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Gründungsjahr
1884
Branche
Glas-, Keramik- und Betonherstellung
Unternehmen
Schott ein international führender Technologiekonzern auf den Gebieten Spezialglas und Glaskeramik. Mit der Erfahrung von über 130 Jahren herausragender Entwicklungs-, Material- und Technologiekompetenz bietet das Unternehmen ein breites Portfolio hochwertiger Produkte und intelligenter Lösungen an. Damit ist SCHOTT ein innovativer Partner für viele Branchen, wie z. B. Hausgeräteindustrie, Pharma, Elektronik, Optik, Life Sciences, Automotive und Aviation. Das Unternehmen setzt auf Innovationen und nachhaltigen Erfolg. Die Muttergesellschaft SCHOTT AG hat ihren Hauptsitz in Mainz und ist zu 100 Prozent im Besitz der Carl-Zeiss-Stiftung.
Bankkonten unter der Lupe
Bankkonten sind der Dreh- und Angelpunkt jeder Treasury-Abteilung. Am Ende des Tages spiegelt sich jede Finanztransaktion auf einem Konto wider. Daher verfügen Großkonzerne in der Regel über dutzende, wenn nicht gar hunderte Konten, die von der Hauptverwaltung und von den Tochtergesellschaften verwaltet werden müssen. Sie sind über den ganzen Globus verteilt, arbeiten mit unterschiedlichen Währungen und liegen bei zahlreichen Banken. Wer da den Überblick behalten muss, ist gut beschäftigt.
"Mit über 60 Konzerngesellschaften und über 200 Bankkonten im Konzern nimmt die Bankkontenverwaltung viel Zeit in Anspruch. Darum ist es unser oberstes Ziel, so viel Arbeit wie möglich von unseren Systemen erledigen zu lassen."Dieter Worf, Head of Treasury, Schott AG
Die Liebe zum Detail lag SCHOTT schon immer im Blut. Aktuell produziert der Technologiekonzern Glaskeramiksegmente für das Extremely Large Telescope (ELT), das in der chilenischen Atacama-Wüste gebaut wird. Kein Wunder also, dass SCHOTT auch bei der Verwaltung der Bankkonten maximale Transparenz anstrebt. Dabei übernimmt der Konzern eine Vorreiterrolle, denn was logisch klingt, ist in der Praxis lange Zeit nicht angekommen: ein automatisierter Abstimmungsprozess, der die Schnittstelle zwischen Treasury-Abteilung und Bank bildet. Die Herausforderung besteht darin, den IT-Systemen von Unternehmen und Banken zu ermöglichen, automatisch in einer einheitlichen Sprache miteinander zu kommunizieren.
Bereits seit 2002 nutzt SCHOTT die Treasury Software von Nomentia. Deren Stärke liegt genau darin liegt, Systeme miteinander zu verbinden. In einem späteren Brainstorming mit dem Software-Entwickler Nomentia entschied sich das Treasury-Team dazu, ab 2018 einen ersten Teil der Kontenverwaltung mithilfe eines Workflows zu steuern. Die Kommunikation mit Banken findet dabei über automatisch generierte Nachrichten statt. Die Idee: vollautomatisch überprüfen, ob bestimmte Konten bei der Bank aktiv sind und welche Personen für diese Konten zeichnungsberechtigt sind.
"Die Vorstellung, den Status unserer Konten automatisch bei der Bank prüfen zu können, gefiel uns nicht nur wegen der Zeitersparnis. Auf Knopfdruck ermitteln zu können, wer für ein Konto zeichnungsberechtigt ist, hilft uns bei der Einhaltung unserer Richtlinien."Dieter Worf, Head of Treasury, Schott AG
Von BAM zu eBAM: mit der richtigen Bank klappt's
Die Idee ist nicht neu. Die Umsetzung scheiterte in der Vergangenheit unter anderem an der mangelnden Bereitschaft vieler Banken, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Dank der Verwendung von Nomentia stand für SCHOTT bereits ein geeignetes Tool zur Verfügung, in dem alle Bankkonten erfasst waren. Es musste nur noch ein Bankpartner gefunden werden, welcher bereit war, Ressourcen für das Projekt zur Verfügung zu stellen. Das Treasury-Team von SCHOTT konnte schließlich die Deutsche Bank überzeugen, seit vielen Jahren eine der Hausbanken des Unternehmens. Damit war das Trio komplett und das Projekt konnte starten.
Anfrage, Statusmeldung, Kontobericht: von der Idee zum Workflow
Im ersten Schritt musste das Projektteam gemeinsam den Zielprozess für die Kontenbestätigung definieren. Denn nur Abläufe, die klaren Regeln folgen, lassen sich in einen Workflow übersetzen. Da das Projekt praktisch "auf der grünen Wiese" stattfand, war eine genaue Feinabstimmung aller Abläufe erforderlich. Unter der Moderation von Nomentia wurden Flussdiagramme erstellt, um den end-to-end-Prozess sauber zu definieren. Dabei machte sich die jahrelange Erfahrung in den Bereichen Systemintegration und Datenaustausch bezahlt.
"Uns gefiel, dass Nomentia nicht nur das eigene System, sondern den ganzen Prozess im Blick hatte. Und die Deutsche Bank zeigte von Anfang an große Bereitschaft, diese Lösung trotz kleinerer Stolpersteine gemeinsam zum Laufen zu bringen."
Dieter Worf, Head of Treasury, Schott AG
Die Technik im Detail | Die durch SWIFT definierten Formate machen den Datenaustausch erst möglich. Der „Account report“, wie die Kontobestätigung im SWIFT-Jargon heißt, ist der letzte von vier Nachrichtentypen, die im Abfrageprozess wie dargestellt zusammenhängen.
Nach einigen Abstimmungsrunden waren die Prozessschritte festgelegt und Nomentia konnte den ersten Prototypen des Workflows einrichten. Erste acmt-Nachrichten wurden erstellt und zur Prüfung an die Deutsche Bank. Nach etwas Feinjustierung gelang der Durchbruch: Das System der Deutschen Bank konnte erstmalig eine im acmt-Format verfasste und per SWIFT-Netzwerk übermittelte Anfrage von SCHOTT vollautomatisch empfangen und beantworten.
Flowchart zum Kontobestätigungs-Prozess: Die genaue Abstimmung des Nachrichtenflusses und der daraus resultierenden, unterschiedlichen Workflow-Status, bildete die Basis für die Umsetzung im Projekt.
Das Ergebnis: mehr Automatisierung, mehr Überblick
Der Nomentia-Workflow und der automatisierte Datenaustausch ermöglichen es SCHOTT, aktive Konten mit nur einem Mausklick von der Bank vollautomatisch prüfen und bestätigen zu lassen. Kann die Bank die übermittelten Konten in ihren Systemen nicht finden, wird eine Fehlermeldung generiert. Können die Konten zwar identifiziert werden, aber die Zeichnungsberechtigungen sind nicht korrekt, werden die Konten im Workflow zur Abklärung mit der Bank vermerkt. Stimmen alle Daten vollständig überein, erhalten die Konten den Status „bestätigt“ und werden mit einem Bestätigungsdatum versehen.
Bestätigungsworkflow in Nomentia: Auf einer Übersichtsseite lässt sich für die relevanten Konten per Mausklick die Bestätigung initiieren. Nach der Übermittlung an die Deutsche Bank erfolgt vollautomatisch der Import des „Acknowledgements“ und anschließend des Account Report. Konten, bei denen Unstimmigkeiten bei den Zeichnungsberechtigungen bestehen, werden zur weiteren Bearbeitung aussortiert und erfolgreich bestätigte Konten erhalten einen eigenen Status.
Seit dem GoLive Anfang 2019 kann SCHOTT seine Konten vollautomatisiert prüfen und bestätigen lassen. Die Treasury-Softwarelösung Nomentia generiert einen Account Report Request und sendet diesen via SWIFT-Anbindung an die Deutsche Bank. Auch die Bestätigungen, eventuelle Ablehnungen sowie die Account Reports werden dann ohne manuelle Eingaben verarbeitet. Der Versand von E-Mails wird dadurch überflüssig und Missverständnisse in der Kommunikation sowie Fehler bei der Überweisung und Sicherheitslücken werden vermieden.
SCHOTT kann nun mithilfe des Workflows Kontonummer, Währung und Zeichnungsberechtigte mit wenigen Klicks abgleichen. Ein weiteres Ziel ist die Automatisierung der jährlichen Kontostandsbestätigung im Rahmen des Jahresabschlusses.
Der vollständig digitalisierter Bankkonto-Lebenszyklus
Das enorme Potenzial von eBAM liegt aber noch woanders: Die technische Basis und die Erfahrungen aus diesem innovativen Projekt wurden in einer zweiten Projektphase genutzt, um weitere Prozesse rund um die Eröffnung, Änderung und Auflösung von Bankkonten zu automatisieren. Ein vollständig papierloses Kontenmanagement also, das ohne Faxgerät und Postweg auskommt und auch intern Abstimmungen erheblich vereinfacht und beschleunigt. Damit ist es jetzt auch möglich, neue Zeichnungsberechtigungen anzulegen und bestehende auszuweiten oder einzuschränken. Smarte Workflows sorgen im Hintergrund für einen lückenlosen Prozess im Mehraugenprinzip. Was derzeit nur für Konten bei der Deutschen Bank in Deutschland funktioniert, wird in Zukunft auch bei internationalen Kontoverbindungen möglich sein.
"Mit diesem Projekt haben wir gemeinsam mit Nomentia und der Deutschen Bank einen wichtigen Bereich des Bankkonten-Managements erfolgreich digitalisiert. Gleichzeitig sind wir überzeugt, dass noch mehr möglich ist. Wir möchten unbedingt dranbleiben und alle Treasury-Kollegen einladen, es uns gleichzutun. Nur so kann die vollständig digitalisierte Kontenverwaltung Realität werden."
Dieter Worf, Head of Treasury, Schott AG
Die Vision für die Zukunft ist, dass weitere Banken es der Deutschen Bank gleichtun und ihre Systeme „e-Bam-fit“ machen, damit Konzerne bald den Großteil ihrer Konten sowohl national als auch international per Knopfdruck prüfen und verwalten können.
"Der Anfang ist gemacht, jetzt können weitere Schritte folgen. Bis das Extremely Large Telescope im Jahr 2024 den Betrieb aufnimmt, wird auch der Blick auf unsere Bankkonten noch ein ganzes Stück schärfer sein."Dieter Worf, Head of Treasury, Schott AG
Ein besseres Treasury-Management beginnt mit Nomentia
Wir zeigen Ihnen, wie wir Ihr Treasury-Team unterstützen können.
