CompuGroup Medical

Gründungsjahr

1987

Branche

Gesundheitswesen

About

Die CompuGroup Medical SE & Co. KGaA (auch CGM) ist ein Softwareunternehmen mit Sitz in Koblenz, Deutschland. Das Unternehmen bietet Software für das Gesundheitswesen an.

Es stellt Anwendungssoftware zur Unterstützung medizinischer und organisatorischer Tätigkeiten in Arztpraxen, Apotheken, medizinischen Laboratorien und Krankenhäusern her. CGM beschäftigt weltweit mehr als 8500 Mitarbeiter und hat mehr als 1,6 Millionen Nutzer in 56 Ländern.

Herausforderung

CGM war auf der Suche nach einer Treasury-Management-Lösung zur Vereinfachung und Automatisierung des internen Antragsprozesses für Konzerndarlehen und -anlagen. Durch die konzernweite Standardisierung und Automatisierung soll die Effizienz gesteigert werden und gleichzeitig die Transparenz, Sicherheit und Compliance verbessert werden.

Lösung

Die CGM-Lösung nutzt einen von Nomentia entwickelten digitalen Workflow, mit dem Unternehmen Gruppendarlehen und -anlagen bei der Konzernfinanzverwaltung nach einem standardisierten Verfahren beantragen können. Der Workflow ist mit dem Nomentia-Darlehensrechner, der Bankkontenverwaltung und dem verfügbaren Finanzstatus verbunden, so dass der gesamte Prozess vollständig in das bestehende Treasury-Management-System von Nomentia integriert ist. Darüber hinaus werden Derivate zur Absicherung von Fremdwährungskrediten/-einlagen automatisch über die Handelsplattform FxAll abgewickelt und anschließend an das Nomentia Risk Management zurück in das Derivatemodul übertragen, wo die Derivate auch für Buchhaltungszwecke bewertet werden.

„Mit der Digitalisierung unseres IC-Darlehen-Workflows haben wir es geschafft, die Beantragung, Abwicklung und Abrechnung über die gesamte Gruppe zu standardisieren und um 50% zu beschleunigen. Das bringt eine erhebliche Zeitersparnis pro Darlehen. Von der gewonnenen Transparenz und dem beschleunigten Prozess profitieren sowohl die Tochtergesellschaften als auch das Group-Treasury!“

STEFAN HERKOMMER, Head of Group Treasury bei CompuGroup Medical

Der bei CGM angewandte Nomentia IC-Darlehen-Workflow besteht aus 10 Schritten.

Schritt 1

Der Antrag für ein neues IC-Darlehen oder eine IC-Anlage wird von einem Mitarbeiter einer Tochtergesellschaft oder des Konzern-Treasury gestellt. Im Antrag werden die kritischen Daten des IC-Darlehens bzw. der IC-Anlage abgefragt und es wird geprüft, ob für die Kombination aus Antragsteller und Begünstigtem eine interne Kreditlinie (LOC) vorhanden ist und ob diese für den angeforderten Betrag ausreicht. Dazu wird die zum Startzeitpunkt verfügbare LOC ermittelt und mit dem neuen Darlehens-/Anlagenbetrag abgeglichen. Ist kein entsprechender LOC verfügbar, muss der Antragsteller zunächst einen Rahmenvertrag bei der Konzernkasse anfordern, um fortzufahren.

Schritt 2

Der Antrag wird dann zur Genehmigung an das Konzern-Treasury weitergeleitet. Das Konzern-Treasury prüft den Antrag und erweitert ihn ggf. um zusätzliche Angaben wie Zinssatz, Zinsmethode usw. Die Daten können auch von der Finanzverwaltung der Gruppe geändert werden.

Schritt 3

Die Daten werden automatisch in den Darlehensrechner übertragen, und das Darlehen/die Einzahlung wird mit allen Cashflows berechnet.

Schritt 4

Anschließend wird der Antrag genehmigt, abgelehnt oder zur Überarbeitung durch das Konzern-Treasury an die Tochtergesellschaft zurückgesendet.

Schritt 5

Nach der ersten Genehmigung folgt die zweite Genehmigung. Um den Genehmigungsprozess abzuschließen, wird nach dem 4-Augen-Prinzip vorgegangen.

Schritt 6 (optional)

Da es sich bei den Darlehen oder Anlagen um endfällige Darlehen handelt, bei denen die Zinsen kapitalisiert werden, ist die Absicherung für ein Fremdwährungsdarlehen oder eine Anlage ein einfacher Devisenswap. Wenn die Verrechnungssteuer im Land des Antragstellers zu berücksichtigen ist, wird der Fernabsatz des Swaps automatisch um diesen spezifischen Betrag gekürzt und ein ungerader Swap gehandelt. Alle Transaktionen werden automatisch an die FXall-Handelsplattform übertragen, und der Trader muss die Transaktion mit der bestmöglichen verfügbaren Bank abschließen, ohne Beträge oder Daten einzugeben. Nach der Ausführung des Geschäfts wird das Derivat zurück an das Nomentia-Derivatemodul übertragen, wo die Derivate auch für Buchhaltungszwecke bewertet werden.

Schritt 7 und 8

Sobald der Antrag genehmigt ist, wird der Darlehens- oder Anlagenvertrag automatisch im Workflow mit allen zuvor eingegebenen Informationen erstellt. Der Vertrag kann dann in DocuSign erstellt werden, wo Group-Treasury die jeweiligen Unterzeichner einträgt. Danach werden alle Beteiligten per E-Mail über DocuSign informiert, dass ein Antrag zur Unterschrift vorliegt. Eine Unterschrift kann dann direkt in DocuSign eingetragen werden.

Sobald alle Unterschriften vorliegen, erhalten alle Unterzeichner eine automatisch generierte E-Mail von DocuSign, dass der Unterzeichnungsprozess abgeschlossen ist. Über die Nomentia-DocuSign-API wird der unterschriebene Vertrag direkt an das jeweilige Workflow-Modul angehängt. Das Darlehen bzw. die Investition wird auf "active" gesetzt und befindet sich damit im Sammelstatus "Active loans and investments".

Im Status "Active loans and investments" werden die Transaktionen markiert, die innerhalb der nächsten dreißig oder zehn Tage fällig werden. Soll das Darlehen verlängert werden, so kann dies über den Workflow bereits vor dem Fälligkeitsdatum angestoßen werden und die Daten des bestehenden Darlehens werden auf einer neuen Seite der Anwendung übernommen. Aufgrund der Limitprüfung sollte das neue Darlehen/die neue Einzahlung frühestens mit dem Auslaufen des alten Darlehens beginnen. Der Prozess für die Verlängerung beginnt dann wieder von vorne.

Schritt 9

Nach der Ausführung des Geschäfts in FxAll wird das Derivat zurück an das Derivatemodul von Nomentia übertragen, wo die Derivate auch für Buchhaltungszwecke bewertet werden.

Schritt 10

Neben dem voll integrierten Workflow und der FxAll-Schnittstelle werden die Zinsaufwendungen und -erträge, die aus den Darlehen und Anlagen generiert werden, direkt an SAP übertragen und gebucht.

Ergebnisse

Konzernweite Automatisierung und Standardisierung, mehr Transparenz und Sicherheit sowie Effizienzsteigerungen im Arbeitsalltag.
Zentralisiertes Risikomanagement von Fremdwährungskrediten oder -anlagen.
Direkte Anbindung an den Darlehensrechner, Zinssätze können vorberechnet werden, und der digitale Prozess ist vollständig in die bestehende CGM-Treasury-IT-Landschaft integriert.
Gehandelte Derivate werden zurück an Nomentia übertragen, einschließlich der Bewertung von Devisengeschäften.
IC-Darlehens-/Anlagenbestand mit digitaler Dokumentenverwaltung.