Kriisinhallinta: Miksi kassanhoito ja rahoitus ratkaisevat elpymisen

Kriisinhallintastrategian käyttöönotto on nyt ykkösasia niin ihmisille, yrityksille kuin hallituksillekin. Yrityksen selviytymiskykyjen hyödyntäminen ja kehittäminen on osoittautunut haastavaksi monille organisaatioille. Haasteisiin lukeutuu kassavirran ennustaminen ja toimitusketjujen häiriöriskin hallinta.

Säntillinen kassanhallinta ja skenaarioanalyysi ovat olennaisia hallittaessa epävarmuutta nykyisen kriisin aikana, mutta myös rahoitus- ja treasury-osaajien asemoinnissa menestyvää elpymissuunnitelmaa tehtäessä.

Pidin vastikään webinaarin yhdessä Anna-Lisa Natchevin (myynnistä ja markkinoinnista vastaava johtaja Nomentiassa) ja David Kelinin (perustaja, toimitusjohtaja DNA Treasury) kanssa. Keskustelimme siitä, miksi kassanhoidon ja rahoituksen konkarit ovat nyt organisaatioille kriittisen tärkeitä kriisinavigoinnissa. Pohdimme myös, miten nykyaikainen, kohtuuhintainen kassavirran ennustusteknologia vastaa tähän priorisointitarpeeseen ja vapauttaa kassanhoito- ja rahoitustiimien resursseja vaativista manuaalisista prosesseista, jotta he voivat suunnata kapasiteettia kriisin hallintaan ja kriittisiin strategisiin elpymissuunnitelmiin.

Tässä katsaus muutamiin kriittisiin kassanhallinnan pulmiin, joista keskustelimme.

Tärkeimmät asiat, joihin yritysten pitäisi keskittyä tämän kriisin aikana

Useimmilla organisaatioilla on todellinen tarve ymmärtää tämänhetkistä maksuvalmiuttaan: tänään, huomenna ja tulevaisuudessa. Rahoitus- ja kassanhoitotiimin on jatkettava liiketoiminnan pyörittämistä parhaansa mukaan, mutta voidakseen tehdä sen tehokkaasti niillä on oltava päiväkohtaista tietoa käteisvarojen määrästä. Siksi konserninlaajuinen, reaaliaikainen näkymä käteistilanteeseen ja tulevan kassavirran ennustaminen ovat niin tärkeitä – ilman riittävää likviditeettiä yritys voi olla matkalla karikolle.  

Ensimmäinen askel on selvittää, millainen kassatilanne todella on, havaita puutteet ja ottaa käyttöön tarvittavat toimet ja varasuunnitelmat ikävien yllätysten välttämiseksi. Laskujen maksukausia voi olla tarpeen pidentää, rahoitusvaatimuksia ja -järjestelyjä tarkistaa, suojauskäytäntöjä uudelleenarvioida ja niin edelleen, mutta kriittisintä on kokonaiskuva eli kassanäkyvyys.

Kassavirran ennustaminen on tärkeysjärjestyksessä toisena, sillä täysi ja täsmällinen käsitys käytettävissä olevasta kassasta on välttämätön. Liiketoiminnan ketteryyden maksimointi "mitä jos" -skenaarioita mallintamalla voi olla tarpeen. Esimerkiksi: mitä tapahtuu, jos osa odottamistamme maksuista jää saamatta, mitä varmistuspositioita meillä on valtionavuissa, lainasopimuksissa jne. Tässäkin tärkeintä on olla selvillä ajankohtaisesta kassatilanteesta tänään ja huomenna, jotta päätösten strategiset vaikutukset voidaan optimoida. Tilanne on todellinen; Guardianin raportissa 2. huhtikuuta todettiin, ettei 60 prosentilla brittifirmoista ole käteisvaroja yli 3 kuukaudeksi!

Monella yrityksellä on pulmia kassaennustamisessa johtuen työkalujen puutteesta. Mitä niissä voidaan tehdä juuri nyt, ottaen huomioon etätyön logistiikka?

Onneksi on paljonkin, mitä nyt voidaan tehdä, ja nopeasti. Varmistamalla, että maksuvalmiuden hallintaa varten käytössä olevat järjestelmät ovat mahdollisimman automatisoituja, jotta käytössä on reaaliaikaista, ajantasaista tietoa käteisen riittävyydestä. Jos automaatio on ongelma tai yritys käyttää vielä perinteisiä manuaalisia prosesseja, nyt on aika korjata asia. Se ei ole niin vaikeaa kun miltä saattaa kuulostaa; saatavilla on nyt useita kuukausitilauksella toimivia pilvipalveluun perustuvia kassavirran hallintajärjestelmiä, jotka voi ottaa käyttöön nopeasti ja tehokkaasti ilman IT-tukea, toimipaikassa istuvaa käyttöönottotiimiä tai suuria aloituskuluja. 

Pilvipohjaisten kassaennustusratkaisujen ansiosta järjestelmiin on mahdollista kirjautua etänä, joten etätyöläiset voivat työskennellä yhtä tehokkaasti kuin toimistolla ollessaan.

Vinkit kriisinjälkeisen tulevaisuuden hallintaan

Valmistautuneisuus. Kriisinjälkeisen ajan analyysi tulee olemaan kaikille organisaatioille kriittistä. Jotkut ovat selvinneet paremmin kuin toiset, etenkin ne, jotka ovat aiemmin investoineet teknisiin päivityksiin ja järjestelmäautomaatioon. Kysymykset, kuten miten hyvin olimme valmistautuneet, mikä toimi ja mikä ei toiminut, antavat jokaiselle yritysjohtajalle pähkäiltävää.

Selvää kuitenkin on, että teknologia on ehdottomasti keskeistä liiketoiminnan ketteryyden säilyttämisessä ja kriisivalmiuden muotoilussa. Mahdollisimman laaja automatisointi reaaliaikaisen datan ja informaation tuottamiseksi tukemaan nopeaa, tietopohjaista päätöksentekoa voi ratkaista, menestyykö yritys vai epäonnistuuko se. Moni organisaatio käyttää aikaa nyt ja kriisin jälkeen teknologiatarpeiden ja -prosessien uudelleenarviointiin sekä laitteisto- ja automaatiopäivitysten suunnitteluun ollakseen jatkossa ketterämpi, tarkempi ja tehokkaampi.

Tässä muutamia vinkkejä rahoitus- ja treasury-johtajille:

• Ole perillä käteisvaroista nyt ja tulevaisuudessa. Keskity konserninlaajuiseen, reaaliaikaiseen käteisvarojen näkyvyyteen ja kassaennustukseen.
• Harkitse jatkoaikaa maksatuksille ja tarkista rahoitusvaatimukset.
• Ennusta kassavirtaa säännöllisesti ja mieti varmistuspositiot eri skenaarioissa.
• Automatisoi mahdollisimman pitkälle, jotta hyödyt reaaliaikaisesta, ajantasaisesta kassavirtatiedosta – tee päivitykset ensi tilassa.
• Pilvipohjaiset kassavirran ennustustyökalut ovat edullisempia ja helpompi ottaa käyttöön kuin arvaatkaan – anna työntekijöille eväät tehokkuuden optimointiin etätyössä.
• Pohdi, miten hyvin olit valmistautunut tähän kriisiin. Mikä toimi, mikä ei niinkään?
• Automatisoi mahdollisimman paljon, jotta hyödyt reaaliaikaisesta, tarkasta datasta, joka nopeuttaa päätöksentekoa.