Stena Metall Group

Über die Stena Metall Group

Die Stena Metall Group ist auf innovatives Recycling spezialisiert. Das Unternehmen recycelt 6 Millionen Tonnen Abfall und verwandelt sie in Rohstoffe. Derzeit bietet Stena Metall Dienstleistungen in den Bereichen Design und Ressourcenmanagement sowie Recycling und Wiederverwendung an und liefert recycelte Rohstoffe, Stahlprodukte, Aluminiumlegierungen, Schiffskraftstoffe, Energiespeichersysteme sowie eine bahnbrechende Technologie für die Reinigung und Aufbereitung gefährlicher Abfälle aus Flugasche. Alle diese Dienstleistungen erfordern umfangreiche Finanzoperationen.

Die Aktivitäten der Gruppe erstrecken sich auf 220 Standorte in 9 Ländern und werden von 4365 Mitarbeitenden in den verschiedenen Geschäftsbereichen getragen. Die Finanzoperationen von Stena Metall verteilen sich auf etwa 50 Unternehmen, 150 Benutzer im Zahlungsverkehr, acht Banken und viele verschiedene ERP-Systeme.

Situationsanalyse vor dem RFP

Der Bedarf an neuen Arbeitsabläufen wurde deutlich, als die Stena Metall Group Ineffizienzen bei der Bearbeitung von Zahlungen feststellte. Jeder, der mit ausgehenden Dateizahlungen arbeitete, musste eine Zahlungsdatei aus seinem eigenen ERP-System erstellen, die in einem vorher festgelegten Ordner bei Stena Metall gespeichert wurde. Danach mussten sich die Benutzer bei jeder Bank einzeln anmelden und die Zahlungsdateien manuell aus dem vorgegebenen Ordner hochladen. Im nächsten Schritt wurde die Zahlungsdatei gemäß dem Vier-Augen-Prinzip von den entsprechenden Bevollmächtigten genehmigt, bevor die Bank die Zahlung ausführen konnte.

Die Zahlungssicherheit im System entsprach nicht mehr den Standards, da die Zahlungsdateien im vorgegebenen Ordner nicht verschlüsselt waren. Diese Lücke ließ jedem, der Zugang zu den Zahlungsdateien hatte, die Gelegenheit zum Betrug. Die Benutzerverwaltung war umständlich und musste von Bevollmächtigten in der internen Bank von Stena Metal, AB Stena Metall Finans, überwacht werden.

Als Stena Metall diese Ineffizienzen und Schwierigkeiten feststellte, erkannte das Unternehmen, dass die Implementierung einer Zahlungstechnologie diese Probleme möglicherweise lösen könnte. Daher wurde ein Request for Proposal-Verfahren eingeleitet, um Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen. So konnten sie verschiedene Lösungen und Dienstleistungen vergleichen und bewerten, um die beste Lösung für ihre Bedürfnisse zu finden.

Wunschergebnis des Projekts

Die Stena Metall Group hatte mehrere Ziele für ihre zukünftige Technologie, die sich während der ersten internen Diskussionen herauskristallisierten:

• Das Betrugsrisiko sollte minimiert werden, indem die Sicherheit durch verschlüsselte Dateien direkt zum Payment Hub erhöht wird.
• Die Unterstützung der verschiedenen Dateiformate der Systeme der einzelnen Unternehmen sollte eine vollständige Integration mit allen ERP-Systemen ermöglichen.
• Darüber hinaus sollten spezifische Anforderungen bestimmter Banken an Dateiformate automatisch verwaltet werden.
• Nach der Autorisierung durch die Hauptnutzer sollte das Zahlungszentrum die verschlüsselten Dateien zur Ausführung an die entsprechenden Bankkonten senden.
• Die interne Bank innerhalb der Gruppe, AB Stena Metall Finans, sollte die Vollmacht für alle Unternehmen der Gruppe haben.
• Die Lösung sollte, wo immer möglich, Effizienz ermöglichen und insbesondere den Automatisierungsgrad der Kontenabgleichsprozesse erhöhen.

RFP-Prozess

Während des RFP-Prozesses wurde deutlich, dass Nomentia einer der Anbieter war, der die Anforderungen von Stena Metall erfüllen und die nötigen technische Lösungen anbieten konnte, um die in der RFP beschriebenen Herausforderungen und Ziele zu berücksichtigen. Obwohl es mehrere andere Mitbewerber gab, die auf das RFP geantwortet haben, entschied sich Stena Metall für Nomentia, weil das Unternehmen in der Lage war, alle Anforderungen des RFPs zu erfüllen, und weil Nomentia eine dominante Präsenz in den nordischen Ländern hat.

Payment Hub-Implementierung und Ergebnisse

Nach der Zusammenarbeit und dem Scoping des Projekts kamen wir gemeinsam zu dem Schluss, dass die Implementierung von Nomentias Payment Hub- und Bank Account Management-Modulen ausreicht, um Stena Metalls Situation zu verbessern.

Nun kann Stena Metall Nomentias Payment Factory mit allen am Zahlungsverkehrt beteiligten Banken und ERP-Systemen integrieren, um eine einheitliche Zahlungsumgebung zu schaffen, die Zahlungen anhand von Daten aus dem jeweiligen ERP-System an verschiedene Banken verarbeitet. Mit Nomentia als Vermittler werden alle Dateiformate automatisch zwischen den Systemen konvertiert und die Zahlungsdaten, die zwischen den Systemen fließen, vollständig verschlüsselt.

Der Payment Hub ermöglichte auch eine einfache Benutzerverwaltung mit der Erteilung von Vollmachten nur für diejenigen, die sie benötigen, unabhängig davon, für welche Einheit die Zahlungen getätigt werden. Nicht zuletzt ermöglichte der Payment Hub von Nomentia einen automatischen Kontenabgleich zwischen Banken und ERP-Systemen.

Spätere Erweiterungen

Der modulare Ansatz von Nomentia erlaubt einen einfachen Start mit nur einer oder zwei Lösungen und die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Lösungen zu ergänzen. Dies war auch bei Stena Metall der Fall, die zunächst die Payments- und Bank Account Management-Lösungen einsetzten, um ihre Herausforderungen zu bewältigen. Es gab jedoch noch mehr Potenzial, das mit diesem Aufbau realisiert werden konnte. Daher implementierte Stena Metall zwei zusätzliche Module, Cash Visibility und Cash Flow Forecasting, innerhalb der gleichen Umgebung.

Mit Cash Visibility kann Stena Metalls interne Bank alle relevanten Daten von verschiedenen Cash-Pool-Banken und ERPs abrufen und so ihre Cash-Positionen zentral überwachen. Darüber hinaus sammelt Nomentia nun Daten zu Kassenbeständen und Zahlungen, einschließlich wiederkehrender und ausstehender Zahlungen aus ERP-Systemen. Diese Daten bilden die Grundlage für Cashflow-Prognosen, die Stena Metall ein besseres Verständnis zukünftiger Cash-Positionen ermöglichen. Dieses Berichtssystem erlaubt auch Analysen und Drilldowns bis auf Transaktionsebene. Als Ergebnis kann Stena Metall nun fundiertere Entscheidungen über seine Finanzen treffen.

Neuer Status quo

Stena Metall verfügt nun über zentralisierte Cash-Management-Funktionen mit Nomentia. Neben Zeit- und Kosteneinsparungen ermöglicht dies effiziente und sichere Zahlungen, die vollständig mit allen Banken und ERP-Systemen integriert sind. Darüber hinaus bietet es eine zentrale Stelle für Cash Visibility und ermöglicht Prognosen, um zukünftige Cash-Positionen basierend auf allen verfügbaren Informationen zu analysieren.