Bertelsmann

Herausforderung

Für die Avalverwaltung innerhalb des Konzerns wurde bislang eine Access-Lösung verwendet. Dies bedeutete einen erheblichen Arbeitsaufwand auf Konzernebene. Ziel war es, diesen Bereich zu dezentralisieren und es allen Tochtergesellschaften zu ermöglichen, Avale direkt über ein webbasiertes System zu verwalten. Darüber hinaus sollten einfache Prozesse automatisiert werden, um den Arbeitsaufwand weiter zu reduzieren. Dazu gehörte die Möglichkeit Anträge und Rechnungen für Avalgebühren und -provisionen direkt aus dem System heraus erstellen zu können.

Lösung

Das Modul für die Avalverwaltung von Nomentia bot die beste Lösung, wobei dieses im Rahmen des Projekts weiterentwickelt und optimiert wurde. Die Pflege von Avalstammdaten ist weiterhin dem zentralen Treasury vorbehalten. Die aktuellen Avalbewertungen werden monatlich von den Tochtergesellschaften erfasst und bestätigt. Zusätzlich werden die Tochtergesellschaften über automatisierte E-Mails zur Eingabe der Daten angehalten, wenn Termine nicht eingeltene wurden. Den Avalen werden auf Basis eines festgelegten Systems automatisch eindeutige Identifikatoren zugewiesen. Die Berechnung der damit verbundenen Gebühren und Entgelte erfolgt quartalsweise nach der Anlage des Avals und die Rechnungsstellung für die Provisionen in zuvor im System festgelegten Intervallen.

Ergebnisse

• Quartalsweise Zeitersparnis durch die automatisierte Rechnungsstellung für Avalgebühren und -provisionen
• Weniger Belastung für das Treasury durch Datenpflege seitens der Tochtergesellschaften und Prozesse zur Erinnerung an die Dateneingabe
• Lückenlose Erfassung der internen Avallandschaft
• Weitreichende Auswertungsmöglichkeiten

"Durch die einfache Datenverwaltung und die automatisierte Rechnungsstellung sparen wir jeden Monat wertvolle Zeit."

Christian Melcher, Senior Vice President International Corporate Treasury & Finance, Bertelsmann SE & Co. KGa