Von der Treasurerin zu Solution Managerin: Tipps zur TMS-Auswahl

„Was ich als Treasurerin immer mühsam fand, war das manuelle Zusammentragen der Informationen aus den verschiedenen Systemen. Das und die vielen unterschiedlichen PIN und TAN-Codes für in- und ausländische Banken sind Dinge, die ich nicht vermisse.“ Petra Reichenbach, Solution und Presales Managerin bei Nomentia

Wenn die Entscheidung für einen Digitalisierungsschritt im Treasury gefallen ist, finden es Unternehmen oft schwierig, den richtigen Anbieter auszuwählen. Denn bei der Auswahl müssen eine ganze Reihe an Kriterien berücksichtigt werden: Von den erforderlichen Funktionen und der Benutzerfreundlichkeit über Konnektivität und IT-Integration bis hin zu Datensicherheit, Supportqualität und Preisstruktur müssen zahlreiche Kriterien gegeneinander abgewogen werden.

Dass diese Entscheidung nicht einfach ist, kann Petra Reichenbach, Solution und Presales Managerin bei Nomentia, nur zu gut verstehen. Aufgrund ihrer vorherigen Tätigkeiten im Corporate Treasury ist sie mit den Herausforderungen des Treasury-Alltags bestens vertraut und ihre Erfahrung hilft ihr, sich in die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden hineinzufühlen und sie optimal zu beraten. In unserem Interview spricht sie über ihre Erfahrung bei der Auswahl und Implementierung eines TMS und gibt wertvolle Tipps für diejenigen, die sich nach einem Cash- und Treasury Management System umsehen.

Petra Reichenbach

Petra Reichenbach ist seit November 2023 Solution und Presales Managerin bei Nomentia. Ihre Karriere begann nach einem berufsbegleitenden Studium der Wirtschaftswissenschaften in der internen Revision, wo sie wertvolle Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche nationaler und internationaler Konzerngesellschaften gewann und ein tiefes Verständnis für Compliance, interne Kontrollsysteme (IKS) und Risikomanagement entwickelte. Vor ihrem Wechsel zu Nomentia war sie in Österreich in leitenden Positionen im Bereich Treasury und Finanzen in international tätigen Unternehmen der Maschinenbauindustrie tätig.

Petra, du bist Solution und Presales Managerin bei Nomentia. Wie sieht dein Alltag aus?

Als Solution Managerin agiere ich als Schnittstelle zwischen Produktmanagement und Vertrieb. Das bedeutet, ich stehe meinen Vertriebskollegen in Kundengesprächen mit Treasury-Know-how zur Seite, um gemeinsam mit den Kunden ihre individuelle Anwendungsfälle und Bedürfnisse zu besprechen. Das Ziel dabei ist, die Kundenprozesse so gut wie möglich zu verstehen, um sie in unserer Lösung optimal abzubilden und gleichzeitig zu vereinfachen. Denn wir möchten unsere Kunden auch als Sparringpartner begleiten und ihnen auf Basis erfolgreicher Projekte Benchmarks sowie Best-Practice-Lösungen bieten.
Auf der anderen Seite gebe ich intern Feedback an unsere Produktmanager weiter, die die Markt-Insights aus den vielen Kundengesprächen in die stetige Weiterentwicklung unserer Lösungen einfließen lassen. 

Wie hilft dir dabei deine Erfahrung als langjährige Treasurerin? 

Ohne meine langjährige Erfahrung im Treasury und Finance könnte ich mir meine Aufgabe nicht vorstellen. Dadurch, dass ich viele Jahre selbst in Corporates gearbeitet habe, kann ich die Herausforderungen unserer Kunden ganz gut nachvollziehen. So kann ich mich besser in ihre individuellen Problemstellungen hineinversetzen und sie gezielter beraten. Gleichzeitig finde ich es total spannend, neue Unternehmen kennenzulernen – von kleineren Nischenplayern, Hidden Champions bis hin zu weltweit agierenden Konzernen – und Einblicke in ihre Geschäftsfelder, Abläufe und die Besonderheiten der jeweiligen Branche zu erhalten. 

Was waren denn typische Herausforderungen in deinem Alltag, die du jetzt in deiner neuen Position nicht vermisst? 

Im Finanzbereich ganz klar die eng getakteten Reportingzyklen inklusive der Monats- und Jahresabschlüsse und im Treasury die vielen manuellen Datenabfragen aus den unterschiedlichen Quellen. Dazu gehören die ganzen Logins, PINs und TANs für die diversen Banking-Tools. Auch die ganzen rechtlichen Themen und der administrative Aufwand im Zusammenhang mit den Banken vermisse ich nicht, wie zum Beispiel der KYC-Prozess, die Änderung von Zeichnungsberechtigungen, Vertragsgestaltung, etc. 

Das klingt nach viel Aufwand, der von den wichtigen Aufgaben ablenkt. Das sind aber alles Probleme, die sich mit unserer Lösung beheben lassen, oder? 

(Lacht). Naja, jein. Ich meine, der ganze KYC-Prozess fällt auch mit einer Treasury-Lösung nicht weg. Aber ja, eine Lösung für Bankenkonnektivität macht das ganze deutlich einfacher. Die Verwaltung von Zeichnungsberechtigten lässt sich zum Beispiel mit unserer Lösung von der Berechtigung mit der Bank entkoppeln. Und was das manuelle Zusammentragen von Daten betrifft, fällt der größte Teil davon durch die automatische Datenkonsolidierung und Währungsumrechnung einer integrierten Lösung auch weg. Das bringt große Zeiteinsparungen, die für mehr wertschöpfende oder strategische Aufgaben genutzt werden können. 

Deshalb hast du während deiner Tätigkeit als Treasurerin auch eine Software eingeführt, richtig? 

Ja, das ist richtig. Ich habe vor zwei Jahren Nomentia Payments eingeführt und einige Jahre davor in einem anderen Unternehmen die Module Finanzstatus, Liquiditätsplanung, Avalmanagement und Derivate. Das war die Software TIP von TIPCO, die 2021 mit Nomentia fusioniert wurde und heute Teil unserer viel umfassenderen Lösung ist. 

Wie sah die Implementierung konkret aus und welche Herausforderungen gab es dabei? 

Die Implementierung selbst verlief eigentlich recht unkompliziert. Eine Herausforderung bei der Systemwahl war aber – so banal es klingen mag – die gemeinsame Sprache. IT-Techniker und Treasury-Experten sprechen oft unterschiedliche Fachsprachen. Umso hilfreicher war es, mit Nomentia einen Partner zu haben, der viel praktische Erfahrung im Treasury mitbrachte. Gleichzeitig bot die Implementierung auch die Chance, unsere bestehenden Prozesse kritisch zu hinterfragen und ein „Housekeeping“ durchzuführen, das heißt Altdaten zu bereinigen.

Durch den Austausch mit Referenzkunden, die Teilnahme an Nomentia-Events und die Expertise der Projektleiter konnten wir zudem wertvolle Best Practices übernehmen. Nach der erfolgreichen Implementierung ließen sich auch anfängliche Skeptiker schnell von den Vorteilen der Lösung überzeugen. Zudem half die phasenweise Beauftragung von Reports dabei, besser zu verstehen, welche Analysen wir selbst durchführen können und wann ein kundenspezifischer Report erforderlich ist.

Was sind denn typische Herausforderungen, die du jetzt bei den Kunden siehst?

Im Endeffekt ist das die ganze Bandbreite an verschiedenen Anforderungen. Viele Unternehmen haben, wie wir damals, noch gar nichts im Einsatz und fangen auf der grünen Wiese an. Der Bedarf nach einer Lösung ergibt sich meistens aufgrund von Unternehmenswachstum, zunehmender Internationalisierung oder auch durch personelle Veränderungen. Wir haben viele Anfragen von Unternehmen in der Größenordnung von 300 bis 500 Mio. EUR Umsatz, aber auch von Unternehmen mit deutlich über 1 Mrd. EUR Umsatz, die noch keine Tools im Einsatz haben und alles noch mit Excel lösen. Wenn der Schuh nicht drückt und genug Liquiditätspuffer vorhanden ist, sehen nach wie vor Unternehmen keine Notwendigkeit, eine detaillierte Planung durchzuführen oder dies in einer gesicherten Umgebung (sprich Software) durchzuführen.  

Wir haben aber auch viele Anfragen von Treasury-Teams, die mit der bestehenden Software und dem Support nicht mehr zufrieden sind oder sich nach moderneren und umfassenderen Lösungen umsehen, die ihr aktuelles Tool oder TMS nicht unterstützen. All das geht mit unterschiedlichen Herausforderungen einher, was es für mich sehr abwechslungsreich und interessant macht. Wesentlich ist mir dabei, die bestehenden Prozesse mit den vorhandenen Systemen und aktuellen Schmerzpunkten zu verstehen.

Das heißt, je nachdem wie der Kunde aufgestellt ist, ergeben sich individuelle Lösungswege? Was empfiehlst du denn denjenigen, die noch nichts im Einsatz haben? 

Denjenigen, die auf der grünen Wiese beginnen, empfehlen wir, mit Cash Visibility und Cashflow Forecasting zu beginnen. Das heißt einerseits die Frage nach dem aktuellen Finanzstatus – das Kernstück in Sachen Transparenz – um auf Knopfdruck zu wissen, wie viel Liquidität man aktuell hat. Dafür werden in der Lösung die verschiedenen Finanzdaten wie Bankkontensalden, Darlehen, IC-Finanzierungen und Bankenlimite in einem Bericht zusammengefasst und im Zeitverlauf beziehungsweise im Vergleich zu den Vorperioden dargestellt. Zum anderen der Blick in die Zukunft, das heißt, wie sich die Liquidität im Rahmen der Planungsprämissen verändern wird und ob dann ausreichend Liquiditätsreserven vorhanden sind. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern und mit mehreren Banken auch außerhalb von EBICS agieren, ist das Thema Zahlungsverkehr ein sehr wesentliches. Dort bringt der Einsatz einer Payments-Lösung einen deutlichen Qualitätssprung. 

Nachdem sich ein Treasury-Team dazu entschieden hat, auf eine Software umzusteigen, steht es vor der Herausforderung, den richtigen Anbieter zu finden. Welche Tipps kannst du ihnen zu diesem Prozess geben?

Ich empfehle bei der Beurteilung der Anbieter neben den ‚Hard Facts‘ auch ganz stark auf ‚Soft Facts‘ zu achten, also auch auf die Kommunikation und die menschliche Komponente. Versprechen können Anbieter oft sehr vieles, aber halten sie dies dann auch? Deshalb sollten Interessierte beim Gespräch mit Anbietern immer nach Referenzen bestehender Kunden fragen. Allgemein ist es sinnvoll, sich mit Branchenkolleginnen und -kollegen auszutauschen. Gruppierungen wie die ACTA in Österreich oder der VDT in Deutschland sind dafür beispielsweise gute Anlaufstellen. Es lohnt sich auch immer, an verschiedenen Treasury-Veranstaltungen teilzunehmen. Neben einem kollegialen Austausch unter Treasurern kann man mit den unterschiedlichen Anbietern vor Ort in Kontakt treten, um sich ein persönliches Bild zu machen. Zusätzlich kann es auch hilfreich sein, einen Treasury-Berater hinzuziehen, der den Auswahlprozess begleitet und mit Branchen Know-how unterstützt.

Und wenn das keine Option ist, worauf sollte man etwa beim RFP-Prozess achten? 

Um eine optimale Beratung zu geben, ist es für den TMS-Anbieter wichtig, den Kunden und die Bedürfnisse zu verstehen. Deshalb sollten Unternehmen beim RFP nicht nur den Anbieter unter die Lupe nehmen, sondern auch sich selbst präsentieren. Je genauer wir den Kunden und seine Abläufe verstehen, desto besser können wir auf ihn zugehen. Am besten ist deshalb, nicht 500 Fragen zum Anbieter zu stellen, sondern das RFP kurz und gezielt zu halten und mit Beispielen und ungefähren Mengengerüsten zu ergänzen, damit der Anbieter so gut wie möglich versteht, was momentan gebraucht wird oder als zukünftige Ausbaustufe angedacht ist. Super hilfreich ist auch eine Kategorisierung nach Prioritäten – zum Beispiel in Form der MoSCoW-Methode.

Und sobald der Anbieter steht, wie können Unternehmen sich am besten auf die Implementierung vorbereiten? 

Ähnlich wie wenn man in ein neues Haus umzieht, sollte man vor der Einführung oder Migration eines Systems eine Bestandsaufnahme durchführen. Was wollen wir alles mit ins „neue Haus“ nehmen und was sind alte Zöpfe, von denen wir uns trennen sollten? Ist es beispielsweise notwendig, alle bestehenden Banken beizubehalten, oder kann die Anzahl reduziert werden?

Wenn man genügend Zeit hat, lohnt es sich auch durchaus weiterzudenken und die aktuellen Prozesse und Arbeitsschritte zu hinterfragen sowie auch andere Abteilungen und Einheiten mit dazuzuholen. Gerade wenn es etwa um die Planung geht, erfolgt diese oft nur zentral durch das Treasury. Hier könnte durch spezifische Rechte und Rollenverteilungen im TMS die Planung in die Bereiche verlagert werden, wo die Informationen entstehen.

Bonusfrage: Du warst als Treasurerin in Österreich tätig und betreust jetzt Kunden aus dem gesamten deutschsprachigen Raum. Gibt es da Unterschiede? 

Was die Aufgaben im Treasury, die Komplexität und Prozesse betrifft, ticken wir im deutschsprachigen Raum schon sehr ähnlich. Wo ich mehr Unterschiede wahrnehme, ist gegenüber den Nordics. Nordische Unternehmen sind nicht so exportorientiert und damit weniger international als die DACH-Region. Aber was die Digitalisierung betrifft, sind diese Länder viel weiter als wir. Generell würde ich sagen, dass die nordischen Länder in ihrer Kultur sehr viel Wert auf Ausgewogenheit legen. Das erreichen sie durch mehr Automatisierung und Fokus auf Effizienz, während wir im DACH-Raum oft detailverliebt sind und bis ins kleinste Detail optimieren.

Aber das ist das Spannende an meinem Job und in unserem internationalen Team bei Nomentia. Wir bringen unterschiedliche Mentalitäten, Zugänge zu Problemen und Lösungen mit. Und in Kombination mit Teamspirit, Spaß und Leidenschaft für Technologien wollen wir unsere Kunden unabhängig von der geografischen Verteilung mit unserem Service begeistern.