6 käytännönläheistä keinoa maksupetosten estämiseen

Maksupetos on riski, jolta yhdelläkään yrityksellä ei ole varaa sulkea silmiä. Tilanteessa, jossa yli puolet yritysten liikevaihdosta muodostuu digitaalisista transaktioista ja jopa 53 prosenttia kaikista petosmenetyksistä tapahtuu digitaalisissa kanavissa, maksupetosten kokonaishinta lähentelee sietämättömiä summia.

Laaja uutisointi maksupetoksista ja huijauksista on pitänyt huolen siitä, ettei aihe ole uusi tai yllättävä edes tavalliselle tallaajalle, mutta siitä huolimatta toteutuneiden maksupetosten määrä osoittaa riskin olevan ylenkatsottu ja aliarvioitu. Sähköpostitunnuksia kaapataan, arkaluontoisia tietoja vuodetaan ja pomohuijauksista vitsaillaan joka lomakauden alussa, ja ihan syystäkin. Erilaisten petos- ja huijausyritysten määrät kasvavat, keinot monipuolistuvat ja kehittyvät teknologian kehityksen mukana. Kirsikkana kakun päällä: Usein tapahtunutta maksupetosta ei edes huomata pitkään aikaan jälkikäteen.

Koko, toimiala tai maantieteellinen sijainti eivät haittaa huijareita, vaan kaikki yritykset kelpaavat kohteeksi. Eikä tilannetta auta lainkaan usko siihen, että maksupetoksen tai taloudellisen väärinkäytöksen uhka tulee organisaation ulkopuolelta: yli puolet tunnistetuista ja paljastetuista taloudellisista väärinkäytöksistä ovat sisäisiä.

Maksupetokset kuriin kuudella keinolla

Huijarin työtä ei kannata tehdä helpoksi. Maksupetosriski pienenee merkittävästi, kun huolehditaan yrityksen maksuprosessien turvaamisesta. Maksupetoksia ja niistä seuraavia tappioita voi ennaltaehkäistä ja välttää luomalla yritykseen turvalliset, yhdenmukaiset maksuprosessikäytännöt.

1. Irti uhkaavista työyhdistelmistä

Vain harvassa yrityksessä kyetään täydellä varmuudella sanomaan, keillä kaikilla on pääsy liiketoimintakriittisiin maksuprosessijärjestelmiin. Sanotaan, että tieto lisää tuskaa, mutta digitaalisessa liiketoimintaympäristössä tietoturva on yksi tärkeimmistä kilpailueduista. Ilman ajan tasalla olevaa identiteetti- ja pääsynhallintaa maksuprosessien turvallisuus ei anna aihetta juhlaan. Kuvitellaanpa esimerkiksi tilanne, jossa yrityksen talousosaston työntekijällä on sekä oikeudet syöttää että hyväksyä maksuja. Näin vaarallinen työyhdistelmä voi helposti syntyä lähes huomaamatta, ja aivan yhtä helposti se voi kostautua kovinkin kalliilla tavalla. Mitä tiukemmat hyväksymiskäytännöt maksuprosesseille on määritetty, sitä paremmin ne tuovat turvaa. Vaikka kaksoishyväksyntäkäytännöt on syytä asettaa kattamaan sekä toimittajatietojen muutokset että käyttöoikeuksia koskevat muutokset.

2. Automatisoi maksuprosessit

Maksuprosessien manuaaliset työvaiheet ovat yllättävän yleinen juurisyy maksupetoksille. Maksutietojen manuaalinen käsittely avaa useita mahdollisuuksia virheille, vahingoille ja tietoisille väärinkäytöksille. Valvonnan ja kontrollin puute altistavat uhkille ja lisäävät maksupetosten riskiä. Esimerkiksi tilanteessa, jossa maksuaineistoja säilytetään tiedostopalvelimella, kunnes ne ladataan manuaalisesti pankkiin, on maksutietojen muuttaminen mahdollista ennen niiden lähettämistä. Kun manuaalisia työvaiheita karsitaan automatisoinnilla, vähennetään virheiden ja petosten todennäköisyyttä merkittävästi.

3. Yhtenäistä ja keskitä maksuprosessit

Hämärähommat ja valonarat aktiviteetit kukoistavat varjoissa. Jos et tiedä, mitä yrityksesi maksuprosesseissa tapahtuu, et voi myöskään estää maksupetoksia. Ilman standardisoituja ja harmonisoituja, keskitettyjä maksukäytäntöjä maksupetosten välttäminen käy työlääksi. Kun luot yrityksellesi yhtenäisen, keskitetyn prosessin maksujen käsittelyyn, takaat, että maksuprosessi toimii tehokkaasti ja että maksupoikkeamat saadaan kontrolloitua lisäämällä säännöllisiä tarkastuksia ja auditointeja läpinäkyvyyden varmistamiseksi. Huolehdi myös siitä, ettei prosessia ole mahdollista kiertää.

4. Maksuprosessin parhaat käytännöt käyttöön

Maksupetosten estämiseksi kannattaa ottaa käyttöön maksuprosessien parhaat käytännöt. Tehokas tapa estää taloudellisia väärinkäytöksiä on esimerkiksi maksunhyväksyntäkäytäntö, jossa vain rekisteröidyt toimittajat voivat vastaanottaa maksuja. Myös manuaalisia maksuja on mahdollista tehdä turvallisin mielin, kun niihin hyödynnetään maksuliikenneohjelmiston tarjoamia valmiita pohjia. Maksuliikenneohjelmiston valmiit maksupohjat varmistavat, että maksuprosessi noudattaa organisaation asettamia sääntöjä ja että maksutiedot ovat oikein ennen niiden lähettämistä. Kun maksupyynnöntekijältä vaaditaan monitasoinen tunnistautuminen, lisätään maksutapahtuman turvallisuutta entisestään.

5. Ota tekoäly tueksi maksupetosten estämiseen

Koneoppiminen ja varsinkin tekoäly, eli AI, ovat olleet viime aikoina kovassa huudossa. Teknologinen kehitys on tuonut uusia mahdollisuuksia myös maksupetosten vähentämiseen. Koneoppiminen perustuu mittavaan datamäärään, jonka avulla algoritmit oppivat tunnistamaan normaalin maksukäyttäytymisen ominaispiirteitä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että maksuliikennejärjestelmä voi oppia tunnistamaan tyypillisimmät ja yleisimmät maksutapahtumat sekä niistä poikkeavat maksut. Esimerkiksi tilanteessa, jossa maksut suoritetaan normaalisti tiettynä ajankohtana tai kohdistetaan tiettyyn toimittajaan, maksuhistoriatiedoista oppinut järjestelmä voi hälyttää epäilyttävistä, poikkeavista malleista.
Tekoäly voi puolestaan analysoida monimutkaisempia maksukäyttäytymiseen liittyviä muuttujia ja havaita hienovaraisempia eroja ja muutoksia. Se voi esimerkiksi tunnistaa epätavallisen suuren maksun, joka on tehty epätavallisesta sijainnista tai epätyypillisellä ajankohdalla. Näin organisaatio voi reagoida nopeasti ja estää mahdollisen petoksen ennen kuin taloudellisia vahinkoja ehtii tapahtua. Näiden kehittyneiden teknologioiden ehdoton etu on, että ne voivat toimia reaaliajassa, analysoida suuria määriä dataa nopeasti ja tehokkaasti sekä tunnistaa epäilyttävät tapahtumat välittömästi.

6. Valvo ja päivitä maksuprosessin turvallisuutta jatkuvasti

Maksupetosten ehkäiseminen vaatii jatkuvaa valppautta ja päivityksiä. Säännölliset tietoturva- ja riskiarvioinnit auttavat tunnistamaan ja korjaamaan mahdolliset heikkoudet maksuprosessissa. Varmista, että käytössäsi on viimeisin tietotekniikka petosten tunnistamiseksi ja estämiseksi sekä että henkilöstösi on koulutettu uusimpiin turvallisuuskäytäntöihin.

Nomentia Payment process controls

Nomentian maksuprosessien edistyneet valvontatoiminnot ja kontrolliominaisuudet tarjoavat yrityksille tehokkaan tavan parantaa maksuliikenteen turvallisuutta ja luotettavuutta. Näiden räätälöitävien valvontamekanismien avulla lähtevien maksujen maksupoikkeamat, kuten kaksoismaksut tai virheelliset maksutiedot, voidaan havaita automaattisesti mikä parantaa yleistä turvallisuutta ja vähentää maksupetosriskiä.
Ottamalla käyttöön treasuryn ja taloushallinnon yhtenäiset maksukäytännöt varmistetaan, että organisaation kaikki maksuprosessit noudattavat samoja standardeja ja mahdollistavat nopean reagoinnin mahdollisiin poikkeamiin. Automaattisten tarkistusten ja algoritmien avulla voidaan varmistaa maksutietojen oikeellisuus ja luotettavuus, mikä vähentää virheiden riskiä ja parantaa maksuprosessien tehokkuutta.

Tehokkaiden maksusääntöjen asettaminen sisäisten ja ulkoisten uhkien torjumiseksi on kriittistä maksuliikenteen turvaamiseksi. Kun säännöt havaitsevat epäilyttävän maksutapahtuman, maksun käsittely estyy automaattisesti ja asianmukaiset käyttäjät saavat välittömästi ilmoituksen.

Nomentian Payment Process Controls parantaa maksuprosessien turvallisuutta, vähentää riskejä ja varmistaa maksuliikenteen luotettavuuden. Tutustu maksuliikenteen turvaratkaisuun.