Stihl

Konzernweite Daten auf Abruf in Excel: Self-Service BI mit Nomentia Data Cube

Flexible, individuelle Berichte in wenigen Minuten erstellen, ohne Daten manuell aufbereiten zu müssen – davon träumen so einige Treasurer. Für STIHL fand sich die Lösung bei Nomentia im Self-Service BI mit Nomentia Data Cube. Das besonders flexible Reporting setzt neue Maßstäbe im Treasury-Reporting.

Das altbekannte Problem im Treasury-Reporting ist, dass das Erstellen von Berichten vor allem Zeit kostet. Es müssen umfangreiche Excel-Tabellen mit flexiblen Erfassungsrastern erstellt und an die Tochtergesellschaften gesendet werden, damit diese die erforderlichen Daten eingeben können. Die nächste Herausforderung besteht darin, die Daten zu sammeln, Formatierungs- und Datenerfassungsfehler zu identifizieren und zu korrigieren und die Daten aufzubereiten. Nicht selten müssen die Informationen der Tochtergesellschaften zusätzlich noch um Daten aus diversen Quellsystemen ergänzt werden.

Bis schließlich alle Daten für die jeweilige Analyse vorliegen, ist bereits einige Zeit vergangen, die besser in die Analyse als in die Datenaufbereitung investiert worden wäre. Hinzu kommt die Kostenfrage: Selbst wenn Berichte für bestimmte Zwecke kostenintensiv programmiert wurden, so ändern sich doch die Anforderungen mit der Zeit, so dass erneut ein externer Berater beauftragt werden muss. Somit bleibt der Traum einer schnellen Reaktion auf Ad-hoc-Anfragen genau das: ein Traum.

Tempo erhöhen, Daten verbessern

Diese Unzulänglichkeiten waren uns lange genug ein Dorn im Auge. Deshalb haben wir bereits vor einigen Jahren die Basis für eine zentrale Datenverwaltung im STIHL-Treasury geschaffen. Aufbauend auf das vorhandene TMS von Reval, wurde Nomentia als On-top-Lösung eingeführt. Dabei werden sämtliche relevanten Daten über Schnittstellen automatisch aus unterschiedlichen Systemen in die Nomentia-Datenlogik übertragen und stehen so jederzeit für flexible Auswertungen bereit. Seither führen wir die Daten von sämtlichen Konzerngesellschaften automatisiert in der Zentrale zusammen und erstellen vordefinierte Planungs- und Statusberichte auf Knopfdruck.

Die neuen Möglichkeiten der Digitalisierung erlauben es uns, den bereits hohen Automatisierungsgrad noch weiter zu steigern. Jeden Montag stellt das STIHL Treasury dem Management einen Dashboard-Bericht zur Verfügung, der den aktuellen Liquiditätsstand im Konzern aus verschiedenen Perspektiven darstellt. Dafür mussten wir in der Vergangenheit sämtliche Daten aus vorhandenen Berichten manuell per copy & paste in eine separate Tabelle mit zahlreichen vordefinierten Formeln übertragen – der Aufwand eines halben Arbeitstages.

Die Lösung für diese Herausforderung fanden wir bei unserem langjährigen Systempartner Nomentia. Mit dem Nomentia Data Cube hat Nomentia genau das richtige Tool entwickelt, mit dem wir "selbstbestimmte" Berichte erstellen und automatisieren können, welche unsere Anforderungen flexibel berücksichtigen und die vor allem auf Excel basieren. Anfang 2018 haben wir für das Projekt grünes Licht gegeben und in weniger als fünf Wochen genau das, was wir brauchten.

"Blue Monday" war früher

Unser selbst erstellter „Monday-Morning-Report” aktualisiert sich nun auf Knopfdruck und kann ohne externe Unterstützung von uns angepasst werden. Möglich wird das durch den größten Vorteil des Nomentia Data Cubes: Er ermöglicht den Zugriff auf alle Daten des Konzerns in Excel, so dass wir unsere Berichte direkt in einem uns vertrauten System erstellen können. Auf Basis aktueller Daten, völlig flexibel und mit den uns vertrauten Formeln, Diagrammen und sonstigen Funktionen, die in Excel zur Verfügung stehen.

Datenbasis in Excel = Berichte in Excel
Mit dem Nomentia Data Cube kann über die Excel-Pivot-Funktion auf aktuelle Konzerndaten zugegriffen und diese für detaillierte Analysen verwendet werden. Mit der Drilldown-Funktion gelangt man bis auf die unterste Datenebene.

Es ist nicht übertrieben, zu behaupten, dass uns die Berichtserstellung seither richtig Spaß macht. Die Liquiditätslage filtern wir nach Belieben, sei es nach Gesellschaft, Kontrahenten oder Währung. Wir können einstellen, zu welchem Stichtag wir die Daten sehen wollen, aber auch mit “dynamischen Zeitintervallen“ arbeiten, das heißt, der Report zeigt uns jeweils den vorherigen Arbeitstag, den letzten Monat oder das letzte Quartal an.

Dashboards ohne Aufwand

Ein wesentlicher Grund, warum wir uns für Nomentia Data Cube entschieden haben, ist die Aktualität der Daten. Der Cube liefert in definierten Intervallen (z. B. stündlich) den Datenstand, so wie er in Nomenita gepflegt ist. Bei jedem Aufruf zeigen die Dashboards die frisch gelieferten Konzerninformationen an, ohne dass wir auch nur den geringsten manuellen Aufwand betreiben.

Alle Daten im Blick
Der Nomentia Data Cube zeigt den aktuellen Datenbestand in Nomenita an – und hält somit den Dashboard-Bericht auf dem Laufenden, ohne dass Informationen manuell aufbereitet werden müssen.

Möchten wir eine spontane Analyse zur Zusammensetzung der verschiedenen Positionen durchführen, können wir im Bericht einfach einen Drilldown durchführen. Mit der Drilldown-Funktion können wir  bis auf die unterste Datenebene zugreifen und dort die gewünschten Positionen vergleichen. Dank des Cubes haben wir jetzt für solche Analysearbeiten, die einen richtigen Mehrwert bringen, auch die nötige Zeit.

Nomentia DateCube im Überblick

• Umfangreiche Datenbasis: Wir können sämtliche Nomentia-Daten im Cube bereitstellen. Dazu gehören Daten für Ihren Finanzstatus, die Liquiditätsplanung sowie Avale und Derivate. Aufbereitet nach Berichtswährung, Zeitfenstern und Hierarchien.
• Einfache Bedienung: Sie kennen sich mit Pivot-Tabellen in Excel aus? Dann wissen Sie alles, was Sie für die Benutzung des Cubes wissen müssen, um den Cube bedienen zu können. Alle weiteren Funktionen und Möglichkeiten ergeben sich aus Ihren Excel-Kenntnissen.
• Stündlich aktualisierte Daten: Egal, welchen Bericht sie erstellen, alle Daten aus dem Nomentia Data Cube werden stündlich aktualisiert. So können Sie beliebte Berichte über Jahre verwenden und immer auf aktuelle Daten zugreifen.
• Bearbeitung von Daten: Sie können Ihre Daten nicht nur vollkommen frei abfragen und anordnen, sondern in der Folge auch ohne Einschränkungen weiterbearbeiten. Dafür stehen Ihnen alle Tools und Funktionen von Excel zur Verfügung.
• Individuelle Formatierung: Sie haben Ihre eigenen Richtlinien, um in Excel Berichte zu erstellen? Dann übernehmen Sie diese einfach. Sobald Sie sich für eine Berichtsstruktur entschieden haben, können Sie Ihren Bericht so formatieren wie Sie es wünschen. Farbe, Logo, Anordnung, Seitenlayout – alles wie immer.