Myt 1: Kassaflödesprognoser bör kopplas till ett ERP-projekt
Större organisationer tror ofta att de måste genomföra ett omfattande ERP-projekt innan det är någon idé att överväga kassaflödesprognostisering. Visst stämmer det att en enda källa för insamling av all eller en stor del av den information som krävs gör kassaflödesprognostiseringen enklare. Men ett ERP-projekt är en dålig ursäkt för att inte utveckla kassaflödesprognostisering redan nu.
ERP-satsningar kan ofta ta flera år att genomföra och kraven på kassaflödesprognostisering har sällan hög prioritet. Om du försummar kassaflödesprognostiseringen under den här perioden kan du vara säker på att ditt företag förlorar stora summor pengar.
”ERP-satsningar kan ofta ta flera år att genomföra och kraven på kassaflödesprognostisering har sällan hög prioritet.”
Den här myten uppstod på grund av de svårigheter som tidigare upplevdes vid systemintegrationer, och som krävde stora arbetsinsatser från redan överbelastade IT-avdelningar.
I dag ser det helt annorlunda ut. Om du använder en modern, molnbaserad lösning för kassaflödesprognostisering kan du enkelt integrera den med mängder av system (om det behövs), helt på egen hand.
Myt 2: Kassaflödesprognostisering fyller ingen funktion om den inte är korrekt
Vissa företag struntar i att utveckla kassaflödesprognostisering eftersom de hävdar att det är omöjligt att skapa korrekta prognoser i deras bransch. De hänvisar bland annat till följande:
- Dotterbolagen kan inte prognostisera sina egna kassaflöden.
- Inkommande betalningar går inte att prognostisera eftersom kunderna aldrig betalar i tid.
- Utgående betalningar går inte att prognostisera eftersom fakturorna är låsta i godkännandeprocessen.
Samtliga av dessa punkter är faktorer att ta hänsyn till när man utvecklar kassaflödesprognostisering.
Dotterbolagen kommer att bli bättre på prognostisering om de får effektiva arbetsinstruktioner och kunskap om varför tillförlitliga kassaflödesprognoser är viktiga för företaget.
När det gäller inkommande och utgående betalningar bör man komma ihåg att informationen från systemen för kundfordringar och leverantörsreskontra inte alltid är tillförlitlig.
Även en liten förbättring av kassaflödesprognostiseringen kan innebära stora besparingar för ditt företag.
Myt 3: Att utveckla kassaflödesprognostisering är ett IT-projekt
Detta är direkt kopplat till den första ERP-myten i den här listan (Myt 1: Kassaflödesprognoser bör kopplas till ett ERP-projekt). Många företag har fått en felaktig uppfattning om att alla satsningar som omfattar programvara måste drivas av IT-avdelningen. Alltså anser många att inköp och implementering av ett enkelt system som kassaflödesprognostisering är ett IT-projekt. Detta är felaktigt av två skäl:
För det första utgör själva applikationen bara en liten del i utvecklingen av tillförlitliga kassaflödesprognoser. Det är mycket viktigare att utveckla interna processer och beredskap för att skapa en tillförlitlig kassaflödesprognos, inklusive att utarbeta en projektplan, sälja in projektet till ledningen, intressenterna, dotterbolagen etc. och ge dotterbolagen tydliga och transparenta instruktioner.
Du behöver inte involvera IT-avdelningen för att börja använda en modern molnlösning.
För det andra har molntjänsterna förändrat programvarumarknaden fullständigt. Moderna SaaS-lösningar (eller molnlösningar) är extremt skalbara och så enkla att implementera och integrera i andra system att du klarar av det utan att involvera IT-avdelningen.
Myt 4: Excel är ett verktyg för kassaflödesprognostisering
Vissa företag tror att de sparar pengar genom att använda Excel för sina kassaflödesprognoser. Även om det kanske stämmer att man sparar in på kostnaderna för programlicenser genom att använda Excel så innebär den här hanteringen mycket manuellt arbete med tillhörande resurskostnader. När man tar med det här i beräkningen inser man snabbt att Excel inte kan konkurrera med moderna molnapplikationer ens när det gäller priset.
Flexibiliteten ses ofta som en stor fördel med Excel. I stort sett alla kan använda programmet, och det är enkelt att skapa egna formler. Men om man tittar närmare på den flexibilitet och exakthet som kalkylblad ger i olika situationer lever Excel inte tillnärmelsevis upp till kraven på integration med externa system. Automatisk uppdatering av banksaldon och information om leverantörsreskontra/kundfordringar fungerar helt enkelt inte tillräckligt effektivt och säkert med Excel.
”När den där duktiga praktikanten som har utvecklat en massa smarta makron och formler slutar ... så vet ingen längre hur applikationen fungerar.”
De förändringar och uppdateringar som görs i Excel blir oftast inte dokumenterade. När den där duktiga praktikanten som har utvecklat en massa smarta makron och formler slutar ... så vet ingen längre hur applikationen fungerar.
Till sitt försvar är Excel ett fantastiskt verktyg som gärna kan användas tillsammans med en lösning för kassaflödesprognostisering. Genom att överföra information från din kassaflödesprognos till Excel kan du utnyttja formler och makron för att skapa imponerande affärsrapporter.
Myt 5: Kassaflödesprognostisering bör ingå i TMS-systemet
Vissa större företag med en egen treasury-funktion tror att kassaflödesprognostiseringen redan ingår i deras TMS-system (Treasury Management System). Denna missuppfattning kan delvis bero på att den aktuella treasury-avdelningen inte har kunskap om och erfarenhet av andra programvarualternativ och hur de köps in.
Dessutom kan vissa treasury-avdelningar välja att hålla sig till en enda treasury-leverantör i den felaktiga tron att det ger dem en bättre lösning för kassaflödesprognostisering till ett bättre pris.
I verkligheten är ett TMS-system sällan det bästa alternativet för att utveckla kassaflödesprognoser. Ett TMS-system innehåller visserligen kassaflöden kopplade till finansieringsinstrument, men prognostiseringen av dessa är inget problem eftersom de ändå blir realiserade vid förfallodatumet.
”Ett TMS-system innehåller visserligen kassaflöden kopplade till finansieringsinstrument, men prognostiseringen av dessa är inget problem.”
Utmaningen inom kassaflödesprognostisering är i stället att få en övergripande bevakning av företagets operativa kassaflöde. Lösningen måste stödja insamling av data från mängder av olika system, erbjuda verktyg för bättre prognostisering och göra kassaflödesprognostiseringen så enkel som möjligt för dotterbolagen att genomföra.
En TMS-leverantör har sällan tillräcklig kunskap för att klara allt detta. Ett undantag är de TMS-leverantörer som erbjuder en specialutformad applikation för kassaflödesprognostisering från en tredje part som en tilläggsfunktion till sin egen lösning. Detta gynnar både kunden och TMS-leverantören, eftersom utvecklingen av en lösning för kassaflödesprognostisering kräver en helt annan kapacitet än en genomsnittlig TMS-leverantör besitter. På så sätt kan TMS-leverantören fokusera på sin kärnkompetens och samtidigt erbjuda sina kunder en heltäckande lösning för kassaflödesprognostisering.
Otillförlitlig eller otillräcklig kassaflödesprognostisering är kostsam för ditt företag. Om du faller för myterna ovan kan det fördröja utvecklingen av din kassaflödesprognostisering och/eller påverka kvaliteten.
Genom att slå hål på myterna får ditt företag större möjligheter att snabbt utveckla kassaflödesprognostiseringen och ta den till nästa nivå.
Timo Hämäläinen
