Automatisierung des Cash Managements: Strategien und Vorteile

Ein effizientes Cash Management kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens ausmachen. Für Finanzteams ist es immer wichtiger geworden, liquide Mittel so gut und effizient wie möglich zu verwalten, um die Kontinuität des Unternehmens zu gewährleisten.

Gleichzeitig kann das Cash Management zu einer erheblichen Belastung führen, wenn Unternehmen wachsen und deshalb zunehmend komplexere Strukturen aufbauen sowie verschiedene Gesetzgebungen in immer mehr Ländern hinzukommen. Eine effiziente zentrale Datenverwaltung ist nahezu unmöglich, wenn Sie mehrere Konten bei unterschiedlichen Banken besitzen sowie ERP-Systeme und andere Finanzsysteme verwenden. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihr Team und Ihr Unternehmen immer größer werden und Sie von den Inputs mehrerer Stakeholder abhängig werden. Darüber hinaus ist es für Unternehmen in der Regel schwierig, einen sofortigen oder Echtzeit-Einblick in die konzernweiten Cash-Positionen und Cashflow-Details zu erhalten, was zu unerwünschten Liquiditätsrisiken führen kann.

Manuelles Cash Management ist mit einem erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden - und das Ergebnis ist oft sehr fehleranfällig. Doch die meisten Routineaufgaben, die manuell erledigt werden müssen, können mit den richtigen Lösungen leicht automatisiert werden. Es gibt verschiedene Strategien zur Automatisierung Ihres Cash Managements, die einige wichtige Vorteile mit sich bringt.

Was bedeutet die Automatisierung des Cash Managements?

Unter der Automatisierung des Cash Managements versteht man die Automatisierung von Aufgaben, die normalerweise manuell erledigt werden, wie z. B. Datenerfassung, Informationsberichte, Kapitalmanagement, Währungsmanagement und finanzielles Risikomanagement für Unternehmen. Die Automatisierung solcher Aufgaben hilft Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen.

Die Vorteile der Automatisierung des Cash Managements

Hier sind einige Vorteile des automatisierten Cash Managements:

1. Mehr Effizienz

Der Hauptvorteil der Automatisierung Ihres Cash Managements ist die Steigerung der Effizienz. Die Automatisierung mit den richtigen Tools sorgt für schnelle und fehlerfreie Prozesse. Außerdem entfallen manuelle Arbeiten wie das Sammel und Kombinieren von Daten aus verschiedenen Quellen, die Benutzerzugriffsverwaltung und das Erstellen von Berichten, insbesondere in Echtzeit. Die Erleichterung von Prozessen mit Hilfe der Automatisierung geht in der Regel auch mit Prüfpfaden (sog. Audit-Trails) einher, die Ihnen helfen, potenzielle Betrugsversuche zu entschärfen.

2. Hohe Präzision

Wenn Sie Ihre Cashflows in einer Excel-Tabelle ausweisen und Daten aus verschiedenen Quellsystemen, Banken oder Unternehmen manuell eingeben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Fehler auftreten. Diese Fehler können die Sicherstellung der Unternehmensliquidität gefährden - vor allem dann, wenn mehrere Personen an derselben Excel-Datei arbeiten und Sie beispielsweise auf die Richtigkeit der Dateneingaben von mehreren Tochtergesellschaften angewiesen sind. Durch den automatisierten Abruf aller Daten direkt von den Banken und Quellsystemen an einem Ort werden solche Prozesse weniger fehleranfällig. Die Präzision und der sofortige Zugriff auf Finanzdaten ermöglichen es den Finanzteams, schnelle und fundierte strategische Entscheidungen treffen zu können.

3. Kosteneinsparungen

Die Automatisierung erfordert anfangs in der Regel eine Investition, aber die Investitionsrendite kann die Kosten einer Lösung aufwiegen. Durch die Standardisierung und Automatisierung der Cash-Management-Prozesse können Sie mit dem gesamten Finanzteam eine erhebliche Anzahl von Arbeitsstunden einsparen. Alle eingesparten Stunden können für andere Aufgaben verwendet werden, die zuvor vernachlässigt wurden. Die eingesparte Zeit verschafft Ihnen auch mehr Zeit für die Analyse von Cashflow-Daten, was wiederum eine schnelle Entscheidungsfindung für das Unternehmen ermöglicht.

4. Audits und Compliance-Anforderungen

Prüfungen (sog. Audits) und die Compliance werden durch automatisierte Prozesse und ein zentralisiertes Cash Management wesentlich einfacher. Die Anforderungen, die Wirtschaftsprüfer und Compliance-Richtlinien stellen, lassen sich oft leicht aus automatisierten Cash-Management-Plattformen extrahieren. Darüber hinaus verfügen die meisten Systeme über Prüfpfade (Audit-Trails), anhand derer Sie die früheren Aktivitäten der Benutzer im System einsehen können. Diese Informationen können für Prüfungen sowie zur Aufdeckung von Betrug oder Unregelmäßigkeiten in den Cashflows verwendet werden.

5. Ermöglichung einer präzisen Liquiditätsplanung

Automatisierte Cash-Management-Tools rufen präzise Daten direkt aus allen Quellsystemen ab, ohne dass manuelle Fehler auftreten. Einige Tools nutzen sogar Predictive Analysis auf der Grundlage historischer Daten, um Cashflows zu prognostizieren.

6. Minimierung des Liquiditätsrisikos

Die durch die Automatisierung verbesserten Cashflow-Daten geben Aufschluss über das Liquiditätsrisiko des Unternehmens. Darüber hinaus können Sie mit automatisierten Tools Ihre Liquiditätsposition jederzeit abrufen. Dies erleichtert eine schnelle Entscheidungsfindung in Bezug auf externe oder interne Finanzierungen und die Frage, ob Sie in der Lage sind, zeitnah in potenzielle Geschäftsmöglichkeiten zu investieren.

7. Optimiertes FX-Risikomanagement

Das Management von Währungsrisiken ist mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Mit automatisierten Tools können Sie die meisten Herausforderungen bewältigen, indem Sie alle Geschäfte und Zahlungen, die einem Währungsrisiko ausgesetzt sind, an einem einzigen, zentralen Ort erfassen. Das System berechnet automatisch die Auswirkungen des Währungsrisikos auf Ihre Liquiditätspositionen mit den aktuellen Wechselkursen.

8. Zentralisierte Zahlungen und Reconciliation

Vollautomatisierte Lösungen für Zahlungsprozesse bieten Ihnen einen umfangreichen Payment Hub zur Automatisierung, Verwaltung und Zentralisierung lokaler, landesübergreifender und globaler Zahlungen. Zudem können Sie automatisch ERPs, Finanzsysteme und Banken verbinden, um ausgehende Zahlungen für Kreditorenbuchhaltung, Treasury-Management, Gehaltsabrechnungen sowie manuelle Zahlungen zu verarbeiten. Dadurch können Sie mehr Transparenz und Kontrolle darüber zu erhalten, wohin Ihr Geld hinfließt. Mit einem automatisierten Zahlungsabgleich und den richtigen Buchungsregeln können Sie mit Ihren Zahlungsabgleichsprozessen Zahlungsstapel verarbeiten, ohne sich Gedanken darüber zu machen, wohin die Zahlungen überwiesen werden.

9. Aufdeckung von Zahlungsbetrug

Durch automatisierte Workflow-Einstellungen in Zahlungsabgleichsprozessen fallen unregelmäßige Zahlungen sofort auf. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen vor Zahlungsbetrug oder fehlerhaften Zahlungen schützen. Eine automatisierte Sanktionslistenprüfung kann zusätzlich dazu beitragen, unrechtmäßige Zahlungen auszuschließen, indem Ihre Zahlungsausgänge automatisch mit Listen sanktionierter Geschäftspartner abgeglichen werden. Beide Prozesse sind sehr zeitaufwändig, wenn sie manuell durchgeführt werden.

10. Sofortige globale Cash Visibility

Die Automatisierung mit den richtigen Tools kann Ihnen sofortige globale Cash Visibility auf einer Plattform verschaffen, indem sie alle verfügbaren Daten im gesamten Unternehmen zusammenführt, unabhängig von der Anzahl der Banken, ERP-Systeme, Tochtergesellschaften, Unternehmen, Finanzsysteme oder anderer Quellsysteme.

Verschiedene Wege zur Automatisierung des Cash- und Treasury-Managements

Wir zeigen Ihnen mehrere Möglichkeiten auf, um mit der Automatisierung des Cash- und Treasury-Managements erfolgreich beginnen zu können:

1. Anlegen eines Cash- und Treasury-Management-Systems

Der beste Weg zur Automatisierung Ihres Cash Managements ist die Konsolidierung aller Daten in nur einem System - dazu geeignet ist ein Cash- oder Treasury-Management-System. Die Notwendigkeit, mehrere Systeme, Mitarbeiter, Einheiten und Bankkonten zu konsultieren, entfällt, wenn Sie all Ihre Daten in einer einzigen Plattform zentralisieren, wo Sie sie auch verwalten können. Einige Cash- und Treasury-Management-Systeme ermöglichen es Ihnen, fast alles in einer Plattform zu verwalten: Währungsrisiken, Avale, Kredite, Liquidität, Cashflow-Prognosen, Bankkonten, Reconciliation, Zahlungen, Sanktionslistenprüfungen, Bankverbindungen, Verwaltung von Bankgebühren, Reporting, Trade Finance, ERP-Anbindungen und vieles mehr.

2. Nutzen von künstlicher Intelligenz (KI)

Einige Lösungen nutzen künstliche Intelligenz, um sowohl Routineaufgaben als auch vorhersehbare Prozesse zu automatisieren. Auch wenn die Entwicklung im Bereich Treasury und Cash Management noch in den Kinderschuhen steckt, gibt es Lösungen für Cash-Prognosen, die KI oder maschinelles Lernen (ML) nutzen, um saisonale Trends oder historische Muster zu erkennen und diese Informationen für zukünftige Cashflow-Prognoseszenarien zu nutzen.

3. Zahlungsprozesse aus einer einzigen Quelle

Für den Zahlungsverkehr gibt es Lösungen, die den größten Teil der Zahlungsprozesse automatisieren. Dabei werden alle Zahlungsdaten aus verschiedenen Quellen wie Banken und ERP-Systemen zusammengeführt, was eine durchgängige Kontrolle und Verwaltung des Zahlungsverkehrs ermöglicht. Einige Tools erlauben sogar einen automatisierten Zahlungsabgleich, was für viele Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Transaktionen eine wichtige Strategie ist, um die Zahlungsprozesse effizienter zu gestalten.

4. Excel ade - Warum ein Liquiditätsplanungs-Tool Ihre Arbeit erleichtern wird

Die meisten Unternehmen, die ihre Cashflow-Prognosen in Excel erstellen, haben mit manuellen und fehleranfälligen Prozessen zu kämpfen. Wenn Unternehmen wachsen, wird eine Liquiditäsplanung via Excel immer schwieriger zu handhaben. Ab diesem Zeitpunkt werden Liquiditätsplanungs-Tools für Finanzteams bedeutsam, da sie eine Automatisierung ermöglichen, die Ungenauigkeiten und den Zeitaufwand erheblich reduziert.

5. Nutzen von Bank-APIs

Einige Banken bieten APIs (Application Programming Interfaces) an, um bestimmte Treasury- oder Cash-Management-Aufgaben zu automatisieren. J.P. Morgan beispielsweise bietet eine API an, um automatisch Echtzeitdaten von mehreren Bankkonten in einem Spreadsheet abzurufen, so dass man innerhalb von Sekunden oder Minuten einen besseren Überblick über die liquiden Mittel erhalten kann.

 

Obwohl APIs immer beliebter werden, sind sie noch nicht sehr weit verbreitet. APIs, die von einer Bank bereitgestellt werden, funktionieren in der Regel nicht mit einer anderen Bank - aus diesem Grund greifen viele Unternehmen mit mehreren Banken automatisch auf Cash- und Treasury-Management-Lösungen zurück, da diese mit allen Banken verbunden werden können.

6. Nutzen von eBAM

Wenn Ihre Bank die Voraussetzungen für die elektronische Bankkontenverwaltung (eBAM) erfüllt, kann es sich lohnen, einen Teil Ihres Cash Managements zu automatisieren. EBAMs ermöglichen es Ihnen, mehrere Bankkonten zentral und vollständig elektronisch zu verwalten. Mit einer eBAM-Lösung können Sie den gesamten Prozess von Eröffnung, Führung bis zur Schließung von Bankkonten verwalten. Weitere Möglichkeiten sind Zeichnungsrechte, Ausgabenlimits und die Erstellung von Berichten zu Prüfungs- und Compliance-Zwecken. Zu den Banken, die eBAM-Dienste anbieten, gehören J.P. Morgan, Deutsche Bank, BNP Paribas, Citibank und Bank of America Merrill Lynch.

Die Wahl des richtigen automatisierten Cash-Management-Systems

Letztendlich liegt es an jedem Cash- und Treasury-Team, die besten Lösungen zur Automatisierung der Cash-Management-Prozesse in die Tat umzusetzen. Investitionen in solche Systeme müssen sorgfältig abgewogen werden. Dazu sollten verschiedene Tools miteinander verglichen werden, um herauszufinden, was am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel, wo wir die zehn besten Cash-Management-Lösungen miteinander verglichen haben.



Trotz der anfänglichen Investition in ein Cash- oder Treasury-Management-System überwiegen die Vorteile der Automatisierung von Cash- und Treasury-Prozessen in Unternehmen mit komplexeren Strukturen in der Regel bei weitem die Kosten. Die meisten Treasurer und Finanzteams halten die Implementierung von Cash-Management-Systemen für sehr aufwändig, doch wird sie in der Regel mit Hilfe von Supportleistungen eines Lösungsanbieters durchgeführt. Je nach der Komplexität Ihrer Einrichtung kann die Implementierung tatsächlich in wenigen Tagen erfolgen.