Helen Oy

Herausforderung

Bisher wurden bei Helen Ltd. nur das Kontenbuch und bevorstehende Großereignisse auf täglicher Basis prognostiziert. Es wurde festgestellt, dass das kurzfristige Cashflow-Management und die Prognosen genauer sein müssen. Dieser Bedarf hat sich seit dem Beginn der Pandemie noch erhöht.

Lösung

Das beste Tool für Finanzen in der Corona-Krise

Die Corona-Pandemie hat globale Auswirkungen. Wie sieht die Krise aus Sicht der Finanzabteilung eines großen Energieunternehmens aus? Welche Hilfsmittel sind am nützlichsten, wenn sich das betriebliche Umfeld drastisch ändert?

Antti Hänninen, Accounting Specialist bei Helen, nimmt den Call in seinem Wohnzimmer entgegen. Er arbeitet von zu Hause aus, wie die gesamte Finanzabteilung. Alles, was remote möglich ist, wird über das Internet oder per Telefon erledigt.

"Der Arbeitsaufwand hat enorm zugenommen. Es müssen mehr Rechnungen bearbeitet werden als früher. Auch die Bedeutung des Cash Managements hat zugenommen. Die Situation wird jetzt viel genauer überwacht. Monatliche Berichte und Prognosen reichen nicht mehr aus. Der Cashflow des Unternehmens wird wöchentlich, ja sogar täglich verfolgt."

Antti Hänninen, Accounting Specialist, Helen Ltd

 Ein wichtiger Teil von Hänninens Arbeit ist die Prozessoptimierung. Ein solches Projekt war im Herbst 2019 die Automatisierung des Cash-Managements und der kurzfristigen Cash-Prognose durch die Implementierung der Nomentia Cash Flow Forecasting Lösung.

Bisher wurden bei Helen Ltd. nur das Kontenbuch und größere anstehende Ereignisse auf täglicher Basis prognostiziert. Es wurde festgestellt, dass das kurzfristige Cashflow-Management und die Prognosen genauer sein müssen. Dieser Bedarf hat sich seit dem Beginn der Pandemie noch erhöht. 

Glücklicherweise war die Nomentia-Lösung bei Helen Ltd. bereits seit sechs Monaten im Einsatz, bevor die globale Krise ausbrach. Die Finanzabteilung reagierte, indem sie eine Expertengruppe aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zusammenstellte. Alle verfügten über gute Kenntnisse der Cashflows ihrer Bereiche und der Faktoren, die diese beeinflussen könnten. Die Gruppe war in der Lage, schnell und korrekt festzustellen, welche Daten in dieser unbekannten Situation erhoben werden mussten.

"Im Moment stabilisieren sich unsere Zyklen, und Nomentia Cash Flow Forecasting fügt sich gut in unsere alltägliche Arbeit ein. In der Muttergesellschaft sind die Anpassungsarbeiten weitgehend abgeschlossen. Als Nächstes steht der gleiche Prozess in unseren Tochtergesellschaften an."

Antti Hänninen, Accounting Specialist, Helen Ltd

Ein gut funktionierendes System ist entscheidend für Remote Work

"Die Datenmenge, die jetzt in Cash Flow Forecasting hochgeladen wird, ist viel größer als noch vor der Pandemie. Da ist es eine große Erleichterung, dass der Großteil davon automatisch übertragen wird. Dadurch wird das Risiko menschlicher Fehler minimiert."

Antti Hänninen, Accounting Specialist, Helen Ltd

Ein großes Plus ist die Zuverlässigkeit der SaaS-Lösung unter diesen außergewöhnlichen Umständen.

"Jetzt, wo alle von zu Hause aus arbeiten, wäre ein größeres und komplexeres System möglicherweise ins Stocken geraten. Cash Flow Forecasting funktioniert jedoch perfekt."

Antti Hänninen, Accounting Specialist, Helen Ltd

Helen Ltd. hat innerhalb kurzer Zeit reichlich Erfahrung mit dem Finanzmanagement in Krisenzeiten gesammelt. Antti Hänninen teilt seine wertvollen Erfahrungen und gibt Tipps für den richtigen Umgang mit Krisensituationen im folgenden Abschnitt.

Top-Tipps für den Umgang mit Krisensituationen

• Von verschiedenen Abteilungen lernen
  Der Datenumfang wird zunehmen. Es ist jedoch nicht sinnvoll, die Daten wahllos zu sammeln. Die Personen, die in den verschiedenen Abteilungen oder Referaten für den Cashflow zuständig sind, verfügen über fundierte Kenntnisse darüber, wie sich eine Krise auf den Cashflow auswirken kann und was beobachtet werden sollte. Beherzigen Sie diese Hinweise und erstellen Sie gemeinsam einen Aktionsplan.
• Tools schnell an veränderte Situationen anpassen
  Wenn das Volumen der gesammelten Daten zunimmt, ist das beste Werkzeug das mit dem höchsten Automatisierungsgrad. Eine weitere wichtige Eigenschaft ist die schnelle Anpassung und Skalierbarkeit. Implementieren Sie nicht mitten in einer Krise eine völlig neue Lösung. Der richtige Zeitpunkt für Neuanschaffungen ist dann, wenn sich das Arbeitsumfeld ausreichend stabilisiert hat. Überlegen Sie, wie Sie den Automatisierungsgrad Ihres derzeitigen Systems erhöhen können.
• Vorbereitet sein
  Wir erleben gerade die erste globale Krise unseres Lebens. Wir alle wurden von den Ereignissen überrumpelt. In Zukunft sollten selbst kleine Signale zur Kenntnis genommen werden. Die Folgenabschätzung muss beginnen, wenn eine potenzielle Krise noch klein und lokal ist. Wie könnte das Risikomanagement in Ihrem Unternehmen verbessert werden?

"Wir haben Nomentia Cash Flow Forecasting zum richtigen Zeitpunkt eingeführt"

Antti Hänninen, Accounting Specialist, Helen Ltd