Enkelt uttryckt kan man säga att likviditet är de kontanta medel du har tillgängliga för att betala räkningarna. För att stå väl förberedd behöver alla företag noga sätta sig in i sina betalningsåtaganden och hur flödena av likvida medel förväntas se ut framöver. På så sätt kan företag se till att de har tillräckligt mycket pengar för att klara sina betalningstransaktioner nu och framåt. För att uppnå detta krävs korrekta och tillförlitliga kassaflödesprognoser.
Problem med att förutse inkommande och utgående betalningar
Det är vanligtvis enklare att förutse utgående poster än intäkter. Alla företag känner till sina egna åtaganden, men det är mycket svårare att förutse hur andra kommer att sköta sina. Hur många av dina kunder betalar sina fakturor i tid? I synnerhet vid affärer mellan företag bör de samlade kunskaperna om kundens betalningsbeteende utnyttjas i största möjliga grad. Det kan ge en mycket mer korrekt uppskattning av hur likviditetsläget kommer att utvecklas.
Ibland kan det även vara svårt att förutse utgående betalningar. Är fakturabehandlingen effektiv? Får du in all nödvändig information om kommande utbetalningar?
Ett annat vanligt problem när det gäller likviditetsprognoser är att informationen måste grävas fram ur vitt skilda system. Använder alla enheter eller dotterbolag samma verktyg? Risken är att de inte gör det.
Så samlar du in de data du behöver
Du får bästa möjliga överblick över likviditeten genom att kombinera hårda data från olika system med mjuka data som baseras på erfarenheter i verksamheten och hos personalen på ekonomiavdelningen. Vi kommer att skriva mer om hur du samlar in sådana tysta kunskaper i ett av våra kommande blogginlägg.
Vanligtvis räcker det dock med hårda data från företagets bokförings- och faktureringssystem. De ger överblick över åtminstone de närmaste två veckorna. Den här sortens datainsamling till prognosen är inte särskilt svår. Knepet är att göra det effektivt och enhetligt. Annars riskerar du att samla in data slumpmässigt eller alltför sent – eller både och. Genom att automatisera åtminstone merparten av insamlingen och behandlingen av data får du snabba och spårningsbara resultat.
Välj branschens bästa verktyg
Kalkylbladsprogram som Excel är inte tillräckligt effektiva för likviditetsprognoser. De bygger på manuell insamling av data som är väldigt tidskrävande. Därför förlitar sig kontinuerliga och uppdaterade kassaflödesprognoser av hög kvalitet till stor del på automatisering.
De bästa lösningarna för likviditetshantering sparar tid och pengar åt företaget genom att automatiskt sammanställa data från olika system. De är enkla att införa och belastar inte de individer som ska förse systemet med nödvändiga data.
Det system för kassaflödesprognoser som du väljer bör också kunna hjälpa till att analysera prognosens korrekthet och variationer. På så sätt kan företaget löpande förbättra prognosens kvalitet och slippa förlora pengar på likvida medel som ligger passiva. Den tid du sparar på automatisering kan i stället användas för att skapa mervärde i verksamheten.
Sanna Outa-Ollila
