Stena Metall Group

Stena Metall Group

Stena Metall Group on erikoistunut innovatiiviseen kierrätykseen. Konserni kierrättää vuosittain kuusi miljoona tonnia jätettä tuotannon raaka-aineeksi. Stena Metall Groupin tarjoamiin palveluihin kuuluvat resurssien suunnittelu- ja hallintapalvelut, kierrätys ja kierrätettyjen raaka-aineiden, terästuotteiden, alumiiniseoksien, laivapolttoaineiden ja energian varastointijärjestelmien tuotanto, sekä uraauurtava, lentotuhkasta peräisin olevan vaarallisen jätteen puhdistus- ja käsittelyteknologia. Konsernin toiminta nojaa kattaviin taloudellisiin toimintoihin.

Konsernin yhdeksän maata ja 220 toimipaikkaa kattavat toiminnot työllistävät 4365 eri alojen työntekijää. Stena Metallin taloustoiminnot koostuvat noin viidestäkymmenestä yrityksestä, sadastaviidestäkymmenestä maksuliikennetyökalujen käyttäjästä, kahdeksasta pankista ja useista eri toiminnanohjausjärjestelmistä.

Tilanneanalyysi ennen tarjouspyyntöä

Tarve uudelle työskentelytavalle ilmeni, kun Stena Metall Group huomasi työkorvauksiin liittyviä tehottomuuksia. Kaikki, jotka työskentelivät lähtevien tiedostomaksujen parissa, loivat maksutiedoston omasta ERP-järjestelmästään, joka tallennettiin ennalta määrättyyn kansioon Stena Metallissa. Tämän jälkeen käyttäjien oli kirjauduttava jokaiseen pankkiin ja ladattava maksutiedostot manuaalisesti ennalta määritetystä kansiosta. Seuraavaksi tiedostomaksu hyväksyttiin (neljän silmän periaatetta noudattaen) valtakirjan mukaisesti ennen kuin pankki kykeni suorittamaan maksun.

Järjestelmän maksuturvallisuus ei ollut standardien mukainen, koska se ei mahdollistanut ennalta määrättyyn kansioon tallennettavien maksutiedostojen salaamista. Tämä porsaanreikä mahdollisti, että kuka tahansa, jolla oli pääsy maksutiedostoihin olisi kyennyt tekemään petoksen. Järjestelmän käyttäjähallinta oli työlästä ja sitä valvoi Stena Metalin sisäisen pankin AB Stena Metall Finansin valtakirja.

Tunnistettuaan toimintansa puutteet ja haasteet, Stena Metall ymmärsi, että maksuliikenneratkaisun käyttöönotto voisi ratkaista heidän ongelmansa. 

Projektin tavoite

Stena Metallin useat tavoitteet tulevalle teknologiaratkaisulleen kirkastuivat alustavien sisäisten keskustelujen aikana..

• Petosriskiä tulisi minimoida lisäämällä turvallisuutta maksuliikenneratkaisuun viedyillä salatuilla maksutiedostoilla.
• Eri toimintojen järjestelmien vaihtelevia tiedostomuotoja tukevat integraatiot mahdollistavat kokonaisvaltaisen integraation kaikkiin toiminnanohjausjärjestelmiin..
• Tämän lisäksi tiettyjen pankkien tiedostomuotoja koskevat erityisvaatimukset tulisi olla hallittavissa automaattisesti.
• Maksuliikenneratkaisun tulisi lähettää salatut tiedostot asiaankuuluviin pankkeihin pääkäyttäjien valtuutuksen jälkeen.
• Konsernin sisäisellä pankilla, AB Stena Metall Finansilla, tulisi olla valtakirja kaikille konserniin kuuluville yhtiöille.
• Ratkaisun tulisi lisätä tehokkuutta niin paljoin kuin mahdollista ja erityisesti lisätä tilien täsmäytysprosessien automaatioastetta.

Tarjouspyyntöprosessi

Tarjouspyyntöprosessin aikana kävi selväksi, että Nomentian työkalut pystyivät vastaamaan Stena Metallin vaatimuksiin ja tarjoamaan teknisiä ratkaisuja tarjouspyynnössä esitettyihin haasteisiin ja tavoitteisiin. Vaikka tarjouspyyntöön vastasi useita muitakin ohjelmistotoimittajia, Stena Metall valitsi Nomentian, koska Nomentia pystyi täyttämään tarjouspyynnön vaatimukset ja koska Nomentia oli vahva asema Pohjoismaissa.

Maksuliikkenneratkaisun toteutus ja tulokset

Yhteistyön ja projektin määrittelyn jälkeen totesimme yhdessä, että Nomentian maksuliikenneratkaisu- ja pankkitilien hallintamoduulien käyttöönotto parantaa tilannetta riittävästi.

Nyt Stena Metall voi integroida Nomentian maksuliikenneratkaisun kaikkiin pankkeihin ja ERP-järjestelmiin luodakseen yhdenmukaisen maksukeskuksen, joka käsittelee maksut eri pankkeihin ERP-järjestelmien maksutietoja käyttämällä. Nomentian avulla kaikki maksutiedostomuodot konvertoidaan automaattisesti järjestelmien välillä ja niiden välillä kulkevat maksutiedot salataan täysin.

Maksuliikenneratkaisu myös suoraviivaisti käyttäjänhallintaa ja valtakirjan osoittamista vain sitä tarvitseville riippumatta siitä, mille taholle maksut suoritetaan. Lisäksi Nomentian maksuliikenneratkaisu mahdollisti automaattisen tilitäsmäytyksen pankkien ja toiminnanohjausjärjestelmien välillä.

Järjestelmän lisäasennukset

Nomentian modulaarinen lähestymistapa mahdollistaa helpon aloituksen vain yhdellä tai kahdella ratkaisulla ja ratkaisujen lisäämisen kun tarpeet kasvavat. Näin kävi myös Stena Metallille, joka alun perin käytti maksu- ja tilinhallintatyökaluja haasteidensa ratkaisemiseen. Nomentian uudella ratkaisukokoonpanolla oli kuitenkin mahdollista saada enemmän aikaan. Lopulta Stena Metall ottikin käyttöön kaksi lisämoduulia samassa ympäristössä: kassanäkyvyys ja kassavirtaennusteet.

Kassanäkyvyysratkaisun käyttöönoton myötä Stena Metallin sisäinen pankki kykenee seuraamaan kassatilannettaan keskitetysti hakemalla kaikki olennaiset tiedot eri pankeista ja ERP-järjestelmistä. Tämän lisäksi Nomentia kerää ERP-järjestelmistä tietoja kassavaroista ja maksuista.  Nämä tiedot luovat perustan kassavirtaennusteille, joiden avulla Stena Metall saa paremman käsityksen tulevista kassavaroistaan. Tämä raportointijärjestelmä mahdollistaa myös transaktiotason analysoinnin ja porautumisen syvälle dataan. Tämän ansiosta Stena Metall voi nyt tehdä tietoisempia taloudellisia päätöksiä.

Uusi normaali

Stena Metallilla on nyt keskittänyt kassanhallintatoimintonsa Nomentiaan. Aika- ja kustannussäästöjen lisäksi keskitetty maksuliikennejärjestelmä mahdollistaa tehokkaat ja turvalliset maksut, jotka on täysin integroitu pankkeihin ja toiminnanohjausjärjestelmiin. Lisäksi Nomentia yhden keskitetyn näkymän kassavirtoihin ja kassatilanteeseen ja mahdollistaa kassavirtaennusteiden tekemisen kaikkien käytettävissä olevien tietojen perusteella mikä auttaa tulevien kassapositioiden analysoimisessa.