Bankgebühren einfach analysieren und verwalten

Die elektronische Analyse von Bankgebühren spart nicht nur Kosten, sondern unterstützt die Treasury-Prozesse nachhaltig zu verbessern.

Bankgebühren zu kontrollieren ist keine beliebte Aufgabe in der Treasury-Abteilungen. Allein der Gedanke, sich durch Papierstapel zu arbeiten, um zu versuchen, aus nichtssagenden Gebührenbezeichnungen schlau zu werden, löst in der Regel keine Begeisterung aus. Infolgedessen wird diese Aufgabe delegiert oder die Abrechnungen werden von der Buchhaltung ohne Überprüfung abgezeichnet. Diese Arbeitsweise ist nicht ideal, denn die systematische Analyse der Bankgebühren kann nicht nur richtig Geld sparen, sondern auch zu echten Verbesserungen in Treasury-Prozessen führen.

Es gibt viele gute Gründe, warum Bankgebührenanalyse Sinn macht. Oft fehlen in Unternehmen ausreichend Ressourcen eine Bankgebühren-Lösung einzuführen – zusätzlich ist manuelle Arbeit und Zeit erforderlich, um elektronische Kontoauszüge zu verarbeiten, alle in Rechnung gestellten Gebühren zu überprüfen und Abweichungen zu ermitteln. Was bedeutet, je mehr Bankkonten umso höher der Aufwand.

Was sind Bankgebühren?

Der Begriff "Bankgebühren" bezieht sich auf alle Gebühren, die Finanzinstitute ihren Privat- und Geschäftskunden für die Überweisung, sowie für Ein- oder Auszahlung einer internationalen Geldüberweisung in Rechnung stellen. Diese Gebühren können einmalig oder wiederkehrend sein. Beispiele für Bankgebühren sind Kontoführungsgebühren, Abhebungs- und Überweisungsgebühren, Gebühren für verspätete Zahlungen und noch weitere.

Fünf Gründe für eine Bankgebührenanalyse

Nicht immer stecken böse Absichten hinter falsch abgerechneten Posten. Banken behaupten, dass teilweise Aktualisierungen in ihren Gebührenberechnungssystem dafür verantwortlich sind, wenn statt individuell verhandelter Gebühren, die Standardpreise verrechnet werden. Gerade weil menschliche Fehler häufig vorkommen, sollte regelmäßig überprüft werden, ob die vereinbarte Gebühr auch tatsächlich abgebucht wird.

Aufgabe eines Treasurer ist es, stehts ein wachsames Auge auf die Gebühren, die von verschiedenen Banken in Rechnung gestellt werden zu haben. Eine Lösung zur Bankgebührenanalyse kann dazu dienen, etwaige Abweichungen bei den Gebühren zu melden und zu identifizieren, indem es die Konten der Organisation mit den Rechnungsauszügen der Banken und den systemaktuellen Gebührenstrukturen abgleicht – so können überhöhte Gebühren vermieden werden.

Es gibt viele Gründe, warum eine Softwarelösung zur Analyse von Bankgebühren sinnvoll ist. In diesem Blogartikel gehen wir auf die Gründe sowie die Vorteile ein und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Bankgebühren analysieren und verwalten können.

5 wichtige Gründe, warum eine Bankgebührenanalyse vorteilhaft ist:

1. Erhöhte Transparenz der Bankgebühren und vereinbarten Konditionen
2. Qualitätsverbesserung der Treasury-Prozesse
3. Erhebliche Verbesserung der Kontrolle von erhobenen Bankgebühren
4. Informationsvorsprung gegenüber Banken (z.B. bei Preisverhandlungen)
5. Kosten und Zeit sparen

Eine Bankgebührenanalyse ist nicht nur hilfreich bei der Überprüfung, ob die vereinbarten Gebühren richtig verrechnet werden, durch die erhöhte Transparenz können schneller Rückschlüsse über suboptimale Zahlungsabläufe gezogen werden – Unstimmigkeiten lassen sich so leichter erkennen.

Ein weiterer positiver Nebeneffekt einer transparenten Übersicht ist, dass dadurch die Gebühren zwischen den verschiedenen Tochtergesellschaften verglichen werden können. Somit lässt sich feststellen, ob alle Tochtergesellschaften in einem Land für die gleiche Leistung die gleiche Gebühr zahlen.

Durch den Einsatz einer Bankgebühren-Lösung kann ein besserer Eindruck von der Qualität der von Banken angebotenen Dienstleistungen gemacht werden. Zusätzlich bietet die Lösung einen Einblick über die Aktivitäten der gesamten Finanzabteilung – sodass alle Daten zur Verfügung stehen, was für eine bessere Verhandlungsposition bei Bankgesprächen verschafft.

So funktioniert Bankgebührenanalyse in der Praxis

Welche Vorteile eine Bankgebührenanalyse mit sich bringt ist nun klar, aber wie funktioniert die Analyse und Verwaltung von Bankgebühren in der Praxis?

Zunächst einmal benötigt es eine Bank, die elektronische Bankauszüge in standardisierten Formaten (z.B. TWIST BSB oder camt.086) zur Verfügung stellen kann. Zweitens müssen die vom Unternehmen eingesetzte Systeme in der Lage sein, diese Formate zu lesen und zu verarbeiten. Die Auszüge können zwar in Excel geöffnet werden, für tiefgreifende Analysen ist jedoch ein eigenes Bankgebühren-System erforderlich. Viele Unternehmen nutzen Tools zur Analyse von Bankgebühren genau zu diesem Zweck, weil sie damit Bankgebührenabrechnungen elektronisch empfangen und hochladen können.

Die besten Tools zur Analyse von Bankgebühren bieten folgende Funktionen:

• Zahlungsverkehr Ausschreibung
  Zusammenfassung von Gebührenrastern und Volumina basierend auf erfassten Abrechnungsdaten für das schnelle und einfache Generieren von Request for Proposals (RfPs).

• Gebührenübersicht
  Übersichtliche Darstellung von Beträgen, Volumina und Abrechnungsfehlern nach Bankengruppen und Firmen

• Gebührenanalyse
  Nach beliebigen Kriterien filterbare vollständige Gebührenansicht

• Gebührenvergleich
  Bankenübergreifender Vergleich Ihrer Gebühren für die Ermittlung des besten Angebots

• Volumenvergleich
  Vergleich der gesamten Transaktionsvolumen (nach Gebühren) über direkte Anbindung zum ERP

• Einsparungspotential
  Berechnung Ihres Einsparungspotentials bei der Anwendung der günstigsten Gebühr pro Bank/Land

• Übersichtsbericht
  Vollständigkeitskontrolle Ihrer bereits angelegten Konten und Gebühren

Einen klaren Überblick über Bankgebühren zu haben, trägt dazu bei Geld und Zeit zu sparen, Unklarheiten mit den Banken zu diskutieren oder fälschlich berechnete Gebühren zurückzufordern. Eine detaillierte Übersicht über alle Leistungen, Gebühren, Volumina und fehlerhafte Gebührenabrechnungen stärkt die Verhandlungsposition in Gesprächen mit Banken führt zu einer besseren Bankbeziehung.