und können entweder auf Fehler oder auf vorsätzlichen Betrug zurückzuführen sein.“ Nomentia Payment Process Controls behebt dieses Problem, indem Transaktionsdetails wie Kreditorenkonten, Beträge und Währungen verglichen werden, um doppelte Zahlungen automatisch zu erkennen und zu verhindern. Dadurch werden sowohl finanzielle Verluste als auch betriebliche Ineffizienzen reduziert und sichergestellt, dass jede Transaktion eindeutig und verifiziert ist.
   
   
2. Erkennung gefälschter Rechnungen: Die Identifizierung gefälschter Rechnungen kann eine gewaltige Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Betrüger immer ausgefeiltere Techniken anwenden. „Der Schlüssel liegt darin, nach Mustern zu suchen, die unpassend erscheinen“, rät Estola. Die Zahlungskontrollen von Nomentia prüfen Überweisungsinformationen, Rechnungsdetails und Transaktionshistorie auf Anomalien, sodass nur legitime Rechnungen genehmigt werden können. Dies verringert das Risiko, dass betrügerische Rechnungen unentdeckt bleiben, und trägt zur Aufrechterhaltung eines gesunden Zahlungsökosystems bei.
   
   
3. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): „Die MFA ist eine der einfachsten und zugleich effektivsten Sicherheitsmaßnahmen.“ Obwohl es sich nicht um eine direkte Zahlungskontrolle handelt, dient die MFA als robuste Barriere gegen unbefugten Zugriff auf Zahlungssysteme. Durch die Anforderung mehrerer Verifizierungsformen vor der Genehmigung von Transaktionen wird verhindert, dass Betrüger leicht in Systeme eindringen können, und der Zahlungsprozess wird um eine zusätzliche Sicherheitsebene erweitert.

Best Practices zur Implementierung von Zahlungsprozesskontrollen

Um Zahlungsbetrug wirksam zu verhindern, müssen Organisationen über einzelne Regeln hinausblicken und einen umfassenden Ansatz für die Zahlungssicherheit verfolgen. Dies beginnt mit einer gründlichen Überprüfung der gesamten Zahlungsvorgänge der Organisation, von Anfang bis Ende.

1. Beginnen Sie mit einer ganzheitlichen Überprüfung der Zahlungsvorgänge: Vor der Implementierung von Kontrollen sollten Organisationen ihren gesamten Zahlungsprozess abbilden, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren. „Es ist von entscheidender Bedeutung, den Zahlungsfluss innerhalb Ihrer Organisation zu verstehen“, so Estola. Dazu gehört die Identifizierung aller Beteiligten, Zahlungsarten und Punkte, an denen Betrug auftreten könnte. Die Durchführung einer detaillierten Überprüfung hilft bei der Entwicklung maßgeschneiderter Kontrollen, die auf spezifische Risiken innerhalb der Organisation eingehen.
   
   
2. Gleichgewicht zwischen globaler Zahlungszentralisierung und lokaler Unabhängigkeit: „Ein zentralisiertes Zahlungssystem erhöht die Sicherheit, muss aber mit der Notwendigkeit lokaler Unabhängigkeit in Einklang gebracht werden, um regionale Vorschriften einzuhalten.“ Die Lösung von Nomentia ermöglicht es Organisationen, ihre Zahlungskontrollen zu zentralisieren und gleichzeitig lokale Einheiten bei der Einhaltung globaler und lokaler Vorschriften zu unterstützen. So können Unternehmen beispielsweise ein einheitliches Regelwerk für alle Standorte einführen und gleichzeitig flexibel auf lokale Besonderheiten und regulatorische Anforderungen eingehen.
   
   
3. Regelmäßige Aktualisierung Ihrer Blocklisten: Eine der wirksamsten Methoden zur Betrugsprävention ist die Führung aktueller Blocklisten mit riskanten oder nicht autorisierten Empfängern. „Regelmäßige Aktualisierungen dieser Listen sind unerlässlich“, so Estola. Die Lösung von Nomentia vereinfacht diesen Prozess, indem sie es Unternehmen ermöglicht, Aktualisierungen auf der Grundlage aktueller Transaktionen und Trends zu automatisieren. Dieser proaktive Ansatz minimiert das Risiko, Zahlungen an Empfänger zu senden, an die sie nicht gehen sollen.
   
   
4. Regelmäßige Überprüfung und Audits der Richtlinien: „Richtlinien müssen sich mit der Bedrohungslandschaft weiterentwickeln“, betonte Estola. Regelmäßige Richtlinienüberprüfungen und Audits tragen dazu bei, dass die Zahlungskontrollen wirksam bleiben. Nomentia Payment Process Controls unterstützt dies durch detaillierte Berichterstattung im Standard Validation & Process Controls Report. Dieses Protokoll sammelt Daten, die Unternehmen genau überwachen sollten. Es kann Probleme aufdecken, die möglicherweise manuelle Anpassungen erfordern, oder Probleme in Quellsystemen aufzeigen, die behoben werden müssen, um wiederkehrende Probleme in Nomentia zu vermeiden.
   
   
5. Mitarbeiterschulung und -sensibilisierung: „Technologie allein reicht nicht aus; die Sensibilisierung der Mitarbeitenden ist entscheidend“, fügte Estola hinzu. Regelmäßige Schulungen können den Mitarbeitenden helfen, potenzielle Betrugsversuche zu erkennen.
   
   

Umsetzbare Schritte zur Stärkung der Zahlungssicherheit

Unternehmen, die ihre Zahlungssicherheit erhöhen möchten, wird ein multidimensionaler Ansatz empfohlen:

• Führen Sie umfassende Risikobewertungen durch: Bewerten Sie regelmäßig den Zahlungsprozess des Unternehmens, um neue Schwachstellen zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle vorhandenen Kontrollen wie vorgesehen funktionieren.
• Aktualisieren Sie regelmäßig Whitelists und Blocklisten: Halten Sie vertrauenswürdige und gesperrte Entitäten auf dem neuesten Stand, um das aktuelle Geschäftsumfeld und neu auftretende Bedrohungen widerzuspiegeln.
• Implementieren Sie eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Nutzen Sie die MFA, wo immer möglich, um eine zusätzliche Schutzebene gegen unbefugten Zugriff hinzuzufügen.
• Planen Sie routinemäßige Richtlinienüberprüfungen: Erstellen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die Überprüfung und Aktualisierung von Zahlungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass diese sowohl mit internen Zielen als auch mit externen Vorschriften übereinstimmen.
• Kontinuierliche Mitarbeiterschulungen: Entwickeln Sie fortlaufende Schulungsprogramme, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die Bedeutung der Zahlungssicherheit verstehen und mit den neuesten Bedrohungen und Präventionstechniken vertraut sind.

Wie Nomentia Best Practices zur Betrugsprävention unterstützt

Nomentia Payment Process Controls sind so konzipiert, dass sie diese Best Practices nahtlos in die Zahlungsvorgänge eines Unternehmens integrieren. „Unsere Lösung ist flexibel, anpassungsfähig und auf Ihre spezifischen Bedürfnisse ausgerichtet“, so Estola. Durch die Kombination von automatisierten Prüfungen mit anpassbaren Regeln, Echtzeit-Warnmeldungen und umfassenden Berichten ermöglicht Nomentia es Unternehmen, potenziellen Betrugsrisiken immer einen Schritt voraus zu sein.

Estola drückt es so aus: „Wir stellen die Tools zur Verfügung, aber es liegt an den Unternehmen, sie sinnvoll zu nutzen.“ Mit einer soliden Grundlage aus Best Practices und der richtigen Technologie können Unternehmen einen sicheren, effizienten und betrugsresistenten Zahlungsprozess aufbauen.

Erfahren Sie mehr über die Erkennung und Prävention von Zahlungsbetrug:

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• Webinar: Controlling Your Payment Processes
• Ebook: Are your cashflows safe from fraud?
• Three main pillars to consider to tackle payment fraud