Payment Factory vs. Banking-Portale: Ein Vergleich

Jedes Unternehmen tätigt Zahlungen, sei es über Bankportale oder Zahlungstechnologien. In diesem Artikel vergleichen wir, inwiefern sich die Verwaltung von Zahlungen über Bankportale von einer Payment Factory unterscheidet. Wir gehen auf die Schwachstellen bei der Verwendung traditioneller E-Banking-Tools und die wichtigsten Vorteile und Funktionen von Payment Factories ein. Zuletzt geben wir einige Tipps, wie sie eine Lösung auswählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Was ist eine Payment Factory?

Eine Payment Factory, auch Payment Hub, ist eine Software, die unternehmensweite Zahlungen zentralisiert, indem sie Daten aus verschiedenen Zahlungssystemen wie ERP-, Bank-, Treasury-, Buchhaltungs- oder Finanzsystemen zusammenführt. Sie vereinfacht die Zahlungsprozesse und ermöglicht Transaktionen über verschiedene Banken und Kanäle hinweg von einer Plattform aus. Diese Zentralisierung steigert die Effizienz, reduziert manuelle Fehler, verbessert die Transparenz und Kontrolle über Finanzvorgänge und optimiert letztlich das Cash Management.

Wie funktionieren Online-Banking-Portale für Zahlungen?

Viele Unternehmen begleichen ihre Rechnungen über Banking-Portale, indem sie Überweisungen vom Bankkonto aus tätigen, ähnlich wie bei einer Überweisung im Privatkundengeschäft. Im Corporate Banking beginnt es in der Regel mit einer Rechnung, einer Gehaltszahlung oder einer anderen Form von Zahlungsaufforderung, die von jemandem aus dem Finanz- oder Buchhaltungsteam verifiziert wird. Anschließend meldet sich der oder die Verantwortliche für Verbindlichkeiten beim entsprechenden Online-Banking-Portal des Unternehmens an und erstellt aus diesen Daten eine Transaktion.

Um nicht von einer einzigen Bank abhängig zu sein, besitzen Unternehmen üblicherweise Konten bei mehreren Banken. Das Geld ist auf mehrere Bankkonten verteilt und Zahlungen müssen somit von verschiedenen Banken getätigt werden, was bedeutet, dass man sich jeweils für jede Bank separat im Online-Banking-Portal anmelden muss. Dieser Prozess kann bei zahlreichen Banken sehr zeitaufwendig werden und es ist auch schwieriger zu erkennen, wie viel Geld für Zahlungen zur Verfügung steht, da das Geld auf verschiedene Konten verteilt ist, ohne dass eine zentrale Übersicht möglich ist.

Payment Factory vs. Online-Banking-Tool – Was ist der Unterschied? 

Eine Payment Factory ist eine Technologie, die von spezialisierten Zahlungsanbietern angeboten wird. Sie erlaubt es den Unternehmen, konzernweite Zahlungen über verschiedene Banken hinweg von einem einzigen Ort aus zu steuern. Online-Banking-Portale werden dagegen von Banken angeboten und dienen im Wesentlichen lediglich der Verwaltung von Bankkonten, Zahlungen und anderen Verwaltungsaufgaben, die mit Firmenkonten verbunden sind.

Die größten Herausforderungen ohne Payment Factory

Es gibt mehrere Probleme im Zusammenhang mit Einrichtungen, die keinen Payment Hub beinhalten, insbesondere wenn Unternehmen mit zunehmender Größe immer mehr Zahlungen von verschiedenen Bankkonten verarbeiten müssen. Dies sind einige der häufigsten Probleme, mit denen unsere Kunden vor der Implementierung eines Hubs konfrontiert waren:

1. Fehlende zentrale Einsicht in die Cash-Positionen

Wenn die Kassenbestände auf verschiedene Bankkonten verteilt sind, ist es schwierig, die aktuelle Cash-Position des Unternehmens zu ermitteln, was jedoch von großer strategischer Bedeutung ist. Darüber hinaus ist es schwierig, die Zahlungsströme zu verfolgen, wenn diese Daten verteilt sind.

2. Zeitaufwendige Zahlungsabwicklung

Eine weitere Herausforderung, mit der Finanz-, Treasury- oder Buchhaltungsteams bei Online-Banking-Portalen konfrontiert sind, besteht darin, dass alle Zahlungen manuell in jedem Portal einzeln getätigt werden müssen, was bei Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von täglichen Zahlungen unglaublich zeitaufwendig ist.

3. Abhängigkeit von Bankzugangsdaten

Wenn Ihr Team wächst, wird die Verwaltung der Benutzer immer komplexer, da für die Anmeldung bei Bankportalen oft verschiedene Tokens erforderlich sind. Leider handelt es sich bei diesen Tokens in der Regel immer noch um physische Geräte, sodass Sie immer darauf angewiesen sind, sie mit sich zu führen. Angenommen, Sie müssen auf 10 Bankkonten zugreifen, benötigen Sie möglicherweise 10 verschiedene Tokens, und wenn Sie unterwegs sind oder auch nur zwischen Zuhause und dem Büro pendeln, kann das ziemlich unpraktisch sein. Zusätzliche Arbeit ergibt sich auch, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und Zugangsdaten entzogen werden müssen.

4. Hohes Betrugs- und Fehlerrisiko

Manuelle Zahlungen über Banking-Portale sind fehler- und betrugsanfällig. Wenn jede Transaktion manuelle Dateneingaben erfordert, passieren schnell Fehler, was schwerwiegende Folgen für die Unternehmensfinanzen haben kann. Zudem ist es bei manueller Ausführung von Transaktionen auch schwieriger, betrügerische Zahlungen zu erkennen, da Sie alle Zahlungen manuell überprüfen müssen, um festzustellen, ob es potenzielle Anomalien gibt.

5. Keine Sicherheits- oder andere Prozesskontrollen

Wenn Sie Zahlungen über ein Banking-Portal vornehmen, fehlen oft wichtige Schritte, die Payment Hubs automatisch erledigen. Dazu gehören etwa Sicherheitskontrollen, um Betrug zu verhindern, um Fehler zu vermeiden, Zahlungen abzugleichen oder Sanktionen zu überprüfen. Diese Schritte manuell durchzuführen, kann sehr zeitaufwendig sein und programmierte Computer erledigen dies einfach und viel effizienter.

6. Herausforderungen bei zu hoher Anzahl von Zahlungen

Wie bereits erwähnt, gilt: Je mehr Zahlungen Sie über verschiedene Bankportale ausführen müssen, desto mehr Zeit verbringen Sie damit. Manchmal bedeutet dies, dass es schwierig ist, mit der Anzahl der Zahlungen Schritt zu halten. Anstatt das Problem durch die Einstellung von mehr Personal zu lösen, ist es sehr üblich, sich eine automatisierte Zahlungstechnologie zuzulegen, die Ihnen bei der Effizienzsteigerung von Prozessen helfen kann.

7. Fast keine Integrationsmöglichkeiten

Banken selbst bieten nur sehr begrenzte Integrationsmöglichkeiten mit Finanz-, Buchhaltungs- oder ERP-Systemen an, sodass Prozesse nicht richtig automatisiert werden können. Diese Systeme enthalten wichtige Informationen für die Zahlungsvorgänge der Finanz-, Buchhaltungs- und Treasury-Teams und sollten im Idealfall vollständig mit den Banken integriert sein, um eine zentrale Informationsquelle zu bieten. Dies ist zwar teilweise durch den Aufbau von Bankverbindungen mit Banken möglich, erfordert jedoch viel Arbeit Ihres Teams und mehreren IT-Spezialisten. Eine maßgeschneiderte Technologie, die dies alles abwickelt, ist daher viel einfacher zu verwalten.

Die Vorteile einer Payment Factory

Unternehmen können auf vielfältige Weise von der Nutzung eines Payment Hubs profitieren. Zu den am häufigsten genannten Vorteilen gehören:

• Zentralisierung von Zahlungen, Aufgaben und Daten

Einer der Hauptgründe für die Anschaffung einer Payment Factory ist die Fähigkeit, alle Zahlungsdateien unabhängig von den beteiligten Banken oder Quellsystemen zu zentralisieren. Mittels geeigneter Verbindungsprotokolle stellt er eine Verbindung zu all Ihren Bankkonten her, sodass Sie Zahlungen zentral ausführen und auf alle unternehmensweiten, relevanten Cashflow-Daten über dasselbe System zugreifen können. Dadurch erhalten Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Finanzen und können Ihre Zahlungsprozesse optimieren.

• Kosten- und Zeitersparnis

Durch die Automatisierung und Zentralisierung von Zahlungsprozessen können Sie viel Zeit sparen, was langfristig auch zu Einsparungen bei den Arbeitskosten führen kann. Darüber hinaus ermöglichen Payment Hubs automatische Sicherheitsprüfungen, die dazu beitragen, Zahlungsbetrug und Fehler zu minimieren, wodurch ebenfalls finanzielle Einsparungen gemacht werden können.

• Sofortige Cashflow-Transparenz

Wenn Zahlungen über ein zentrales System abgewickelt werden, kann die Payment Factory Ihre Zahlungsausgänge detailliert nachverfolgen. So erhalten Sie einfachen, sofortigen Zugriff auf wertvolle Informationen zum Cashflow. Darüber hinaus können Muster und wiederkehrende Transaktionen leicht identifiziert und in Liquiditäts- oder Cashflow-Prognoseberichte aufgenommen werden, sofern das Tool dies zulässt.

• Weniger Abhängigkeit von technischem Support

Die Anbieter von Payment Factories sind für die Erstellung und Verwaltung der Verbindung zwischen Ihren Lösungen, Banken und ERP-Systemen verantwortlich. Das bedeutet, dass Treasury-Teams keine technischen Spezialisten benötigen, um Bankverbindungen einzurichten oder zu pflegen. Darüber hinaus bieten SaaS-Unternehmen ihre Lösungen als Service an und bieten Benutzer- und Implementierungssupport, um das Treasury-Team von einem Großteil der technischen Arbeit zu entlasten.

• Betrugs- und Fehlererkennung

Wie bereits erwähnt, verfügen Payment Hubs in der Regel über automatische Verfahren zur Betrugs- und Fehlererkennung. Jede Zahlung wird anhand eigens festgelegter Regeln überprüft, wodurch Zahlungen sicherer werden, ohne dass die Effizienz beeinträchtigt wird.

• Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung wird mit einer Payment Factory vereinfacht. Alle Benutzenden können zentral verwaltet werden, und bestimmte Berechtigungen können mühelos hinzugefügt oder entzogen werden. Einige Tools integrieren sogar Workflows in HR-Systeme, die Benutzer automatisch hinzufügen oder entfernen, wenn ein Mitarbeiter dem Unternehmen beitritt oder es verlässt.

• Skalierbarkeit

Payment Hubs sind äußerst flexibel und skalierbar und können basierend auf Tochtergesellschaften, Banken, Ländern oder anderen Parametern schrittweise eingeführt werden. Wir haben Fälle erlebt, bei denen Fusionen und Übernahmen stattfanden oder Tausende von Bankkonten in den Prozess der Zahlungszentralisierung einbezogen werden mussten, ohne, dass dies ein Problem darstellte. Die Implementierung oder Erweiterung kann zwar etwas dauern, aber sobald die Factory eingerichtet ist, läuft sie relativ reibungslos.

Kernfunktionen einer Payment Factory

Eine Payment Factory für Unternehmen muss über wichtige Funktionen verfügen, die bei Bedarf an spezifische Anforderungen angepasst werden können. Hier sind einige der Hauptfunktionen von Payment Hubs:

1. Optimierte Arbeitsabläufe und Governance: Um die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen, folgt ein Großteil von Transaktionen in der Regel denselben Regeln und Prozessen. Um Ihre Zahlungsprozesse zukunftssicher zu machen, ist es jedoch auch wichtig sicherzustellen, dass auch einzelne manuelle Zahlungsprozesse (die manchmal eben auch notwendig sind) den Zahlungsrichtlinien und standardisierten Kontrollen der Organisation entsprechen. Dies ist jedoch nicht immer selbstverständlich.
   
   
2. Wachsame Transaktionsprüfung und Betrugsprävention: Einsatz von Echtzeit-Prüfmechanismen zum Schutz vor nicht autorisierten Transaktionen, Fehlern und betrügerischen Aktivitäten.
   
   
3. Nahtlose globale Bankenkonnektivität: Erleichterung der Integration mit Banken weltweit durch standardisierte Schnittstellen, unabhängig davon, mit welchen Banken die Plattform verbunden ist.
   
   
4. Vielseitige Formatbibliotheken: Payment Hubs sollten sich den unterschiedlichen Anforderungen globaler Banken anpassen können, indem sie eine Vielzahl von Formatvarianten unterstützen.
   
   
5. Interaktive Zwei-Wege-Kommunikation: Ermöglicht einen effizienten Austausch von Zahlungsbestätigungen, Tracking-Updates und Bankstatusberichten für mehr Transparenz.
   
   
6. Aufschlussreiche Datenvisualisierung und Analyse: Umfassende Datenvisualisierungen und fortschrittlichen Analysetools unterstützen Finanz- und Treasury-Teams, fundierte Entscheidungen zu treffen und strategisch zu planen.

Wie Sie die richtige Payment Factory auswählen

Da es auf dem Markt viele verschiedene Anbieter von Payment Factory-Lösungen gibt, kann es zeitaufwendig und schwierig sein, die richtige Lösung für Ihr Team zu finden. Hier sind ein paar hilfreiche Tipps, wenn Sie nach einer Lösung suchen:

1. Beginnen Sie damit, Ihre Anforderungen aufzulisten, und überlegen Sie dann, wie die Funktionalitäten der verschiedenen Anbieter Ihren Bedürfnissen entsprechen.
   
   
2. Stellen Sie sicher, dass der Hub mit all Ihren erforderlichen Bankkonten und Systemen, wie ERPs oder Kontosoftware, verbunden werden kann.
   
   
3. Da Sie viele sensible Daten verwalten werden, müssen Sie die Sicherheitsstufen berücksichtigen, die Anbieter bieten können, sowohl aus organisatorischer Sicht als auch durch die Prüfung der Sicherheitsmerkmale der Systeme.
   
   
4. Zu guter Letzt ist es wichtig, das Maß an Support zu bewerten, das der Anbieter während und nach dem Implementierungsprozess bietet, da Herausforderungen auftreten können und Endbenutzer häufig Fragen haben.

Wir haben auch einen ganzen Artikel dem Prozess der Auswahl einer geeigneten Payment Factory gewidmet, den Sie hier finden: Wie Sie die richtige Payment Factory-Lösung auswählen

Corporate-Banking-Portal-Tools oder Payment Factory? Das Urteil

Die Entscheidung zugunsten einer Payment Factory anstelle von E-Banking-Portalen garantiert durch Funktionen wie standardisierten Workflows, Betrugserkennung in Echtzeit und globaler Bankenkonnektivität eine zentralisierte Kontrolle, optimierte Prozesse sowie verbesserte Sicherheit für Unternehmenszahlungen. Darüber hinaus bieten Payment Hubs mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Transparenz durch Funktionen wie vorgefertigte Formatbibliotheken und erweiterte Analysen, die die Möglichkeiten herkömmlicher Banking-Portale deutlich übertreffen.