Tillförlitlig cash forecasting – kassaflödesprognostisering – kräver en kontinuerlig utveckling av processerna. En viktig ingrediens är att följa upp prognosernas exakthet. Uppföljning gör att du kan identifiera potentiella problemområden och fokusera på att förbättra dem. Dessa problemområden kan handla om att vissa dotterbolag har låg kvalitet på sina prognoser, eller om att en viss kundgrupp ständigt är försenad med betalningarna.
Om era dotterbolag inte ser kassaflödesprognoser som en viktig process, då har ni problem.
Säkerställ att de rapporterande dotterbolagen förstår vikten av kassaflödesprognoser
En viktig anledning till att följa upp utfallen är att förbättra prognosernas tillförlitlighet.
Du behöver försäkra dig om att alla dotterbolag som skapar prognoser får tillräckliga instruktioner, och att dessa instruktioner även innehåller en motiverande del. Det är upp till dig att noggrant beskriva varför tillförlitliga kassaflödesprognoser är grundläggande för företaget, och hur dotterbolagen kan bidra till framgången genom sitt agerande.
Långsiktiga kassaflödesprognoser
När man följer upp utfallen av långsiktiga kassaflödesprognoser är det grundläggande syftet att mäta hur exakt dotterbolagen kan förutspå sina inkomster och utgifter under längre perioder. Beroende på vilken typ av verksamhet du befinner dig i så sträcker sig den normala perioden mellan 12 till 36 månader.
Ju mer tillförlitlig bild du har av företagets långsiktiga kassaflöden, desto bättre kan du optimera balansräkningen och sänka finansieringskostnaderna.
Om de långsiktiga prognoser du får är opålitliga, kom då ihåg att informera de rapporterande enheterna om att uppdatera sina senaste budgetar och prognoser i linje med sina kassaflödesprognoser.
Kortsiktiga kassaflödesprognoser
När man följer upp utfallen av kortsiktiga kassaflödesprognoser är den grundläggande anledningen att kontrollera hur väl de rapporterande enheterna kan förutspå verkligheten i sina prognoser. Ju mer exakt kunskap du har om dina dagliga kassaflöden, desto mer effektivt kan du hantera din likviditet.
Kortsiktiga prognoser kan förbättras genom att exempelvis väga in betalningsrutiner, mönster för ingående- och utgående betalningar, och även beakta förfallna fakturor i prognoserna.
Uppföljning av prognosers utfall på olika organisationsnivåer
Huvudkontorets eller ekonomiavdelningens primära intresse är att följa upp den övergripande exaktheten i de rapporterande enheternas prognoser. Särskilt när det kommer till att följa upp långsiktiga prognoser så är det fördelaktigt att använda den så kallade vattenfallsmodellen för att se hur det totala resultatet från prognoserna förändras över tid.
Utöver att förstå vikten av kassaflödesprognoser behöver de rapporterande enheterna ha tillgång till ordentliga verktyg för prognostisering. Kvaliteten på dotterbolagens prognoser kan förbättras om grupperna kan följa upp prognosernas exakthet på detaljnivå. Med detta i åtanke är det avgörande att ditt prognosverktyg tillåter uppföljning av varje transaktion.
Det enklaste sättet att skapa denna detaljerade uppföljning är att importera verkliga kassaflöden till prognoserna från dina AP- och AR-system. Genom att använda fakturerings-ID:n från AP/AR kan du träffsäkert koppla verkliga kassaflöden till prognostiserade kassaflöden.
Piska och morot
För att komma igång med processen behöver du säkerställa att alla inblandade parter inom kassaflödesprognostiseringen är medvetna om att resultaten från prognoserna kontrolleras noggrant. Du behöver ge regelbunden feedback gällande prognosernas kvalitet för att motivera de rapporterande enheterna att utveckla sin prognostisering.
Motivationen kan framföras antingen med piska eller morot. Piskan består ofta av olika offentliga rödlistningar som namnger de ansvariga för misslyckade prognoser, vilket triggar dem att vilja ta sig bort från dessa listor.
Moroten är bäst i de flesta situationer, och det gäller även här. Offentliga listor som framhäver personer med de mest lyckade prognoserna kombinerat med personlig feedback fungerar ofta bra. Vissa företag har till och med valt att knyta en del av dotterbolagens bonusar till träffsäkerheten av deras kassaflödesprognoser.
Är du intresserad av att lära dig mer om hur du kan få dina prognoser på ett nytt spår?
Författare: Timo Hämäläinen
